Virtuelles Arbeiten und Lernen

Remote Teams

In diesem Kapitel beschäftigen Sie sich mit Vorteilen und Erfolgsfaktoren virtueller Teamarbeit. Mythen der virtuellen Teamarbeit werden mit der Realität verglichen und auch die Grenzen virtueller Teams aufgezeigt. Intensiv können Sie sich mit den drei Erfolgsfaktoren "Gemeinsame Vision", "Vertrauen und Sicherheit" sowie dem Schlüsselfaktor "Medienkompetenz" beschäftigen.

Das Sechs-Stufen-Modell virtueller Teambildung wird vorgestellt und kritische Phasen der Teamentwicklung beleuchtet. Rollen in virtuellen Teams und die zentrale Rolle der Projektleitung in virtuellen Teams beleuchten die beiden weiteren Schritte.

Danach zeigen wir Herausforderungen virtueller Teamarbeit und natürlich Lösungsvorschläge. Im letzten Schritt erfahren Sie mehr zum Umgang mit virtuellen Problemfällen.

Virtuelles Team - ja oder nein?

Ein virtuelles Team besteht aus mehreren Mitgliedern, die gemeinsam ein Projekt bearbeiten – ohne regelmäßigen persönlichen Kontakt zu haben.

Die Kommunikation und Kooperation der Teammitglieder erfolgt Mithilfe von technischen Hilfsmitteln. Sie nutzen zur Zusammenarbeit E-Mail, Chats, virtuelle Teamarbeitsräume, Videokonferenzen, aber auch Telefon und Telefonkonferenzen.
Die Teammitglieder arbeiten räumlich verteilt, manchmal sogar in unterschiedlichen Zeitzonen. Virtuelle Teams sind real – sie bestehen aus “wirklichen“ Menschen und sie können „wirkliche“ Teams sein.

Nachstehend ein paar Fragen, die Ihnen bei der Beurteilung und Entscheidung eines virtuellen Teams helfen können:

• Benötigt das Projekt oder die Aufgabe ein hohes Maß an direkter Arbeit mit Kund*innen?
  
• Ist es wichtig, dass ausführliche Tests der produzierten Materialien durchgeführt werden?
  
• Ist das Produkt sehr komplex und braucht ständig viel Interaktion, um sicherzustellen, dass es wirklich funktioniert?
  
• Gibt es eine spezielle Ausrüstung für die Aufgabe, die nicht im Homeoffice stehen kann?
  
• Gibt es mögliche Sicherheitsrisiken, die nur vermieden werden können wenn die Mitarbeiter*innen im Büro sind?
  

Wenn Sie auf mehr als eine oder zwei der Fragen mit ja antworten, dann ist es wahrscheinlich klüger ein Team zentral in einem traditionellen Büro anzusiedeln.

Begriffsdefinition

Manche sagen, verteilte Teams, andere wiederum greifen auf die englischen Begriffe "Virtual Teams", "Remote Teams" oder "Distributed Teams" zurück. Egal, welchen der Begriffe Sie als Grundlage nehmen, zunächst geht es immer um eines: Eine bestimmte Anzahl von Menschen, die zusammenarbeiten und nicht am gleichen Standort sitzen. Die Ausprägung dieser Grundlage sieht dann je nach Team ganz unterschiedlich aus.

Es gibt virtuelle Teams, bei denen alle Mitarbeiter*innen zu einer Firma gehören. Das kann zB bedeuten, dass ein Teil des Teams in Deutschland sitzt, ein anderer in Österreich. Der Chef des Teams sitzt vielleicht auch in Deutschland. Wird das Team erweitert, ist es auch möglich, dass Mitarbeiter*innen aus Italien, Frankreich oder Spanien noch hinzukommen. Selbstverständlich sind räumlichen Möglichkeiten hier keine Begrenzungen gesetzt. Das ganze Team könnte auch über mehrere Kontinente verteilt sitzen. Aber das Land alleine ist es nicht. Stellen wir uns weiter vor, dass die oben genannte Firma in Deutschland und Österreich schon feste Standorte unterhält. In Italien hat sie Büros angemietet. In Deutschland gehört ihr ein eigenes Gebäude. Jetzt steht die Erweiterung an. Weil in Spanien gerade erst der Markt erobert werden soll, wird hier erst einmal ein einzelne*r Mitarbeiter*in eingestellt. Um die Kosten im Griff zu behalten, bekommt sie*er kein gemietetes Büro. Stattdessen stellt ihr*ihm die Firma Laptop und Handy, sowie ein Auto zur Verfügung, und übernimmt die anfallenden Kosten für ihre*seine Telekommunikation von zu Hasue aus. Nehmen wir jetzt einfach einmal an, die Firma entwickelt sich sehr gut weiter. Steht ein neues Projekt an, bei dem eine neue Software programmiert werden soll. Die Recherchen der Firma ergeben, dass die*der Expert*in genau für dieses Programm in Indien sitzt. Sie*er hat allerdings kein Interesse daran, fest angestellt zu werden, da sie*er erfolgreich als Freelancer arbeitet. Auch sie*er wird jetzt ins Team eingebunden.

Tatsächlich gehören alle dieser unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit unter das Stichwort "Virtuelles Team".

Der Begriff "virtuell" hat den gleichen Wortstamm wie "Virtualität" (Kraft, Möglichkeit) und beschreibt damit sehr treffend das Potenzial das virtuelle Teams in sich bergen. Wie wir aber auch durch die COVID-19 Pandemie bestätigt bekommen haben, wird sich rein auf technische Lösungen zu verlassen, wie etwa schlicht ein Webkonferenztool zur Verfügung zu stellen, kaum zu einer erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit führen. Neben den technischen Rahmenbedingungen bedarf es auch einer klaren Rollenverteilung und umfassender Telekooperationskompetenz. Außerdem muss auch bedacht werden, dass das nötige Commitment der einzelnen Personen innerhalb eines Teams vorhanden ist, und entsprechende Unterstützungsangebote eingeplant werden, um dieses zu fördern.

Formen virtueller Teams

[ Virtuelle Teams existieren in sehr unterschiedlichen Ausprägungen. Die folgende Einteilung folgt der Klassifikation nach Aufgabenbezogenheit von Duarte und Snyder.][]

• Vernetzte Teams
  Bestehen aus einem losen Netzwerk von Einzelpersonen mit "ExpertInnenstatus", deren Zusammenarbeit ein gemeinsames Ziel hat. Beispiel: Die EntwicklerInnengemeinschaft der Open Source- Software Moodle.
  
  
• Parallele Teams
  In einem parallelem Team kennen die Mitglieder einander. Die Teamstrukturen sind sehr klar definiert. So bestehen sie aus einer bestimmten Anzahl an Mitgliedern, die immer wieder in derselben Formation, meist für einen kurzen Zeitraum, zusammenarbeiten und als Team in der Organisation verankert sind. Parallele Teams werden dafür eingesetzt, Problemlösungen und Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten, welche die Organisationen in den herkömmlichen Strukturen nicht lösen können.
  Beispiel: wenn Verbesserungen von Standards oder Prozessen erzielt werden sollen, wie zB Mobile Working Richtlinien.
   
• Projekt- bzw. Entwicklungsteams
  Diese Teams bestehen für einen längeren Zeitraum. Ihre Aufgabe besteht in der Erarbeitung eines Projekts oder Produkts für eine*n Kund*in oder Nutzer*in. Nachdem das Projekt abgeschlossen ist oder die Produkte entwickelt wurden, werden die Teams wieder aufgelöst. Das Projektziel ist in einem Projektauftrag klar definiert und die Entscheidung zur Erreichung des Ziels obliegt dem Team.
  Beispiel: Die Entwicklung eines Informationssystems, also normalerweise für Nicht-Routine-Aufgaben.
  
  
• Arbeits- bzw. Produktionsteams
  Arbeits- bzw. Produktionsteams arbeiten fortlaufend zusammen und weisen klare Teamstrukturen auf. Die Anzahl der Mitglieder und deren Fertigkeiten und Fähigkeiten sind genau festgelegt. Dabei kann die Zusammensetzung der Mitglieder auch grenzüberschreitend erfolgen, nach gleichen Abteilungen, zB Forschung und Entwicklung. Beispiele: Softwareindustrie oder bei der Einbindung von Tele-WorkerInnen in den Organisationsalltag.
  
  
• Service-Teams oder Dienstleistungsteams
  Service-Teams oder Dienstleistungsteams können global verstreute Teams sein, die aber einer Organisation angehören. Ihre Aufgabe ist die Unterstützung der KundInnen oder der internen Organisation. Sie zeichnen sich durch ihre ständige Verfügbarkeit aus. So kann auf Kund*innenwünsche zu jeder Tages- und Nachtzeit reagiert werden. Jedes Team arbeitet an Problemen und Lösungen, die nach Arbeitsende an ein anderes weitervermittelt werden. Das macht ein Arbeiten rund um die Uhr möglich. Beispiele: Service und technischer Support.
  
  
• 'Managemen't-Teams
  Diese Form von  Teams sind typisch für die Managementebene globaler und multinationaler Konzerne. Sie sind meistens mit Teammitgliedern, die aus dem Topmanagement kommen, besetzt. Die Teammitglieder gehören in der Regel einer Organisation an, können aber geographisch und zeitlich verteilt sein. Sie arbeiten fortlaufend zusammen. Beispiele: um Entscheidungen über gemeinsame Ziele zu treffen bzw. neue Herausforderungen, die ganze Organisation betreffend, zu diskutieren.
  
  
• Action Teams
  Auch Action Teams, die für Gefahren- und Notfälle sowie spezielle Situationen eingesetzt werden, arbeiten zunehmend auf virtueller Basis zusammen. Sie bestehen meist aus organisationsübergreifenden Mitgliedern. Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit steht vor allem die schnelle Übermittlung von Informationen, Daten, etc. Beispiele: Tornado-Vorhersage, die Flugkontrollteams von Weltraummissionen, Fernsehteams, die aus dem Ausland über Ereignisse berichten und mittels Liveschaltung mit den Personen im nationalen Studio korrespondieren.

Gute Gründe für virtuelle Teams

In aller Kürze wollen wir Ihnen nun acht Gründe liefern, bei denen das virtuelle Team im Vergleich zum klassischen Team mit der traditionellen Büropräsenz besser abschneidet. Diese Auflistung hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.

Weitere Quellen:

• Vor- und Nachteile von Home-Office: So arbeitest Du erfolgreich von zu Hause:

Deutliche Kostenreduktion

Dieser Vorteil klingt gewiss auf Anhieb einleuchtend: Wenn ich als Unternehmen kein Büro für meine Mitarbeiter*innen anmieten muss, spare ich mir offensichtlich eine Stange Geld. Neben den Büroräumlichkeiten fallen auch die Kosten für den Drucker, die Telefonanlage, die Kaffeemaschine, die Mitarbeiter*innen-Parkplätze und die gesunden Snacks flach. 

Alle diese Kosten summieren sich einer Studie von PGi aus dem Jahr 2019 zufolge auf jährlich rund 10.000 USD Dollar pro Vollzeitbeschäftigung. Bei Remote-Teams werden diese Kosten in der Regel von den Mitarbeiter*innen selbst getragen oder mit einer kleinen Entschädigung von Arbeitgeber*innen abgegolten.

Remote-Teams treffen sich meist in regelmäßigen Zeitintervallen zu kleineren oder größeren "Offsite-Events", wofür logischerweise Zusatzkosten entstehen. Das Team verbringt beispielsweise eine Woche an einem gemeinsamen Ort, arbeitet dort miteinander und verbringt solche Treffen mit teamfördernden Aktivitäten. 

Die Kosten für solche Treffen übersteigen in den seltesten Fällen die zuvor zitierten 10.000 US Dollar pro Person und können je nach Belieben sehr schmal oder auch großzügig gehalten werden. In Summe verschlanken sich die Unternehmensausgaben mit einem Remote-Team in der Regel sehr deutlich.

Wer also vollständig remote arbeitet, beschert Arbeitgeber*in eine satte Kostenersparnis. Und auch wenn der Strom, das Wasser, die Heizkosten, der Kaffee, die Getränke und das Obst im Homeoffice von Arbeitnehmer*innen selbst getragen werden, stellt sich in der Regel dennoch auch für sie ein deutliches Plus heraus. 

Die geringen Transportkosten und die meist fehlenden Verpflegungskosten aufgrund der fehlenden Restaurantbesuche machen sich meist positiv in der Geldbörse bemerkbar.

Fazit: Virtuelle Teams kommen in Hinblick auf Reise- und Übernachtungskosten billiger als herkömmliche Teams. Weitere finanzielle Vorteile entstehen auch durch die verringerten Kosten der Abwesenheit vom Arbeitsplatz der Teammitglieder.
Je weiter geografisch verteilt die Teammitglieder sind, desto größer ist dieser Kostenvorteil.
Auch wenn man den Kostenfaktor Kommunikation und Kommunikationstools berücksichtigt, sind virtuelle Teams in vielen Fällen günstiger als herkömmliche Teams.

Anheuern von Toptalenten

Ein weiterer Grund, der für virtuelle Teams spricht, ist die Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeiter*innen aus dem ganzen Land oder gar der ganzen Welt. Während die Arbeitsstelle zu früheren Zeiten in nicht unwesentlichen Teilen von der Postleitzahl des Wohnsitzes abhängig war, ändert sich dies mit der Einführung von Telearbeit schlagartig. Auf einmal endet das Einzugsgebiet für potenzielle Kandidat*innen einer ausgeschriebenen Stelle nicht mehr an der Orts- oder Landesgrenze, sondern es wird theoretisch jedem weltweit die Option angeboten sich für eine spezifische Stelle zu bewerben.

Unternehmen mit ihrem Sitz im Silicon Valley konkurrieren als Arbeitgeber*innen mit großer Konkurrenz um die besten Fachleute. Entscheidet sich solch ein Unternehmen für ein dezentral geführtes, digital kommunizierendes Team, so vergrößert sich der Einzugsbereich der zukünftigen Mitarbeiter*innen und mit ihnen die Chance das geeignete Personal zu einem fairen Gehalt zu finden. Im Gegenzug dazu kann es in kleinen Orten oder Städten schwer fallen geeigntes Fachpersonal zu finden. Wird in solchen Fällen jedoch auf ein Remote-Team gesetzt, vergrößert sich das Einzugsgebiet und die damit einhergehende Chance Topmitarbeiter*innen zu finden ebenso.

Können Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen diesen Faktor bieten, so steigen sie einer Studie zufolge bei über 70% der Mitarbeiter*innen mit einem besseren Image aus. Die Folge davon ist eine größere Wahrscheinlichkeit dieses Unternehmen als Arbeitgeber*in in Betracht zu ziehen.

'Fazit:' Ein Remote-Team aufzubauen bietet einem Unternehmen größere Chancen, die besten Angestellten aus der ganzen Welt für sich zu gewinnen und mit ihnen gemeinsam ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen. Für die Angestellten hingegen bietet sich damit die Chance mehr Freiheit und Selbstverwirklichung zu erleben. Für Unternehmen führt es Studien zufolge zu einem besseren Image.