Managementinformations- und Berichtssysteme - Anwendungssysteme

Anwendungssysteme

Nachdem wir uns mit den Grundlagen zum Thema Informationssysteme beschäftigt haben, widmen wir uns in dieser Lektion im Speziellen den Anwendungssystemen.

Ein Anwendungssystem beinhaltet folgende Elemente:

• Anwendungssoftware;
• Datenbestände;
• IT-Infrastruktur;
• Kommunikationseinrichtungen;
• eventuell auch die Benutzer*innen.

Im Folgenden wird zunächst auf die Klassifikation von Anwendungssystemen (Abschnitt 2.1) eingegangen. Danach werden das Konzept der integrierten betrieblichen Informationssysteme (Abschnitt 2.2) beschrieben sowie im Speziellen ERP-Systeme (Abschnitt 2.3) vorgestellt.

Klassifikation von Anwendungssystemen

Unternehmen verwenden für unterschiedliche Zwecke zumeist unterschiedliche Anwendungssysteme. Dadurch sind im Unternehmen mehrere Anwendungssysteme im Einsatz. Häufig handelt es sich dabei um Standardsoftware (standardisierte, „Off-The-Shelf“-Software).

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Anwendungssysteme zu klassifizieren und zu gliedern. Wie Abb. 6 zeigt, betrachten wir hier vier Kategorisierungsmöglichkeiten: die Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen (Abschnitt 2.1.1), nach der Art der Entscheidung (Abschnitt 2.1.2), nach Funktionen (Abschnitt 2.1.3) sowie nach Verwendungszweck (Abschnitt 2.1.4).

FEHLENDE ABBILDUNG  Möglichkeiten zur Kategorisierung von Anwendungssoftware

Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen

Eine weit verbreitete Kategorisierung von Anwendungssystemen ist jene nach deren Zielgruppen und unterstützten Funktionen. In Analogie zum hierarchischen, pyramidenförmigen Aufbau eines Unternehmens kann auch die Architektur von betrieblichen Anwendungssystemen als Anwendungssystempyramide betrachtet werden, wie folgende Abbildung zeigt.

Gliederung nach Zielgruppen:

• Senior Management (Strategische Ebene)
• Mittleres Management (Managementebene)
• Wissens- und Datenbearbeiter*innen (Wissensebene)
• Operatives Management (Operative Ebene)

Gliederung nach unterstützten Funktionen:

• Vertrieb
• Produktion
• Finanzierung
• Buchhaltung
• Personal
• ggf. weitere

Nachfolgende Abbildung zeigt die Zielgruppen vertikal in der Pyramide eingezeichnet, die Funktionen horizontal.

Klassifikation von Anwendungssystemen (vgl. Mertens & Griese, 2002)

Den unterschiedlichen Organisationsebenen können spezifische Anwendungssysteme zugeordnet werden (nachfolgende Abbildung). Jedes dieser Systeme ist hochspezialisiert, um der jeweiligen Organisationsebene zu dienen (Laudon & Laudon, 2004):

• Transaktionsmonitorsysteme (Transaction Processing Systems, TPS): Diese Systeme bedienen die operative Ebene einer Organisation. Sie führen Vorgänge aus der Alltagsroutine aus bzw. protokollieren diese. Zu Alltagsroutinen gehören z.B. Bestellungen, Buchungssysteme (Booking Systems), Gehaltslisten, Lieferungen etc.
• Wissensmanagementsysteme (Knowledge Management Systems, Knowledge Work Systems; KWS) und Büroautomatisationssysteme (Office Automation Systems, OAS): Beide Systeme bedienen die Wissensebene einer Organisation, um neues Wissen zu generieren. KWS unterstützen dabei Mitarbeiter*innen im Wissensmanagement; OAS unterstützen Mitarbeiter*innen im Datenmanagement.
• Managementinformationssysteme (Management Information Systems, MIS): MIS bedienen die Managementebene einer Organisation. Sie erstellen interne wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte über das Unternehmen und geben Zugang zu den aktuellen und historischen Leistungsdaten. Die Berichte sind meistens vordefiniert und beantworten Routinefragen. Die Berichte dienen zur Unterstützung von Führungskräften für Planung, Kontrolle und Entscheidungen. Diese Systeme sind in der Regel nicht flexibel und bieten nur geringe analytische Möglichkeiten.
• Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems, DSS): Genauso wie MIS bedienen auch DSS die Managementebene einer Organisation. DSS unterstützen dabei im Gegensatz zu MIS sehr spezifische Entscheidungen, welche einem permanenten Wandel unterliegen. Daher ist es schwer, die Abfragen vorzudefinieren bzw. zu standardisieren. DSS bieten große analytische Möglichkeiten und sind für die Arbeit mit großen Datenmengen konzipiert. Die Benutzer*innen können ihre Abfragen ändern bzw. mit neuen Angaben ergänzen. DSS bieten auch die Möglichkeit, Annahmen zu treffen. Diese Systeme sind interaktiv aufgebaut und charakterisieren sich insbesondere durch eine benutzerfreundliche Software zur Behandlung von Abfragen.
• Führungsunterstützungssysteme (Executive Support Systems, ESS): ESS bedienen die strategische Ebene einer Organisation. Senior Manager*innen benutzen diese Systeme für Nicht-Routine-Entscheidungen, welche einen guten Einblick in das Themenfeld, eine feine Bewertung und tiefe Überlegungen benötigen. Da solche Entscheidungen oft nur einmalig durchgeführt werden und einzigartig sind, gibt es keine vorgegebene Vorgehensweise, welche Informationen hierfür erforderlich sind. ESS stellen daher eine allgemeine IKT-Umgebung zur Verfügung statt konkreten Anwendungen und Funktionen. Diese Systeme ermöglichen es, externe und interne Daten einzubeziehen, um den tiefen Einblick in das Themenfeld bzw. die Situation zu ermöglichen. Meistens verfügen ESS auch über eine anspruchsvolle graphische Software, um Tabellen und Diagramme darzustellen.

Anwendungssysteme nach Organisationsebenen

Kategorisierung nach der Art der Entscheidung

Anwendungssysteme können im Allgemeinen auch als Entscheidungsunterstützungssysteme für das Management betrachtet werden. Aus dieser Perspektive lässt sich gut erkennen, dass auf verschiedenen Ebenen des Managements verschiedene Arten von Entscheidungen getroffen werden (müssen).

Im Allgemeinen lässt sich sagen: je langfristiger eine Entscheidung ist, desto unstrukturierter ist diese Entscheidung. Die drei wichtigsten Arten von Entscheidungsunterstützungssystemen sind:

• Executive Information Systems (EIS),
• Decision Support Systems (DSS) sowie
• Transaction Processing Systems (TPS).

Die folgende Abbildung stellt diese Informationssysteme in Relation mit der Art von Entscheidungen, die zu treffen sind.

Bei dieser Kategorisierung von Anwendungssystemen zeigt sich eine weitgehende Überlappung mit der zuvor vorgestellten Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen (vgl. Abschnitt 2.1.1).

Einordnung von Entscheidungen im Zusammenhang mit verschiedenen Anwendungssystemen (vgl. Bocij, Chaffrey, Greasley, & Hickie, 2006)

Kategorisierung nach Funktionen

Eine weitere Kategorisierungsmöglichkeit von Anwendungssystemen kann nach Funktionen vorgenommen werden, wie in der unteren Tabelle dargestellt wird. Einzelne Systeme können dabei auch bestimmten Organisationsebenen zugeordnet werden.

Wie die folgende Tabelle veranschaulicht, gibt es zu jeder Funktion jeweils eigene Anwendungssysteme für alle Organisationsebenen.

 Kategorisierung von Anwendungssystemen nach Funktionen (vgl. Laudon & Laudon, 2004)

Funktion	System	Beschreibung	Organisationsebene
Fertigungs- und Produktionssysteme	Maschinensteuerung	Steuerung von Maschinen und Ausrüstung	Operative
	Produktionsplanung	Entscheidungen über Zeitpunkt und Menge von Produkterzeugung	Management
	Produktionsstandortwahl	Entscheidungen über neue Produktionsstandorte	Strategische
Vertriebsunter-stützungssysteme	Auftragsbearbeitung	Eingabe, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen	Operative
	Preisanalyse	Festlegung von Preisen	Management
	Umsatztrend-vorhersage	Erstellung von langfristigen Umsatzvorhersagen	Strategische
Finanz- und Buchhaltungssysteme	Debitoren	Überwachung von Forderungen	Operative
	Budgetierung	Erstellung von Finanzplänen	Management
	Gewinnplanung	Langfristige Gewinnplanung	Strategische
Personalwesen	Schulung und Entwicklung	Bewertung von Schulungen, Arbeitsleistungsanalysen	Operative
	Arbeitskostenanalyse	Überwachung von Umfang und Verteilung der Löhne, Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter*innen	Management
	Personalplanung	Planung des langfristigen Personalbedarfs	Strategische

Kategorisierung nach Verwendungszweck

Anwendungssysteme können auch nach Verwendungszweck voneinander abgegrenzt werden. Folgende Abbildung gibt einen Überblick über diese Kategorisierung. Auf oberster Ebene werden folgende Systeme unterschieden (Stahlknecht & Hasenkamp, 2005):

• Administrations- und Dispositionssysteme (auch operative Systeme genannt),
• Führungssysteme sowie
• Querschnittssysteme.

 FEHLENDE ABBILDUNG

Anwendungssysteme nach dem Verwendungszweck (vgl. Stahlknecht & Hasenkamp, 2005)

Die nachfolgende Tabelle stellt Anwendungssysteme pro oberster Gliederungsebene (vgl. obere Abbildung) im Detail vor. Administrations- und Dispositionssysteme werden dabei getrennt behandelt. Jede Systemgruppe wird dabei aus Funktions-, Daten- sowie Organisationssicht erläutert.

Funktions-, Daten- und Organisationssicht von Anwendungssystemen nach Verwendungszweck

	Administrations-systeme	Dispositions-systeme	Führungssysteme	Querschnitts-systeme
Funktionssicht	Klassische betriebliche Abrechnung von „Massendaten“ Buchführung in der Finanzbuchhaltung einschließlich Monats- und Jahresabschluss monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen	Vorbereitung kurzfristiger Entscheidungen, z.B. Mahnwesen in der Finanzbuchhaltung Außendienststeuerung und Tourenplanung im Vertrieb Materialbeschaffung und Werkstattsteuerung in der Fertigung Bestellwesen im Handel	Planung aller zur Erreichung des Unternehmensziels erforderlichen Aktivitäten (z.B. Vertriebsplanung, Produktplanung) Berechnung von Planalternativen: Modellrechnungen, Optimierungs- und Simulationsverfahren	Unterstützung allgemeiner Bürotätigkeiten, z.B. durch Systeme der Büroautomation und –kommunikation (z.B. Textverarbeitung) Unterstützung von Gruppenarbeit mit Groupware, Workflow- oder Dokumentenmanagement Methodische Unterstützung für verschiedene Anwendungsgebiete, z.B. wissensbasierte Systeme zur Unterstützung von Auswahlentscheidungen
Datensicht	Verwaltung von Beständen, z.B. Lagerartikel im Handel oder in der Fertigungsindustrie Bankkonten Versicherungs- oder Leasingverträge	Bewegungsdaten (z.B. Bestellungen, Wareneingänge usw.)	Sie verwenden: interne Daten aus Administrations- und Dispositionssystemen externe Daten, z.B. Marktforschungsdaten, Online-Datenbanken	unterschiedlichste Arten von Informationen und Daten strukturierte Daten aus Datenbanken Textdokumente Multimedia-Dokumente
Organisationssicht	Fachabteilungen	Untere und mittlere Führungsebene in Fachabteilungen	Dienen der Entscheidungsvorbereitung für die oberen Führungsebenen	Einsetzbar an allen betrieblichen Arbeitsplätzen

Integrierte betriebliche Informationssysteme

Der Begriff „Integration“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „Wiederherstellung eines Ganzen“. Dieser Begriff wird dabei im heutigen Sprachgebrauch in unterschiedlichem Sinne verwendet (Brockhaus, 2009):

• Im Allgemeinen: „Herstellung einer Einheit, Eingliederung in ein größeres Ganzes“.
• Technik: „Zusammenfassung vorher getrennter Komponenten zu einer Einheit. Eine solche Integration führt häufig zu kompakterer Bauweise.“
• Soziologie: „Prozess, der durch einen hohen Grad harmonischer, konfliktfreier Zueinanderordnung der verschiedenen Elemente (Rollen, Gruppen, Organisationen) gekennzeichnet ist.“

Mit Bezug auf Informationssysteme bedeutet Integration daher, einzelne, getrennte Informationssysteme (Komponenten) zu einer gemeinsamen größeren Einheit (Gesamtsystem; integriertes Informationssystem) zusammenzufassen. Hierbei gilt es, Schnittstellen zwischen den Einzelsystemen zu schaffen, damit ein konfliktfreier Informationsfluss möglich wird.

Die folgende Abbildung illustriert, wie die Integration von Informationssystemen aussehen kann. Informationssysteme existieren sowohl auf dem Beschaffungs- als auch auf dem Absatzmarkt, jeweils auf unterschiedlichen Ebenen. Für einen effizienten Gesamtprozess müssen die Informationssysteme auf allen Ebenen miteinander kommunizieren können. Bei einem integrierten Informationssystem sind die Informationssysteme sowohl in den Güterstrom als auch in den Wertestrom integriert.

In folgender Abbildung ist die Planungs- und Gestaltungsebene oben eingezeichnet, der Güterstrom in der Mitte und der Wertestrom unten.

ntegration von Informationssystemen (vgl. IT-Infothek, 2009)

Die wesentlichen Charakteristika eines integrierten betrieblichen Informationssystems sind in der nachfolgenden Abbildung zusammengefasst:

Die Datenintegration bildet die klassische Grundlage zur Informationsintegration. Wesentlicher Bestandteil ist dabei der Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand. Die Funktionsintegration erlaubt eine zusammenhängende Anwendung der spezialisierten Informationssysteme in allen Funktionen, die im Zuge eines Geschäftsprozesses berührt werden. Die organisatorische Integration bezieht sich darauf, dass ein integriertes Informationssystem lückenlos auf allen Ebenen einer Unternehmensorganisation eingebunden wird. Mit Bezug auf den Geschäftszweck bzw. den Kontext der jeweiligen Nutzung werden die Einzelkomponenten aufeinander aufgebaut und abgestimmt. Dadurch können Geschäftsprozesse problemlos in ihrer Gesamtheit durchlaufen werden (Prozessintegration).

Dabei werden, wie die obere Abbildung zeigt, vielfältige Bereiche wie beispielsweise Entwicklung/Gestaltung, Planung, Marktforschung, Beschaffung, Produktion/Service, Absatz, Zahlungsverkehr, Kalkulation und Rechnungswesen passiert.

Charakteristika eines integrierten betrieblichen Informationssystems

Die obere Abbildung veranschaulicht die Vor- und Nachteile einer integrierten Informationsverarbeitung.

In einem Unternehmen gibt es einen natürlichen Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Durch ein integriertes Informationssystem, das abteilungsübergreifend eingesetzt wird, werden daher keine künstlichen Grenzen zwischen den Abteilungen gezogen. Durch eine bereichsübergreifende Informationsversorgung ist es auch möglich, betriebswirtschaftliche Konzepte wie beispielsweise die Prozesskostenrechnung gesamtbetrieblich einzusetzen. Insgesamt wird der Datenerfassungsaufwand minimiert, da die Primärdaten nur einmalig erfasst werden. Da dadurch Redundanzen in der Erfassung von Daten vermieden werden, kommt es insgesamt auch zu einer erhöhten Datenqualität. Die Redundanzvermeidung führt auch zu einem reduzierten Speicher- und Dokumentationsaufwand. Durch die weitgehende Automatisierung werden Teilprozesse nicht vergessen. In einem integrierten Informationssystem werden Daten auf verschiedenartige Weise genutzt. Dadurch werden fehlerhafte Daten in der Regel leichter bzw. frühzeitig entdeckt. Insgesamt führt ein effizientes, integrales System zu einer globalen Optimierung anstatt lokaler Suboptimierung.

Neben diesen vielschichtigen Vorteilen bringt der Einsatz eines integrierten Informationssystems auch Nachteile mit sich. Durch die einmalige Erfassung und mehrfache Nutzung von Primärdaten hat eine fehlerhafte Datenerfassung Auswirkungen auf viele unterschiedliche Anwendungen. Um eine durchgängige Integration zu erreichen, kann es gegebenenfalls vorkommen, dass wirtschaftlich wenig sinnvolle Automatisierungen implementiert werden müssen. Überdies darf nicht vergessen werden, dass die Implementierung eines integralen Systems hohe Kosten verursacht, die sich erst über einen längeren Zeitraum hinweg amortisieren.

Vor- und Nachteile einer integrierten Informationsverarbeitung

Unter Berücksichtigung dieser Vor- und Nachteile zeigen sich in Hinblick auf Unternehmensziele folgende Beweggründe zur Nutzung von integrierten Informationssystemen (untere Abbildung):

• Produktivitätszuwächse;
• Höhere Umsatzerlöse;
• Bessere langfristige strategische Positionierung des Unternehmens;
• Erfüllung rechtlicher Bestimmungen (z.B. Aufbewahrungspflichten);
• Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, wenn unmittelbarer Geschäftsgegenstand (z.B. Banken: Bankomatsysteme);
• Bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management.

Gründe zur Nutzung von integrierten Informationssystemen

ERP-System (Enterprise Resource Planning System)

DEF: ERP-System (Enterprise Resource Planning System)

Wenn ein integriertes Gesamtsystem alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt, sprechen wir von einem ERP-System.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die typische Struktur eines ERP-Systems. Die verschiedenen Funktionen eines Unternehmens (z.B. Produktion, Finanz, Vertrieb, Personal) fließen in die Geschäftsprozesse ein. Ein ERP-System umfasst alle unternehmensweiten Geschäftsprozesse bis hin zu den Schnittstellen zu Lieferant*innen und Kund*innen.

ERP-System (vgl. Laudon, Laudon, & Schoder, 2006)

ERP-Systeme bestehen aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten wie beispielsweise:

• Externes Rechnungswesen;
• Controlling;
• Beschaffung;
• Produktionsplanung und ‑steuerung;
• Vertrieb;
• Projektmanagement.

Alle Komponenten eines ERP-Systems basieren auf einer einheitlichen Datenbank und sind funktional so weit integriert, dass übergreifende Geschäftsprozesse abgebildet werden können. Ein ERP-System ist zumeist Standardsoftware, die einerseits möglichst viele betriebswirtschaftliche Prozesse und andererseits die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg unterstützt.

Die typischen Komponenten eines ERP-Systems sind in folgender Abbildung dargestellt. Im Idealfall bietet ein ERP-System eine einzige Datenbank, die alle Softwaremodule inkludiert. Das Basissystem besteht aus dem Anwendungskern, Entwicklungskomponenten und Integrationskomponenten. Die Anwendungskomponenten sind die bereits oben beschriebenen funktionsbezogenen Komponenten je nach Einsatzgebiet. Als Schnittstelle zum*zur Benutzer*in hat ein ERP-System eine entsprechende Benutzeroberfläche. In der Regel handelt es sich dabei um eine graphische Benutzeroberfläche (Graphical User Intercace, GUI). In Lektion 3 wird der technische Aufbau im Detail diskutiert.

Typische Komponenten von ERP-Systemen (vgl. Hansen & Neumann, 2005)

Wie bereits erwähnt, stellt dies ein typisches ERP-System dar. Im Folgenden werden die Grundkriterien für ERP-Systeme erläutert.

Grundkriterien eines ERP-Systems

• Ein integriertes Anwendungspaket, das aus mehreren Komponenten besteht;
• Unterstützt die Abwicklung von Geschäftstransaktionen auf operativer Ebene;
• Einsatz in allen wesentlichen betrieblichen Funktionsbereichen;
• Integration durch eine (einzige) zentrale Datenbank;
• Ermöglicht übergreifende Geschäftsprozesse.

Vor der Einführung eines ERP-Systems ist bei der Kalkulation zu beachten, dass sich die Kosten aus mehreren Komponenten zusammensetzen, wie in  unterer Abbildung dargestellt wird. Neben den Anschaffungskosten des ERP-Systems (Lizenzentgelt) sind auch laufende Wartungsgebühren für das System zu erwarten. Bei der Implementierung eines solchen Systems ist weitere Hardware sowie Systemsoftware notwendig. Der Implementierungsprozess wird von externen Berater*innen mit hoch spezialisierten Knowhow begleitet, für welche entsprechendes Honorar zu kalkulieren ist. Darüber hinaus sind in der Implementierungsphase Mitarbeiter*innen aus den betroffenen Fachabteilungen sowie der IT-Abteilung für das ERP-Implementierungsprojekt abzustellen. Auch konkrete Schulungsmaßnahmen sind notwendig.

Kostenzusammenstellung eines ERP-Systems

Das Nutzenpotential eines ERP-Systems ist vielfältig, wie nachfolgende Auflistung zeigt:

Nutzenpotentiale eines ERP-Systems

• Bessere Planung und Steuerung der betrieblichen Geschäftsprozesse sowie Kontrolle darüber;
• Einheitliche, konsistente Datenbasis;
• Keine Doppelerfassung;
• Keine Schnittstellenproblematik;
• Erhöhte Flexibilität bei Anpassung von Informationssystemen und Geschäftsprozessen an neue Anforderungen;
• Kürzere Durchlaufzeiten von betrieblichen Geschäftsprozessen;
• Verbesserung der betrieblichen Geschäftsprozesse.

Integrierte Informationssysteme werden eigens auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten. Dabei muss ein Unternehmen diese nicht unbedingt eigenständig entwickeln; die Entwicklung kann auch auf externe Anbieter übertragen werden, wobei diese immer eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten müssen.

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei ERP-Systemen zumeist um Standardsoftware. Hier wird das System nicht an die Prozesse des Unternehmens angepasst; vielmehr werden oftmals die Geschäftsprozesse an die Funktionalitäten des eingesetzten ERP-Systems angepasst. Sieht man die von einem ERP-System unterstützten Prozesse als idealtypische Prozesse, kann dies für ein Unternehmen durchaus Vorteile bedeuten; es kann jedoch auch große Nachteile mit sich bringen. Nachfolgende Auflistungen bieten einen Überblick über Vor- und Nachteile von ERP-Systemen.

Vorteile von ERP-Systemen

• Die Vielzahl von Prozessvarianten ermöglicht die Abdeckung aktueller und künftiger Anforderungen (höhere Flexibilität);
• ERP-System-Prozesse enthalten die Erfahrungen vieler Anwender*innen und können als „Best in Practice“ bezeichnet werden;
• Die Horizontale und vertikale Integration ist weitgehend gewährleistet;
• Meist höhere Softwarequalität durch Praxiserprobung und höheres Knowhow bei der Softwareentwicklung;
• Schnellere Verfügbarkeit und somit kürzere Einführungsdauer;
• In der Regel Kostenvorteile beim Einsatz von ERP-Systemen und die Einführungskosten durch Festpreise besser kalkulierbar;
• Weiterentwicklung und Wartung weitgehend gewährleistet (Zukunftssicherheit);
• Die Schnittstellenproblematik durch einen hohen Integrationsgrad relativ gering;
• Erfahrungsaustausch mit anderen Anwendern*innen;
• Nutzung neuer Technologien durch die Konkurrenz zwischen den ERP-Hersteller schneller gewährleistet (Innovationsdruck);
• Auf dem Markt sind erfahrene Expert*innen zu finden;
• Großes Schulungsangebot auf dem Markt;
• Unternehmensübergreifender Datenaustausch durch weitgehende Standardisierung vereinfacht;
• Integration mit Produkten anderer Hersteller durch die Verwendung von standardisierten Schnittstellen besser gewährleistet (z.B. DCOM oder CORBA);
• Zahlreiche Nebenleistungen (z.B. Dokumentation, Benutzerhandbücher, Schulungen, Hotline, Beratung, Testdatenbanken etc.) werden angeboten.

Nachteile von ERP-Systemen

• Häufig ist eine Anpassung kritischer Unternehmensprozesse (Kernprozesse) notwendig. Eine strategische Differenzierung gegenüber Wettbewerber*innen wird dadurch schwieriger;
• Vereinheitlichung von Prozessen und Vernachlässigung betriebsindividueller Besonderheiten durch die mangelnde Übereinstimmung mit den vom ERP-System angebotenen Funktionalitäten;
• Erzwungene Änderungen der Geschäftsprozesse; diese sind ggf. erheblich und meist schwer absehbar (Chance und Gefahr);
• ERP-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionalität, wobei ein Großteil davon für einzelne Unternehmen überflüssig ist (Hindernis für schlanke Einführung);
• Akzeptanzprobleme in der IT-Abteilung durch den Wertverlust bisheriger Kenntnisse (Rollenänderung);
• Release-Politik des Softwareanbieters ist wenig transparent; vielfach kommt es zu Verzögerungen bei angekündigten Versionen;
• Nutzung neuer Funktionen kann mit einem Zwang zum Release-Wechsel des gesamten Systems verbunden sein;
• Starke Abhängigkeit von dem Anbieter durch mangelnde Transparenz der Standardsoftware;
• Der Quellcode ist häufig nicht verfügbar;
• Verschwenderischer Umgang mit Hardwareressourcen durch eine Vielzahl von ungenutzten Funktionen (generell höherer Ressourcenbedarf);
• Schnittstellen zu veralteter Individual- oder Standardsoftware sind oftmals schwer realisierbar.

Zusammenfassung

Unter einem Anwendungssystem versteht man die Gesamtheit der Anwendungssoftware, die für ein konkretes betriebliches Anwendungsgebiet entwickelt und eingesetzt wird. Ein Anwendungssystem beinhaltet Anwendungssoftware, Datenbestände, die entsprechende IT-Infrastruktur, Kommunikationseinrichtungen und je nach Definition auch die Benutzer*innen.

Anwendungssysteme können nach Zielgruppen, nach Funktionen, nach der Art der Entscheidung sowie nach Verwendungszweck kategorisiert werden.

Nach Zielgruppen bzw. Organisationsebenen unterscheidet man Transaktionsmonitorsysteme, Wissensmanagementsysteme, Managementinformationssysteme, Entscheidungsunterstützungssysteme und Führungsunterstützungssysteme. Auf all diesen Ebenen gibt es für unterschiedliche Funktionen (Vertrieb, Fertigung, Buchhaltung, Personal) jeweils eigene Systeme.

Nach Art der Entscheidung kann man Executive Information Systems (EIS), Decision Support Systems (DSS) sowie Transaction Processing Systems (TPS) unterscheiden. Im Allgemeinen lässt sich sagen: je langfristiger eine Entscheidung ist, desto unstrukturierter ist diese.

Bei einer Kategorisierung nach Funktionen lassen sich folgende Systemgruppen unterscheiden: Fertigungs- und Produktionssysteme, Vertriebsunterstützungssysteme, Finanz- und Buchhaltungssysteme sowie Systeme für das Personalwesen.

Nach Verwendungszweck lassen sich auf oberster Ebene Administrations- und Dispositionssysteme (operative Systeme), Führungssysteme sowie Querschnittssysteme unterscheiden.

Bei dieser Vielzahl an Systemen ist es Ziel, ein integriertes betriebliches Informationssystem herzustellen. Hierfür müssen Schnittstellen zwischen den Einzelsystemen geschaffen werden, damit ein konfliktfreier Informationsfluss möglich wird. Die wesentlichen Charakteristika eines integrierten betrieblichen Informationssystems sind hierbei Datenintegration, Funktionsintegration, organisatorische Integration und Prozessintegration. Für einen effizienten Prozess müssen die Informationssysteme auf allen Ebenen miteinander kommunizieren können.

Von einem ERP-System (Enterprise Resource Planning System) kann gesprochen werden, wenn ein Gesamtsystem alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt. Ein ERP-System besteht dabei aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten. Alle Komponenten eines ERP-Systems basieren auf einer einheitlichen Datenbank und können funktionsübergreifende Geschäftsprozesse abbilden.

Wiederholungsfragen/Übungen

Erklären Sie den Begriff Anwendungssystem und beschreiben Sie, welche Elemente es umfasst!

Zeichnen Sie die Anwendungssystempyramide und benennen Sie die Ebenen.

Zählen Sie die verschiedenen Anwendungssysteme nach Organisationsebenen auf und geben Sie jeweils eine kurze Beschreibung!

Nennen Sie mindestens zwei Anwendungssysteme zu jeder Unternehmensfunktion. Welche Organisationsebene unterstützen diese Systeme?

Unterscheiden Sie Anwendungssysteme nach deren Verwendungszweck! Geben Sie jeweils eine kurze Beschreibung.

Welche wesentlichen Charakteristika hat ein Informationssystem und welche Gründe gibt es zur Nutzung von Informationssystemen?

Was sind die Vor- und Nachteile der integrierten Informationsverarbeitung?

Was sind ERP-Systeme und aus welchen Komponenten sind sie aufgebaut?

Welche Nutzenpotentiale und Kostenfaktoren haben ERP-Systeme?

Was sind die Vor- und Nachteile von ERP-Systemen?

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Lösungen

Wiederholungsaufgabe2-1:

Ein Anwendungssystem ist die Gesamtheit aller Programme, die als Anwendungssoftware für ein konkretes betriebliches Anwendungsgebiet entwickelt, eingeführt und eingesetzt wird.

Ein Anwendungssystem beinhaltet folgende Elemente: Anwendungssoftware, Datenbestände, IT-Infrastruktur, Kommunikationseinrichtungen, eventuell auch die Benutzer*innen.

Wiederholungsaufgabe2-2:

Klassifikation von Anwendungssystemen (vgl. Mertens & Griese, 2002

Wiederholungsaufgabe2-3:

• Transaktionsmonitorsysteme (Transaction Processing Systems, TPS): Diese Systeme bedienen die operative Ebene einer Organisation. Sie führen Vorgänge aus der Alltagsroutine aus bzw. protokollieren diese. Zu Alltagsroutinen gehören z.B. Bestellungen, Buchungssysteme (Booking Systems), Gehaltslisten, Lieferungen etc.
• Wissensmanagementsysteme (Knowledge Management Systems, Knowledge Work Systems; KWS) und Büroautomatisationssysteme (Office Automation Systems, OAS): Beide Systeme bedienen die Wissensebene einer Organisation, um neues Wissen zu generieren. KWS unterstützen dabei Mitarbeiter*innen im Wissensmanagement; OAS unterstützen Mitarbeiter*innen im Datenmanagement.
• Managementinformationssysteme (Management Information Systems, MIS): MIS bedienen die Managementebene einer Organisation. Sie erstellen interne wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte über das Unternehmen und geben Zugang zu den aktuellen und historischen Leistungsdaten. Die Berichte sind meistens vordefiniert und beantworten Routinefragen. Die Berichte dienen zur Unterstützung von Führungskräften für Planung, Kontrolle und Entscheidungen. Diese Systeme sind in der Regel nicht flexibel und bieten nur geringe analytische Möglichkeiten.
• Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems, DSS): Genauso wie MIS bedienen auch DSS die Managementebene einer Organisation. DSS unterstützen dabei im Gegensatz zu MIS sehr spezifische Entscheidungen, welche einem permanenten Wandel unterliegen. Daher ist es schwer, die Abfragen vorzudefinieren bzw. zu standardisieren. DSS bieten große analytische Möglichkeiten und sind für die Arbeit mit großen Datenmengen konzipiert. Die Benutzer*innen können ihre Abfragen ändern bzw. mit neuen Angaben ergänzen. DSS bieten auch die Möglichkeit, Annahmen zu treffen. Diese Systeme sind interaktiv aufgebaut und charakterisieren sich insbesondere durch eine benutzerfreundliche Software zur Behandlung von Abfragen.
• Führungsunterstützungssysteme (Executive Support Systems, ESS): ESS bedienen die strategische Ebene einer Organisation. Senior Manager*innen benutzen diese Systeme für Nicht-Routine-Entscheidungen, welche einen guten Einblick in das Themenfeld, eine feine Bewertung und tiefe Überlegungen benötigen. Da solche Entscheidungen oft nur einmalig durchgeführt werden und einzigartig sind, gibt es keine vorgegebene Vorgehensweise, welche Informationen hierfür erforderlich sind. ESS stellen daher eine allgemeine IKT-Umgebung zur Verfügung statt konkreten Anwendungen und Funktionen. Diese Systeme ermöglichen es, externe und interne Daten einzubeziehen, um den tiefen Einblick in das Themenfeld bzw. die Situation zu ermöglichen. Meistens verfügen ESS auch über eine anspruchsvolle graphische Software, um Tabellen und Diagramme darzustellen.

Wiederholungsaufgabe2-4:

Funktion	System	Beschreibung	Organisations-ebene
Fertigungs- und Produktions-systeme	Maschinensteuerung	Steuerung von Maschinen und Ausrüstung	Operative
	Produktionsplanung	Entscheidungen über die Zeitpunkt und Menge von Produkterzeugung	Management
	Produktionsstandortwahl	Entscheidungen über neue Produktionsstandorten	Strategische
Vertriebsunter-stützungs-systeme	Auftragsbearbeitung	Eingabe, Bearbeitung und Überwachung von Auftragen	Operative
	Preisanalyse	Festlegung von Preise	Management
	Umsatztrend-vorhersage	Erstellung von langfristigen Umsatzvorhersagen	Strategische
Finanz- und Buchhaltungs-systeme	Debitor*innen	Überwachung von Forderungen	Operative
	Budgetierung	Erstellung von Finanzplanen	Management
	Gewinnplanung	Langfristige Gewinnplanung	Strategische
Personalwesen	Schulung und Entwicklung	Bewertung von Schulungen, Arbeitsleistungsanalysen	Operative
	Arbeitskostenanalyse	Überwachung von Umfang und Verteilung der Löhne, Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter*innen	Management
	Personalplanung	Planung des langfristigen Personalbedarfs	Strategische

Wiederholungsaufgabe2-5:

• Administrations- und Dispositionssysteme (Operative Systeme)
• Branchenneutrale Anwendungen (Accounting, Personalwesen, Vertrieb)
• Branchenspezifische Anwendungen (Fertigung, Handel, Banken)
• Zwischenbetriebliche Anwendungen (EDI-Systeme, eMärkte)
• Führungssysteme
• Führungsinformationssysteme (FIS) (Totale FIS, Partielle FIS, Controlling-FIS)
• Planungssysteme (Einfache Modelle, Komplexe Modelle)
• Querschnittssysteme
• Bürosysteme (Bürokommunikation, Workflow-Management, Dokumentenmanagement)
• Multimediasysteme
• Wissensbasierte Systeme (Expertensysteme, Sprachsysteme)

Wiederholungsaufgabe2-6:

• Charakteristika eines Informationssystems:
• Datenintegration: Klassische Grundlage, Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand
• Funktionsintegration: Zusammenhängende Anwendung
• Organisatorische Integration: Einbindung in die Unternehmensorganisation
• Prozessintegration: Aufeinander aufbauender und abgestimmter Kontext der Nutzung direkt bezogen auf den Geschäftszweck
• Gründe zur Nutzung von integrierten IS
• Produktivitätszuwächse
• Höhere Umsatzerlöse
• Bessere langfristige strategische Positionierung des Unternehmens
• Erfüllung rechtlicher Bestimmungen (z.B. Aufbewahrungspflichten)
• Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, wenn unmittelbarer Geschäftsgegenstand (z.B. Banken: Bankomatsysteme)
• Bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management

Wiederholungsaufgabe2-7:

• Vorteile integrierter Informationsverarbeitung:
• keine künstlichen Grenzen zwischen Abteilungen, da Informationsflüsse zwischen den Abteilungen
• durch bereichsübergreifende Informationsversorgung betriebswirtschaftliche Konzepte wie Prozesskostenrechnung gesamtbetrieblich möglich
• Datenerfassungsaufwand minimiert, da nur einmalige Erfassung der Primärdaten
• erhöhte Datenqualität durch Vermeidung redundanter Erfassung
• reduzierter Speicher- und Dokumentationsaufwand durch Redundanzvermeidung
• durch Automatisierung werden Teilprozesse nicht vergessen
• fehlerhafte Daten durch verschiedenartige Nutzung leichter entdeckt
• globale Optimierung anstatt lokaler Suboptimierung
• Nachteile integrierter Informationsverarbeitung:
• fehlerhafte Datenerfassung betreffen viele Anwendungen
• wirtschaftlich wenig sinnvolle Automatisierungen müssen ggf. vorgenommen werden, um durchgängige Integration zu erreichen
• hohe Kosten und langer Amortisationszeitraum

Wiederholungsaufgabe2-8:

Wenn ein integriertes Gesamtsystem alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt, sprechen wir von einem ERP-System.

ERP-Systeme bestehen aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten wie beispielsweise: Externes Rechnungswesen, Controlling, Beschaffung, Produktionsplanung und –steuerung, Vertrieb und Projektmanagement.

Wiederholungsaufgabe2-9:

• Nutzenpotentiale eines ERP-Systems:
• Bessere Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Geschäftsprozesse;
• Einheitliche, konsistente Datenbasis;
• Keine Doppelerfassung;
• Keine Schnittstellenproblematik;
• Erhöhte Flexibilität bei Anpassung von Informationssystemen und Geschäftsprozessen an neue Anforderungen;
• Kürzere Durchlaufzeiten von betrieblichen Geschäftsprozessen;
• Verbesserung der betrieblichen Geschäftsprozesse.
• Kosten eines ERP-Systems:
• Anschaffung und Wartung des ERP-Systems:
  

Lizenzentgelt und Wartungsgebühren

• Anschaffung und/oder Erweiterung von Hardware und Systemsoftware
• Honorare für externe Berater*innen mit speziellem Knowhow
• Abstellung eigener Mitarbeiter*innen aus den betroffenen Fachabteilungen und der IT-Abteilung sowie deren Schulung

Wiederholungsaufgabe2-10:

• Vorteile von ERP-Systemen:
• Die Vielzahl von Prozessvarianten ermöglicht die Abdeckung aktueller und künftiger Anforderungen (höhere Flexibilität);
• ERP-System-Prozesse enthalten die Erfahrungen vieler Anwender*innen und können als „Best in Practice“ bezeichnet werden;
• Die horizontale und vertikale Integration ist weitgehend gewährleistet;
• Meist höhere Softwarequalität durch Praxiserprobung und höheres Knowhow bei der Softwareentwicklung;
• Schnellere Verfügbarkeit und somit kürzere Einführungsdauer;
• In der Regel Kostenvorteile beim Einsatz von ERP-Systemen und die Einführungskosten durch Festpreise besser kalkulierbar;
• Weiterentwicklung und Wartung weitgehend gewährleistet (Zukunftssicherheit);
• Die Schnittstellenproblematik durch einen hohen Integrationsgrad relativ gering;
• Erfahrungsaustausch mit anderen Anwender*innen;
• Nutzung neuer Technologien durch die Konkurrenz zwischen den ERP-Hersteller schneller gewährleistet (Innovationsdruck);
• Auf dem Markt sind erfahrene Expert*innen zu finden;
• Großes Schulungsangebot auf dem Markt;
• Unternehmensübergreifender Datenaustausch durch weitgehende Standardisierung vereinfacht;
• Integration mit Produkten anderer Hersteller durch die Verwendung von standardisierten Schnittstellen besser gewährleistet (z.B. DCOM oder CORBA);
• Zahlreiche Nebenleistungen (z.B. Dokumentation, Benutzerhandbücher, Schulungen, Hotline, Beratung, Testdatenbanken etc.) werden angeboten.
• Nachteile von ERP-Systemen:
• Häufig ist eine Anpassung kritischer Unternehmensprozesse (Kernprozesse) notwendig. Eine strategische Differenzierung gegenüber Wettbewerber*innen wird dadurch schwieriger;
• Vereinheitlichung von Prozessen und Vernachlässigung betriebsindividueller Besonderheiten durch die mangelnde Übereinstimmung mit den vom ERP-System angebotenen Funktionalitäten;
• Erzwungene Änderungen der Geschäftsprozesse; diese sind ggf. erheblich und meist schwer absehbar (Chance und Gefahr);
• ERP-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionalität, wobei ein Großteil davon für einzelne Unternehmen überflüssig ist (Hindernis für schlanke Einführung);
• Akzeptanzprobleme in der IT-Abteilung durch den Wertverlust bisheriger Kenntnisse (Rollenänderung);
• Release-Politik des Softwareanbieters ist wenig transparent; vielfach kommt es zu Verzögerungen bei angekündigten Versionen;
• Nutzung neuer Funktionen kann mit einem Zwang zum Release-Wechsel des gesamten Systems verbunden sein;
• Starke Abhängigkeit von dem Anbieter durch mangelnde Transparenz der Standardsoftware;
• Der Quellcode ist häufig nicht verfügbar;
• Verschwenderischer Umgang mit Hardwareressourcen durch eine Vielzahl von ungenutzten Funktionen (generell höherer Ressourcenbedarf);
• Schnittstellen zu veralteter Individual- oder Standardsoftware ist oftmals schwer realisierbar.