IM537 - Digitale Transformation und Digitalisierung von Geschäftsprozessen - Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Arbeitswelt

Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Arbeitswelt

Mit zunehmender Digitalisierung findet auch eine Veränderung der Arbeitswelt statt und diese wurde auch durch die Covid-Maßnahmen in den Jahren 2019-2021 weiter beschleunigt.

Mobiler Zugang zu Infrastruktur und digitalen Arbeitsmitteln, Möglichkeiten zu schnellerer Kommunikation, die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, Entscheidungsunterstützung durch digitale Technologien (z.B. Big Data, KI, etc.), einfacherer Wissensaustausch mittels digitaler Plattformen und Kollaboration bekommen einen immer größeren Stellenwert in Organisationen.

Diese Veränderungen werden von Betroffenen und Organisationen in unterschiedlichster Weise - sowohl positiv als auch negativ - wahrgenommen.

Schlankere Organisationformen, flachere Hierarchien und kürzere Entscheidungswege, sowie ein flexibleres Zusammenspiel von Berufs- und Privatleben stellen für viele positive Aspekte dar.

Demgegenüber stehen aber auch Auswirkungen der Veränderungen, die von vielen negativ beurteilt werden.

Ständige Erreichbarkeit aufgrund des Einsatzes mehrerer, unterschiedlicher Kommunikationswerkzeuge, Überlastung bei der Bewältigung von Informationsüberflutung aufgrund vieler Kommunikationskanäle, Angst vor Überwachung mittels digitaler Technologien, Überforderung beim Einsatz neuer Technologien sind nur einige Beispiele von negativ wahrgenommenen Aspekten.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass das Management dieser Veränderungen erfolgskritisch ist, und entwickeln Strategien und Maßnahmen für die digitalen Transformation im Organisationsumfeld.

Es gestaltet sich jedoch schwierig, die Möglichkeiten der Digitalisierung auszuschöpfen und gleichzeitig die damit einhergehenden Risiken weitgehend zu vermeiden. Die Belegschaft und Organisation müssen einerseits befähigt werden, die neuen Technologien zielgerichtet einsetzen zu können und anderseits den Mehrwert des Einsatzes neuer Technologien erkennen. Dabei müssen unterschiedliche Niveaus in Wissenstand und Bereitschaft, sich mit neuen Technologien auseinander zu setzen, berücksichtigt werden. Weiters muss auf eine klare Kommunikation der Unternehmenskultur geachtet werden, um Unsicherheiten innerhalb der Organisation zu vermeiden.

Eine wesentliche Rolle kommt der Führung innerhalb der Organisation und den Veränderungen von Führungsprinzipien zu.

Digitale Transformation umfasst neben digitalen Technologien also mehrere Bereiche, wie beispielsweise Organisationskultur, Führung, Fähigkeiten der Organisation und Belegschaft, Zusammenarbeit, Kommunikation und deren Zusammenhänge.

Diese Komplexität erschwert die zielgerichtete Einführung von Veränderungsmaßnahmen und erfordert ein umfassendes, gemeinsames Verständnis aller Betroffenen über die Veränderungsmaßnahmen, den Handlungsfeldern und deren Zusammenhänge.

Die wissenschaftliche Diskussion zu konkreten Auswirkungen der Digitalisierung auf die Organisation und Arbeitswelt, Theorien und die daraus ableitbaren Handlungsempfehlungen findet über mehrere, verschiedene Forschungsgebiete hinweg statt. So wird beispielsweise die Frage der Auswirkung von Technologie auf den Menschen in der psychologisch orientierten Forschung behandelt, während sich die Soziologie mit den Auswirkungen auf die Arbeitsgestaltung beschäftigt und die Forschung im (betriebswirtschaftlichen) Management die Führung von virtuellen Teams untersucht .

Themen und Handlungsfelder

Thiemann und Kozica haben drei übergreifende Themenfelder und zehn Handlungsfelder, welche die Digitalisierung von Geschäftsprozessen betreffen, identifiziert, sowie deren Wechselwirkungen berücksichtigt.

Themenfelder und Handlungsfelder nach Thiemann und Kozica

Themenfeld Struktur

Das Themenfeld Struktur umfasst Handlungsfelder hinsichtlich der organisationalen Struktur wie Regeln, Ressourcen, Technologieausstattung. Dazu zählen die Handlungsfelder Technologie, Ergonomie und Bewegung, Arbeitsstrukturierung und Arbeitsbewältigung, sowie Flexibilisierung.

Handlungsfeld Technologie

Das Handlungsfeld Technologie umfasst die technologische Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Informations- und Kommunikationstechnologien, sowie deren Gestaltung (Anwendbarkeit und Leistungsfähigkeit). Der Schwerpunkt dieses Handlungsfeldes liegt auf den Auswirkungen der Technologien auf die Mitarbeiter*innen (z.B. potenzieller Stress und Unzufriedenheit bei langen Ladezeiten oder Ausfällen, technologische Akzeptanz).

Zur technologischen Gestaltung gehören beispielsweise Investitionen im Bereich der digitalen Infrastruktur oder das Design der eingesetzten Software. Weiters wird die Einbindung der Nutzer*innen in die Entwicklung arbeitsplatzbezogener Technologien (Anforderungs- und Usabilityanalyse, Prototyping in der Entwicklung etc.) berücksichtigt.

Handlungsfeld Ergonomie

Das Handlungsfeld Ergonomie und Bewegung umfasst wahrgenommene, körperliche Belastung als Folge der Veränderungen am Arbeitsplatz. Hauptbelastungsfaktoren sind Bewegungsmangel, statische Sitzposition und Belastung durch Bildschirmarbeit.

Der Schwerpunkt liegt in der Schaffung von Bewegungsmöglichkeiten während der Arbeitszeit, Ausgleich von sitzender und stehender Arbeit, technologische Ausstattung des Arbeitsplatzes (z.B. mehrere Monitore), Einführen regelmäßiger Pausen.

Handlungsfeld Arbeitsstrukturierung und -bewältigung

Als weiteres Handlungsfeld wurde Arbeitsstrukturierung und -bewältigung festgelegt.

Oftmals bestimmen Informations- und Kommunikationstechnologien den Rhythmus und den strukturellen Ablauf im Arbeitsalltag. Der Eingang vieler Informationen über viele unterschiedliche Kommunikationskanäle kann beispielsweise zu Stress führen und ein konzentriertes Arbeiten unterbrechen. Erledigte Aufgaben werden oft ausgeblendet und sind als solche nicht mehr sichtbar, was zu Unzufriedenheit führen kann.

Digitale Technologien sollten daher an die spezifischen Bedürfnisse der Belegschaft in den Bereichen Arbeitsgestaltung und Arbeitsstrukturierung angepasst werden.

Handlungsfeld Flexibilisierung

Das Handlungsfeld Flexibilisierung betrifft die Möglichkeiten der zeitlichen und räumlichen Flexibilität im Arbeitsablauf und der Arbeitsbedingungen, welche durch die Digitalisierung ermöglicht werden. Strukturelle und kulturelle Erleichterungen sowie die Akzeptanz einer größeren Flexibilität (zum Beispiel mobiles Arbeiten, Home-Office etc.) liegen dabei im Fokus.

Themenfeld Wandel

Das Themenfeld Wandel umfasst Handlungsfelder, welche einen hohen Zusammenhang mit individuellem und organisationalem Lernen aufweisen. Das sind die Handlungsfelder Lernen, Adaption und Multiplikatoren sowie Changemanagement und Unternehmenskommunikation.

Handlungsfeld Lernen, Adaption und Multiplikatoren

Im Handlungsfeld Lernen, Adaption und Multiplikatoren wird die Fähigkeit der Organisation zur Anpassung an das sich verändernde Arbeitsumfeld durch Lernen und aktive Beteiligung behandelt. Weiters wird die Funktion unterstützender Multiplikatoren, das sind erste Anlaufstellen und Wissensträger bei Fragen zur Anwendung neuer digitaler Arbeitstechnologien, berücksichtigt.

Schulungen, Training und andere Fortbildungsmaßnahmen müssen an die Bedürfnisse der Zielgruppen angepasst werden. Unterschiedliche Niveaus an Wissen und Offenheit zur Nutzung neuer Technologien müssen ebenso berücksichtigt werden, wie nützliche Anwendungsfälle im jeweiligen Arbeitsumfeld der Zielgruppen.

Die Vermittlung praktisch relevanter Anwendungsfälle kann einen Anreiz schaffen, die Arbeitsumgebung durch neue Technologien und Innovationen aktiv umzugestalten. Darüber hinaus erhöht fachliches Hintergrundwissen, praktische Erfahrung der Multiplikatoren und eine aktive Einbindung bei der Entwicklung der Lehrinhalte die Akzeptanz des Wissenstransfers.

Alle Maßnahmen hinsichtlich Lernens und Fortbildung sollen darauf ausgerichtet sein, dass die Organisation befähigt wird, Kompetenzen und Fähigkeiten, Aufgaben und neue digitale Technologien besser aufeinander abzustimmen. So sollen neue Kompetenzen erworben werden, um neue Technologien effektiv und zielgerichtet einzusetzen und die Arbeitsstruktur an neue Arbeitsprozesse anpassen zu können.

Handlungsfeld Changemanagement und Unternehmenskommunikation

Das Handlungsfeld Changemanagement und Unternehmenskommunikation betrachtet den Veränderungsprozess und die Kommunikation vor, während und nach dem Veränderungsprozess.

Jeder Veränderungsprozess führt zu Unsicherheiten hinsichtlich der Veränderung möglicher Auswirkungen innerhalb der Organisation. Daher kommt einer transparenten und ausreichenden Kommunikation eine wichtige Rolle zu, die idealer Weise bereits vor Einführung neuer Technologien Betroffene einbezieht.

Themenfeld Soziales 

Im Themenfeld Soziales werden Handlungsfelder zusammengefasst, die den sozialen und interaktionalen Bereich, wie z.B. Rollenverständnis, Identität, Führung, Befürchtungen und Sorgen, betreffen. Dazu zählen die Handlungsfelder Soziale Interaktion, Operative Führung, Rolle und Identität sowie Produktivität und Arbeitsplatzunsicherheit.

Handlungsfeld soziale Interaktion

Das Handlungsfeld soziale Interaktion beschreibt, wie die Organisation den Einfluss neuer Technologien im Arbeitsumfeld auf die direkte Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Organisation wahrnimmt.

Digitale Technologien ermöglichen zwar neue Formen der Zusammenarbeit, führen aber unter Umständen zu einer Abnahme des sozialen Austausches aufgrund von abnehmendem persönlichem Kontakt innerhalb der Belegschaft. Das kann zu einem verminderten Zusammengehörigkeitsgefühl und abnehmender Solidarität innerhalb des Teams und damit abnehmender Identifikation mit dem Unternehmen führen. Mit zunehmender Digitalisierung steigt das Risiko der Abnahme von sozialer Interaktion und des sozialen Zusammenhalts. 

Handlungsfeld operative Führung

Die Digitalisierung und die damit einhergehende Veränderung des Arbeitsumfelds wirkt sich auch auf Führungskräfte, deren Führungsverhalten und Führungsstile aus. Die physische Anwesenheit der Belegschaft wird immer mehr durch mobiles Arbeiten ersetzt und die Ergebnisorientierung bei der Erfolgsmessung gewinnt mehr an Bedeutung.

Das Handlungsfeld operativer Führung beschäftigt sich mit dem Umgang der Führungskräfte mit diesem Veränderungsprozess und den damit einhergehenden Auswirkungen in der Führungskultur.

In einer neuen Führungskultur muss diesen Veränderungen durch neue Rollenbilder, neue Führungsstile und neue Mess- bzw. Kontrollmechanismen Rechnung getragen werden. Ausbildungsprogramme für (angehende) Führungskräfte müssen an diese neuen Rollenbilder und Führungsverhalten angepasst werden und auf die Verbindung zwischen Führungsstilen und digitalen Technologien großes Augenmerk gelegt werden.

Handlungsfeld Rolle und Identität

Im Rahmen der digitalen Transformation ändern sich auch die Rollenbilder der gesamten Belegschaft. Im Handlungsfeld Rolle und Identität wird diese Veränderung für die Belegschaft und die damit verbundene berufliche Identität betrachtet.

Die Digitalisierung spiegelt sich in veränderten Rollen- und Stellenbeschreibungen wider. Dies wird einerseits als "modern" empfunden, andererseits kann es auch zu Unklarheiten über den konkreten Aufgabenbereich und -umfang führen. Daher sind eine klare Formulierung der erwarteten Kompetenzen, Fähigkeiten, Tätigkeitsbereiche aber auch Anforderungen hinsichtlich eingesetzter Technologie notwendig.

Handlungsfeld Produktivität und Arbeitsplatzunsicherheit 

Im Handlungsfeld Produktivität und Arbeitsplatzunsicherheit wird beschrieben, wie die Organisation Veränderungen der Produktivität aufgrund digitalisierter Arbeitsprozesse und damit verbundener Konsequenzen wahrnimmt. Mit zunehmender Digitalisierung werden auch zunehmend Arbeitsabläufe und -prozesse digitalisiert. Für die Organisation ist es aber meist unklar, welche und wie viele Prozesse künftig digitalisiert werden und welche Auswirkungen das auf die Arbeitsplatzsicherheit haben wird.

Dieser Unsicherheit kann durch kontinuierliche Weiterentwicklung von digitalen Fähigkeiten, Förderung der Weiterbildung innerhalb der Organisation und transparenter Kommunikation über Veränderungsmaßnahmen begegnet werden. 

Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Themenfelder, Handlungsfelder, deren Wechselwirkungen und daraus abgeleitete beispielhafte Handlungsempfehlungen nach Thiemann und Kozica

Themenfelder	Handlungsfelder	Zentrale Wechselwirkungen	Zentrale Handlungsempfehlungen
Struktur	Technologie	Ergonomie und Bewegung	Investitionen in digitale Infrastruktur und Softwaredesign
		Lernen, Adaption und Multiplikatoren	Einbezug der Belegschaft in Anpassungen von digitalen Technologien
		Arbeitsstrukturierung und Arbeitsbewältigung	Kontinuierliche Weiterbildung der Organisation
	Ergonomie und Bewegung	Technologie	Schaffung von Bewegungsmöglichkeiten
		Lernen, Adaption und Multiplikatoren	Reflexion und Diskussion der Bedürfnisse
		Arbeitsstrukturierung und Arbeitsbewältigung	Bedürfnisgerechte Anpassung der technologischen Ausstattung
	Arbeitsstrukturierung und Arbeitsbewältigung	Technologie	Durch Technologien beeinflusste Arbeitsabläufe an Bedürfnisse der Belegschaft anpassen
		Ergonomie und Bewegung
		Operative Führung
	Flexibilisierung	Soziale Interaktion	Kulturelle Akzeptanz für flexibles Arbeiten (mobiles Arbeiten, Home-Office) bei Belegschaft und Führungskräften aktiv stärken
		Operative Führung	Schaffung allgemein akzeptierter Regeln für mobiles Arbeiten und Home-Office
Wandel	Lernen, Adaption und Multiplikatoren	Produktivität und Arbeitsplatzunsicherheit	Praxisnahe Lerninhalte schaffen, die fortlaufend an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden Schulungen und zeitliche Ressourcen für Multiplikatoren bereitstellen
	Changemanagement und Unternehmenskommunikation	Operative Führung	Ausreichende, transparente Kommunikation von Veränderungen sicherstellen, um Unsicherheiten zu nehmen Einbezug der Belegschaft vor Einführung von Neuerungen
Soziales	Soziale Interaktion	Operative Führung	Soziale Interaktionen im Arbeitsprozess intensivieren Nicht-digitale Meetings und Artefakte fördern
	Operative Führung	Soziale Interaktion	Ausrichtung von Ausbildungen für Führungskräfte an veränderte Führungsrollen und Führungsverhalten (Fokus auf die Verbindung von Führung und Technologie)
		Changemanagement und Unternehmenskommunikation
		Rolle und Identität
	Rolle und Identität	Operative Führung	Bei Veränderungen von Arbeitsinhalten sich wandelnde Erwartungen an Rollen und Funktionen klar ausarbeiten und kommunizieren
	Produktivität und Arbeitsplatzunsicherheit	Lernen, Adaption und Multiplikatoren	Kontinuierliche Weiterbildung der Organisation für anstehende Veränderungen Klare Kommunikation über Veränderungsabsicht und Veränderungsmaßnahmen

Es zeigt sich, dass die Digitalisierung und der damit einhergehende Veränderungsprozesse Auswirkungen auf unterschiedlichste Bereiche (abseits der Technologieeinführung) in der Organisation hat, die es gesamtheitlich zu betrachten gilt.

Nur durch eine gesamtheitliche Betrachtung und eines Managements dieser Veränderungsprozesse kann die digitale Transformation erfolgreich stattfinden.

Treiber und Trends

Zahlreiche Entwicklungstrends treiben die Veränderung des Arbeitsumfeldes und die Veränderung der Organisation voran.

Diese Treiber sind einerseits technologische Entwicklungen, aber auch wirtschaftlich und gesellschaftlich begründet.

Wesentliche technologische Weiterentwicklungen mit direkten Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld finden sich in den Bereichen mobile Endgeräte und Übertragungsnetze, Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz, sowie eine zunehmende Verbreitung von Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen.

Informationen und Systeme können unabhängig von Aufenthaltsort und -zeit abgefragt und genutzt werden. Arbeiten können damit außerhalb der Unternehmensgrenzen durchgeführt werden. Die Nutzung von Cloud-Diensten spielt dabei eine wichtige Rolle, da mit Cloud-Diensten Informationen und Anwendungen nicht mehr lokal gespeichert bzw. bereitgestellt werden, sondern durch skalierbare, internetbasierende IT-

Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden. Kommunikations- und Kollaborationstechnologien, wie z.B. Audio- und Videokommunikation, Chat, virtuelle Teamräume mit gemeinsamer Dateiablage usw., ermöglichen die Kommunikation und Zusammenarbeit einer zunehmend mobilen und räumlich verteilten Organisation.

IT-Anwendungen können mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz neue Rationalisierungs- und Automatisierungspotenziale von Arbeitstätigkeiten realisieren. Bereits komplexe Tätigkeiten können mit KI-Ansätzen zur Bild-, Text-, Sprach- oder Mustererkennung etc. unterstützt oder sogar völlig autonom von Rechnern durchgeführt werden. Mittels Robotic Process Automation (RPA) können manuelle, wiederkehrende gleichartige Tätigkeiten durch Skripting automatisiert werden.

Weiters sind Entwicklungen im Bereich der industriellen Produktion (Industrie 4.0) und eine zunehmende Verbreitung internetfähiger Sensorik und deren Vernetzung (Internet of Things IoT) bei Veränderungen des Arbeitsumfelds zu betrachten, da unterschiedlichste Gegenstände, wie beispielsweise Geräte, Maschinen, Räume oder Fahrzeuge, miteinander vernetzt werden können und damit automatisierte Abläufe durch Maschine-zu-Maschine-Kommunikation ermöglicht werden.

Aber auch im Bereich der Dienstleistungswirtschaft verbreiten sich zunehmend Ansätze virtueller Realität Augmented oder Virtual Reality (AR bzw. VR). Augmented Reality (AR) ermöglicht dabei die Verknüpfung der realen Welt (z.B. Visualisierung) mit Daten und Informationen aus der "virtuellen" Welt. Mit AR können bestimmte Arbeitsabläufe verändert werden, indem Gegenstände der realen Welt mit Daten und Informationen verknüpft werden können. Beispielsweise Abläufe in Lagern durch Anzeige von Lagerbeständen, Wartungsarbeiten durch Anzeige von Lebenszyklus- oder Wartungsinformationen. Mit Virtual Reality (VR) kann noch ein Schritt weiter gegangen werden, indem man sich visuell vollständig in einer ausschließlich virtuellen Realität bewegen kann und Arbeitsergebnisse vorweggenommen und veranschaulicht werden können. Damit besteht nicht nur für einzelne Arbeitsabläufe, sondern für ganze Geschäftsbereiche die Möglichkeit der Veränderung (z.B. Architektur, Ingenieurswesen, Gesundheitsbereiche usw.).

Neben den technologischen Entwicklungen wirken auch wirtschaftliche und gesellschaftliche Treiber auf die Organisation ein.

Agilität

Die digitale Transformation ermöglicht völlig neue Geschäftsmodelle, bedingt dabei aber große Innovationsfähigkeit und rasches, flexibles Handeln in einem sich stark ändernden Marktumfeld. Um die Existenz bei steigender Wettbewerbsdynamik sicher zu können, müssen Unternehmen die Veränderungen in ihrer Umwelt rasch wahrnehmen können und organisational kurzfristig adäquat darauf reagieren können.

Diese Fähigkeit wird als "Agilität" bezeichnet und soll dafür sorgen, dass sich Unternehmen sowohl innerhalb der Organisation sowie nach Außen hin (z.B. im Kooperationsnetzwerk und in der Wertschöpfungskette) rasch auf verändernde wettbewerbliche oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen ausrichten können.

Bei der Agilität geht es im Wesentlichen darum, sehr eng mit Kundenbedürfnissen zu arbeiten, starre und streng durchgeplante Arbeits- bzw. Projektabläufe zu durchbrechen und in kurzen Iterationsschleifen rasche (Zwischen-)Produkte zu entwickeln und den Kund*innen zu präsentieren.

Dazu werden auch Entscheidungsbefugnisse näher zu den operativen Einheiten gebracht und damit Entscheidungswege gekürzt sowie Reaktionszeiten und Selbstbestimmung erhöht. Marktakzeptanz und Kundenresonanz soll mit Zwischenergebnissen so früh wie möglich überprüft werden, anstatt zu lange am "perfekten" Produkt zu entwickeln.

SCRUM

Die bekannteste Umsetzungsform für Arbeit in agilen Teams "SCRUM" ist ein Vorgehensmodell des Projektmanagements aus dem Bereich der Softwareentwicklung<ref>K. Schwaber, "Agile Project Management with SCRUM", Microsoft Press, 2004

"SCRUM" beruht auf den Prinzipien vollständiger Transparenz des Arbeitsfortschritts, sowie der aufgetretenen

Hindernisse, auf regelmäßiger Überprüfung aller Arbeitsergebnisse und auf einer kontinuierlichen Anpassung der Vorgehensweise und Anforderungen.

Auch abseits der Softwareentwicklung erfreut sich "SCRUM" wachsender Beliebtheit, da es ein Rahmenwerk für die Zusammenarbeit von Teams bietet, dass auf der Definition von Rollen, Meetings und Werkzeugen basiert, die einem Team Struktur und einen klar definierten Arbeitsprozess basierend auf agilen Prinzipien geben.

Die Bedeutung agiler Arbeitsformen wird für viele organisatorische Bereiche weiter zunehmen. Man muss sich jedoch bewusst sein, dass agile Arbeitskonzepte nicht für jede organisatorische Herausforderungen passend sind und deren Einführung in jedem Fall untersucht und begleitet werden muss.

Gesellschaftliche Entwicklungen

Die gesellschaftliche Entwicklung spielt bei den Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Organisation ebenso eine große Rolle.

Jüngere Generationen von Berufstätigen sind im Vergleich zu Älteren mit einer völlig anderen Selbstverständlichkeit in der Nutzung digitaler Medien aufgewachsen. Sie erwarten eine moderne IT-Arbeitsumgebung innerhalb der Organisation und stellen explizitere Anforderungen an die flexible Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben. Selbstbestimmung, Mitsprachemöglichkeiten und Sinnstiftung ihrer Arbeit sind ebenso wesentliche Erwartungen an die Organisation.

Dies stellt einen gewissen Wandel in den Wertvorstellungen dar, bei der auch gesellschaftliche Mehrwerte oder Nachhaltigkeit (z.B. auch Klimawandel) in den Vordergrund rücken.

Bezahlung und Entwicklungsmöglichkeiten stehen nicht mehr ausschließlich im Vordergrund, sondern auch die Frage der Übereinstimmung von Leistungen der Organisation mit den individuellen Wertvorstellungen.