Managementinformations- und Berichtssysteme - Anwendungssysteme
Anwendungssysteme
Nachdem wir uns mit den Grundlagen zum Thema Informationssysteme beschäftigt haben, widmen wir uns in dieser Lektion im Speziellen den Anwendungssystemen.
Ein Anwendungssystem beinhaltet folgende Elemente:
- Anwendungssoftware;
- Datenbestände;
- IT-Infrastruktur;
- Kommunikationseinrichtungen;
- eventuell auch die Benutzer*innen.
Im Folgenden wird zunächst auf die Klassifikation von Anwendungssystemen (Abschnitt 2.1) eingegangen. Danach werden das Konzept der integrierten betrieblichen Informationssysteme (Abschnitt 2.2) beschrieben sowie im Speziellen ERP-Systeme (Abschnitt 2.3) vorgestellt.
Klassifikation von Anwendungssystemen
Unternehmen verwenden für unterschiedliche Zwecke zumeist unterschiedliche Anwendungssysteme. Dadurch sind im Unternehmen mehrere Anwendungssysteme im Einsatz. Häufig handelt es sich dabei um Standardsoftware (standardisierte, „Off-The-Shelf“-Software).
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Anwendungssysteme zu klassifizieren und zu gliedern. Wie Abb. 6 zeigt, betrachten wir hier vier Kategorisierungsmöglichkeiten: die Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen (Abschnitt 2.1.1), nach der Art der Entscheidung (Abschnitt 2.1.2), nach Funktionen (Abschnitt 2.1.3) sowie nach Verwendungszweck (Abschnitt 2.1.4).
FEHLENDE ABBILDUNG Möglichkeiten zur Kategorisierung von Anwendungssoftware
Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen
Eine weit verbreitete Kategorisierung von Anwendungssystemen ist jene nach deren Zielgruppen und unterstützten Funktionen. In Analogie zum hierarchischen, pyramidenförmigen Aufbau eines Unternehmens kann auch die Architektur von betrieblichen Anwendungssystemen als Anwendungssystempyramide betrachtet werden, wie folgende Abbildung zeigt.
Gliederung nach Zielgruppen:
- Senior Management (Strategische Ebene)
- Mittleres Management (Managementebene)
- Wissens- und Datenbearbeiter*innen (Wissensebene)
- Operatives Management (Operative Ebene)
Gliederung nach unterstützten Funktionen:
- Vertrieb
- Produktion
- Finanzierung
- Buchhaltung
- Personal
- ggf. weitere
Nachfolgende Abbildung zeigt die Zielgruppen vertikal in der Pyramide eingezeichnet, die Funktionen horizontal.
Den unterschiedlichen Organisationsebenen können spezifische Anwendungssysteme zugeordnet werden (nachfolgende Abbildung). Jedes dieser Systeme ist hochspezialisiert, um der jeweiligen Organisationsebene zu dienen (Laudon & Laudon, 2004):
- Transaktionsmonitorsysteme (Transaction Processing Systems, TPS): Diese Systeme bedienen die operative Ebene einer Organisation. Sie führen Vorgänge aus der Alltagsroutine aus bzw. protokollieren diese. Zu Alltagsroutinen gehören z.B. Bestellungen, Buchungssysteme (Booking Systems), Gehaltslisten, Lieferungen etc.
- Wissensmanagementsysteme (Knowledge Management Systems, Knowledge Work Systems; KWS) und Büroautomatisationssysteme (Office Automation Systems, OAS): Beide Systeme bedienen die Wissensebene einer Organisation, um neues Wissen zu generieren. KWS unterstützen dabei Mitarbeiter*innen im Wissensmanagement; OAS unterstützen Mitarbeiter*innen im Datenmanagement.
- Managementinformationssysteme (Management Information Systems, MIS): MIS bedienen die Managementebene einer Organisation. Sie erstellen interne wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte über das Unternehmen und geben Zugang zu den aktuellen und historischen Leistungsdaten. Die Berichte sind meistens vordefiniert und beantworten Routinefragen. Die Berichte dienen zur Unterstützung von Führungskräften für Planung, Kontrolle und Entscheidungen. Diese Systeme sind in der Regel nicht flexibel und bieten nur geringe analytische Möglichkeiten.
- Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems, DSS): Genauso wie MIS bedienen auch DSS die Managementebene einer Organisation. DSS unterstützen dabei im Gegensatz zu MIS sehr spezifische Entscheidungen, welche einem permanenten Wandel unterliegen. Daher ist es schwer, die Abfragen vorzudefinieren bzw. zu standardisieren. DSS bieten große analytische Möglichkeiten und sind für die Arbeit mit großen Datenmengen konzipiert. Die Benutzer*innen können ihre Abfragen ändern bzw. mit neuen Angaben ergänzen. DSS bieten auch die Möglichkeit, Annahmen zu treffen. Diese Systeme sind interaktiv aufgebaut und charakterisieren sich insbesondere durch eine benutzerfreundliche Software zur Behandlung von Abfragen.
- Führungsunterstützungssysteme (Executive Support Systems, ESS): ESS bedienen die strategische Ebene einer Organisation. Senior Manager*innen benutzen diese Systeme für Nicht-Routine-Entscheidungen, welche einen guten Einblick in das Themenfeld, eine feine Bewertung und tiefe Überlegungen benötigen. Da solche Entscheidungen oft nur einmalig durchgeführt werden und einzigartig sind, gibt es keine vorgegebene Vorgehensweise, welche Informationen hierfür erforderlich sind. ESS stellen daher eine allgemeine IKT-Umgebung zur Verfügung statt konkreten Anwendungen und Funktionen. Diese Systeme ermöglichen es, externe und interne Daten einzubeziehen, um den tiefen Einblick in das Themenfeld bzw. die Situation zu ermöglichen. Meistens verfügen ESS auch über eine anspruchsvolle graphische Software, um Tabellen und Diagramme darzustellen.
Kategorisierung nach der Art der Entscheidung
Anwendungssysteme können im Allgemeinen auch als Entscheidungsunterstützungssysteme für das Management betrachtet werden. Aus dieser Perspektive lässt sich gut erkennen, dass auf verschiedenen Ebenen des Managements verschiedene Arten von Entscheidungen getroffen werden (müssen).
Im Allgemeinen lässt sich sagen: je langfristiger eine Entscheidung ist, desto unstrukturierter ist diese Entscheidung. Die drei wichtigsten Arten von Entscheidungsunterstützungssystemen sind:
- Executive Information Systems (EIS),
- Decision Support Systems (DSS) sowie
- Transaction Processing Systems (TPS).
Die folgende Abbildung stellt diese Informationssysteme in Relation mit der Art von Entscheidungen, die zu treffen sind.
Bei dieser Kategorisierung von Anwendungssystemen zeigt sich eine weitgehende Überlappung mit der zuvor vorgestellten Kategorisierung nach Zielgruppen und unterstützten Funktionen (vgl. Abschnitt 2.1.1).
Kategorisierung nach Funktionen
Eine weitere Kategorisierungsmöglichkeit von Anwendungssystemen kann nach Funktionen vorgenommen werden, wie in der unteren Tabelle dargestellt wird. Einzelne Systeme können dabei auch bestimmten Organisationsebenen zugeordnet werden.
Wie die folgende Tabelle veranschaulicht, gibt es zu jeder Funktion jeweils eigene Anwendungssysteme für alle Organisationsebenen.
Kategorisierung von Anwendungssystemen nach Funktionen (vgl. Laudon & Laudon, 2004)
| Funktion | System | Beschreibung | Organisationsebene |
|---|---|---|---|
|
Maschinensteuerung | Steuerung von Maschinen und Ausrüstung | Operative |
|
|
Produktionsplanung | Entscheidungen über Zeitpunkt und Menge von Produkterzeugung | Management |
|
|
Produktionsstandortwahl | Entscheidungen über neue Produktionsstandorte | Strategische |
|
Auftragsbearbeitung | Eingabe, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen | Operative |
|
|
Preisanalyse | Festlegung von Preisen | Management |
|
|
Umsatztrend-vorhersage | Erstellung von langfristigen Umsatzvorhersagen | Strategische |
|
Debitoren | Überwachung von Forderungen | Operative |
|
|
Budgetierung | Erstellung von Finanzplänen | Management |
|
|
Gewinnplanung | Langfristige Gewinnplanung | Strategische |
|
Schulung und Entwicklung | Bewertung von Schulungen, Arbeitsleistungsanalysen | Operative |
|
|
Arbeitskostenanalyse | Überwachung von Umfang und Verteilung der Löhne, Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter*innen | Management |
|
|
Personalplanung | Planung des langfristigen Personalbedarfs | Strategische |
Kategorisierung nach Verwendungszweck
Anwendungssysteme können auch nach Verwendungszweck voneinander abgegrenzt werden. Folgende Abbildung gibt einen Überblick über diese Kategorisierung. Auf oberster Ebene werden folgende Systeme unterschieden (Stahlknecht & Hasenkamp, 2005):
- Administrations- und Dispositionssysteme (auch operative Systeme genannt),
- Führungssysteme sowie
- Querschnittssysteme.
FEHLENDE ABBILDUNG
Anwendungssysteme nach dem Verwendungszweck (vgl. Stahlknecht & Hasenkamp, 2005)
Die nachfolgende Tabelle stellt Anwendungssysteme pro oberster Gliederungsebene (vgl. obere Abbildung) im Detail vor. Administrations- und Dispositionssysteme werden dabei getrennt behandelt. Jede Systemgruppe wird dabei aus Funktions-, Daten- sowie Organisationssicht erläutert.
Funktions-, Daten- und Organisationssicht von Anwendungssystemen nach Verwendungszweck
| Administrations-systeme | Dispositions-systeme | Führungssysteme | Querschnitts-systeme | |
|---|---|---|---|---|
| Funktionssicht |
Klassische betriebliche Abrechnung von „Massendaten“
|
Vorbereitung kurzfristiger Entscheidungen, z.B.
|
|
|
| Datensicht |
Verwaltung von Beständen, z.B.
|
Bewegungsdaten (z.B. Bestellungen, Wareneingänge usw.) |
Sie verwenden:
|
unterschiedlichste Arten von Informationen und Daten
|
| Organisationssicht | Fachabteilungen | Untere und mittlere Führungsebene in Fachabteilungen | Dienen der Entscheidungsvorbereitung für die oberen Führungsebenen | Einsetzbar an allen betrieblichen Arbeitsplätzen |
Integrierte betriebliche Informationssysteme
Der Begriff „Integration“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „Wiederherstellung eines Ganzen“. Dieser Begriff wird dabei im heutigen Sprachgebrauch in unterschiedlichem Sinne verwendet (Brockhaus, 2009):
- Im Allgemeinen: „Herstellung einer Einheit, Eingliederung in ein größeres Ganzes“.
- Technik: „Zusammenfassung vorher getrennter Komponenten zu einer Einheit. Eine solche Integration führt häufig zu kompakterer Bauweise.“
- Soziologie: „Prozess, der durch einen hohen Grad harmonischer, konfliktfreier Zueinanderordnung der verschiedenen Elemente (Rollen, Gruppen, Organisationen) gekennzeichnet ist.“
Mit Bezug auf Informationssysteme bedeutet Integration daher, einzelne, getrennte Informationssysteme (Komponenten) zu einer gemeinsamen größeren Einheit (Gesamtsystem; integriertes Informationssystem) zusammenzufassen. Hierbei gilt es, Schnittstellen zwischen den Einzelsystemen zu schaffen, damit ein konfliktfreier Informationsfluss möglich wird.
Die folgende Abbildung illustriert, wie die Integration von Informationssystemen aussehen kann. Informationssysteme existieren sowohl auf dem Beschaffungs- als auch auf dem Absatzmarkt, jeweils auf unterschiedlichen Ebenen. Für einen effizienten Gesamtprozess müssen die Informationssysteme auf allen Ebenen miteinander kommunizieren können. Bei einem integrierten Informationssystem sind die Informationssysteme sowohl in den Güterstrom als auch in den Wertestrom integriert.
In folgender Abbildung ist die Planungs- und Gestaltungsebene oben eingezeichnet, der Güterstrom in der Mitte und der Wertestrom unten.
Die wesentlichen Charakteristika eines integrierten betrieblichen Informationssystems sind in der nachfolgenden Abbildung zusammengefasst:
Die Datenintegration bildet die klassische Grundlage zur Informationsintegration. Wesentlicher Bestandteil ist dabei der Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand. Die Funktionsintegration erlaubt eine zusammenhängende Anwendung der spezialisierten Informationssysteme in allen Funktionen, die im Zuge eines Geschäftsprozesses berührt werden. Die organisatorische Integration bezieht sich darauf, dass ein integriertes Informationssystem lückenlos auf allen Ebenen einer Unternehmensorganisation eingebunden wird. Mit Bezug auf den Geschäftszweck bzw. den Kontext der jeweiligen Nutzung werden die Einzelkomponenten aufeinander aufgebaut und abgestimmt. Dadurch können Geschäftsprozesse problemlos in ihrer Gesamtheit durchlaufen werden (Prozessintegration).
Dabei werden, wie die obere Abbildung zeigt, vielfältige Bereiche wie beispielsweise Entwicklung/Gestaltung, Planung, Marktforschung, Beschaffung, Produktion/Service, Absatz, Zahlungsverkehr, Kalkulation und Rechnungswesen passiert.
Die obere Abbildung veranschaulicht die Vor- und Nachteile einer integrierten Informationsverarbeitung.
In einem Unternehmen gibt es einen natürlichen Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Durch ein integriertes Informationssystem, das abteilungsübergreifend eingesetzt wird, werden daher keine künstlichen Grenzen zwischen den Abteilungen gezogen. Durch eine bereichsübergreifende Informationsversorgung ist es auch möglich, betriebswirtschaftliche Konzepte wie beispielsweise die Prozesskostenrechnung gesamtbetrieblich einzusetzen. Insgesamt wird der Datenerfassungsaufwand minimiert, da die Primärdaten nur einmalig erfasst werden. Da dadurch Redundanzen in der Erfassung von Daten vermieden werden, kommt es insgesamt auch zu einer erhöhten Datenqualität. Die Redundanzvermeidung führt auch zu einem reduzierten Speicher- und Dokumentationsaufwand. Durch die weitgehende Automatisierung werden Teilprozesse nicht vergessen. In einem integrierten Informationssystem werden Daten auf verschiedenartige Weise genutzt. Dadurch werden fehlerhafte Daten in der Regel leichter bzw. frühzeitig entdeckt. Insgesamt führt ein effizientes, integrales System zu einer globalen Optimierung anstatt lokaler Suboptimierung.
Neben diesen vielschichtigen Vorteilen bringt der Einsatz eines integrierten Informationssystems auch Nachteile mit sich. Durch die einmalige Erfassung und mehrfache Nutzung von Primärdaten hat eine fehlerhafte Datenerfassung Auswirkungen auf viele unterschiedliche Anwendungen. Um eine durchgängige Integration zu erreichen, kann es gegebenenfalls vorkommen, dass wirtschaftlich wenig sinnvolle Automatisierungen implementiert werden müssen. Überdies darf nicht vergessen werden, dass die Implementierung eines integralen Systems hohe Kosten verursacht, die sich erst über einen längeren Zeitraum hinweg amortisieren.
Unter Berücksichtigung dieser Vor- und Nachteile zeigen sich in Hinblick auf Unternehmensziele folgende Beweggründe zur Nutzung von integrierten Informationssystemen (untere Abbildung):
- Produktivitätszuwächse;
- Höhere Umsatzerlöse;
- Bessere langfristige strategische Positionierung des Unternehmens;
- Erfüllung rechtlicher Bestimmungen (z.B. Aufbewahrungspflichten);
- Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, wenn unmittelbarer Geschäftsgegenstand (z.B. Banken: Bankomatsysteme);
- Bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management.
ERP-System (Enterprise Resource Planning System)
Die nachfolgende Abbildung zeigt die typische Struktur eines ERP-Systems. Die verschiedenen Funktionen eines Unternehmens (z.B. Produktion, Finanz, Vertrieb, Personal) fließen in die Geschäftsprozesse ein. Ein ERP-System umfasst alle unternehmensweiten Geschäftsprozesse bis hin zu den Schnittstellen zu Lieferant*innen und Kund*innen.
ERP-Systeme bestehen aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten wie beispielsweise:
- Externes Rechnungswesen;
- Controlling;
- Beschaffung;
- Produktionsplanung und ‑steuerung;
- Vertrieb;
- Projektmanagement.
Alle Komponenten eines ERP-Systems basieren auf einer einheitlichen Datenbank und sind funktional so weit integriert, dass übergreifende Geschäftsprozesse abgebildet werden können. Ein ERP-System ist zumeist Standardsoftware, die einerseits möglichst viele betriebswirtschaftliche Prozesse und andererseits die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg unterstützt.
Die typischen Komponenten eines ERP-Systems sind in folgender Abbildung dargestellt. Im Idealfall bietet ein ERP-System eine einzige Datenbank, die alle Softwaremodule inkludiert. Das Basissystem besteht aus dem Anwendungskern, Entwicklungskomponenten und Integrationskomponenten. Die Anwendungskomponenten sind die bereits oben beschriebenen funktionsbezogenen Komponenten je nach Einsatzgebiet. Als Schnittstelle zum*zur Benutzer*in hat ein ERP-System eine entsprechende Benutzeroberfläche. In der Regel handelt es sich dabei um eine graphische Benutzeroberfläche (Graphical User Intercace, GUI). In Lektion 3 wird der technische Aufbau im Detail diskutiert.
Wie bereits erwähnt, stellt dies ein typisches ERP-System dar. Im Folgenden werden die Grundkriterien für ERP-Systeme erläutert.
Grundkriterien eines ERP-Systems
- Ein integriertes Anwendungspaket, das aus mehreren Komponenten besteht;
- Unterstützt die Abwicklung von Geschäftstransaktionen auf operativer Ebene;
- Einsatz in allen wesentlichen betrieblichen Funktionsbereichen;
- Integration durch eine (einzige) zentrale Datenbank;
- Ermöglicht übergreifende Geschäftsprozesse.
Vor der Einführung eines ERP-Systems ist bei der Kalkulation zu beachten, dass sich die Kosten aus mehreren Komponenten zusammensetzen, wie in unterer Abbildung dargestellt wird. Neben den Anschaffungskosten des ERP-Systems (Lizenzentgelt) sind auch laufende Wartungsgebühren für das System zu erwarten. Bei der Implementierung eines solchen Systems ist weitere Hardware sowie Systemsoftware notwendig. Der Implementierungsprozess wird von externen Berater*innen mit hoch spezialisierten Knowhow begleitet, für welche entsprechendes Honorar zu kalkulieren ist. Darüber hinaus sind in der Implementierungsphase Mitarbeiter*innen aus den betroffenen Fachabteilungen sowie der IT-Abteilung für das ERP-Implementierungsprojekt abzustellen. Auch konkrete Schulungsmaßnahmen sind notwendig.
Das Nutzenpotential eines ERP-Systems ist vielfältig, wie nachfolgende Auflistung zeigt:
Nutzenpotentiale eines ERP-Systems
- Bessere Planung und Steuerung der betrieblichen Geschäftsprozesse sowie Kontrolle darüber;
- Einheitliche, konsistente Datenbasis;
- Keine Doppelerfassung;
- Keine Schnittstellenproblematik;
- Erhöhte Flexibilität bei Anpassung von Informationssystemen und Geschäftsprozessen an neue Anforderungen;
- Kürzere Durchlaufzeiten von betrieblichen Geschäftsprozessen;
- Verbesserung der betrieblichen Geschäftsprozesse.
Integrierte Informationssysteme werden eigens auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten. Dabei muss ein Unternehmen diese nicht unbedingt eigenständig entwickeln; die Entwicklung kann auch auf externe Anbieter*innen übertragen werden, wobei diese immer eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten müssen.
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei ERP-Systemen zumeist um Standardsoftware. Hier wird das System nicht an die Prozesse des Unternehmens angepasst; vielmehr werden oftmals die Geschäftsprozesse an die Funktionalitäten des eingesetzten ERP-Systems angepasst. Sieht man die von einem ERP-System unterstützten Prozesse als idealtypische Prozesse, kann dies für ein Unternehmen durchaus Vorteile bedeuten; es kann jedoch auch große Nachteile mit sich bringen. Nachfolgende Auflistungen bieten einen Überblick über Vor- und Nachteile von ERP-Systemen.
Vorteile von ERP-Systemen
- Die Vielzahl von Prozessvarianten ermöglicht die Abdeckung aktueller und künftiger Anforderungen (höhere Flexibilität);
- ERP-System-Prozesse enthalten die Erfahrungen vieler Anwender*innen und können als „Best in Practice“ bezeichnet werden;
- Die Horizontale und vertikale Integration ist weitgehend gewährleistet;
- Meist höhere Softwarequalität durch Praxiserprobung und höheres Knowhow bei der Softwareentwicklung;
- Schnellere Verfügbarkeit und somit kürzere Einführungsdauer;
- In der Regel Kostenvorteile beim Einsatz von ERP-Systemen und die Einführungskosten durch Festpreise besser kalkulierbar;
- Weiterentwicklung und Wartung weitgehend gewährleistet (Zukunftssicherheit);
- Die Schnittstellenproblematik durch einen hohen Integrationsgrad relativ gering;
- Erfahrungsaustausch mit anderen Anwendern*innen;
- Nutzung neuer Technologien durch die Konkurrenz zwischen den ERP-Hersteller*innen schneller gewährleistet (Innovationsdruck);
- Auf dem Markt sind erfahrene Expert*innen zu finden;
- Großes Schulungsangebot auf dem Markt;
- Unternehmensübergreifender Datenaustausch durch weitgehende Standardisierung vereinfacht;
- Integration mit Produkten anderer Hersteller*innen durch die Verwendung von standardisierten Schnittstellen besser gewährleistet (z.B. DCOM oder CORBA);
- Zahlreiche Nebenleistungen (z.B. Dokumentation, Benutzerhandbücher, Schulungen, Hotline, Beratung, Testdatenbanken etc.) werden angeboten.
Nachteile von ERP-Systemen
- Häufig ist eine Anpassung kritischer Unternehmensprozesse (Kernprozesse) notwendig. Eine strategische Differenzierung gegenüber Wettbewerber*innen wird dadurch schwieriger;
- Vereinheitlichung von Prozessen und Vernachlässigung betriebsindividueller Besonderheiten durch die mangelnde Übereinstimmung mit den vom ERP-System angebotenen Funktionalitäten;
- Erzwungene Änderungen der Geschäftsprozesse; diese sind ggf. erheblich und meist schwer absehbar (Chance und Gefahr);
- ERP-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionalität, wobei ein Großteil davon für einzelne Unternehmen überflüssig ist (Hindernis für schlanke Einführung);
- Akzeptanzprobleme in der IT-Abteilung durch den Wertverlust bisheriger Kenntnisse (Rollenänderung);
- Release-Politik des*der Softwareanbieter*in ist wenig transparent; vielfach kommt es zu Verzögerungen bei angekündigten Versionen;
- Nutzung neuer Funktionen kann mit einem Zwang zum Release-Wechsel des gesamten Systems verbunden sein;
- Starke Abhängigkeit von dem*der Anbieter*in durch mangelnde Transparenz der Standardsoftware;
- Der Quellcode ist häufig nicht verfügbar;
- Verschwenderischer Umgang mit Hardwareressourcen durch eine Vielzahl von ungenutzten Funktionen (generell höherer Ressourcenbedarf);
- Schnittstellen zu veralteter Individual- oder Standardsoftware sind oftmals schwer realisierbar.
Zusammenfassung
Unter einem Anwendungssystem versteht man die Gesamtheit der Anwendungssoftware, die für ein konkretes betriebliches Anwendungsgebiet entwickelt und eingesetzt wird. Ein Anwendungssystem beinhaltet Anwendungssoftware, Datenbestände, die entsprechende IT-Infrastruktur, Kommunikationseinrichtungen und je nach Definition auch die Benutzer*innen.
Anwendungssysteme können nach Zielgruppen, nach Funktionen, nach der Art der Entscheidung sowie nach Verwendungszweck kategorisiert werden.
Nach Zielgruppen bzw. Organisationsebenen unterscheidet man Transaktionsmonitorsysteme, Wissensmanagementsysteme, Managementinformationssysteme, Entscheidungsunterstützungssysteme und Führungsunterstützungssysteme. Auf all diesen Ebenen gibt es für unterschiedliche Funktionen (Vertrieb, Fertigung, Buchhaltung, Personal) jeweils eigene Systeme.
Nach Art der Entscheidung kann man Executive Information Systems (EIS), Decision Support Systems (DSS) sowie Transaction Processing Systems (TPS) unterscheiden. Im Allgemeinen lässt sich sagen: je langfristiger eine Entscheidung ist, desto unstrukturierter ist diese.
Bei einer Kategorisierung nach Funktionen lassen sich folgende Systemgruppen unterscheiden: Fertigungs- und Produktionssysteme, Vertriebsunterstützungssysteme, Finanz- und Buchhaltungssysteme sowie Systeme für das Personalwesen.
Nach Verwendungszweck lassen sich auf oberster Ebene Administrations- und Dispositionssysteme (operative Systeme), Führungssysteme sowie Querschnittssysteme unterscheiden.
Bei dieser Vielzahl an Systemen ist es Ziel, ein integriertes betriebliches Informationssystem herzustellen. Hierfür müssen Schnittstellen zwischen den Einzelsystemen geschaffen werden, damit ein konfliktfreier Informationsfluss möglich wird. Die wesentlichen Charakteristika eines integrierten betrieblichen Informationssystems sind hierbei Datenintegration, Funktionsintegration, organisatorische Integration und Prozessintegration. Für einen effizienten Prozess müssen die Informationssysteme auf allen Ebenen miteinander kommunizieren können.
Von einem ERP-System (Enterprise Resource Planning System) kann gesprochen werden, wenn ein Gesamtsystem alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt. Ein ERP-System besteht dabei aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten. Alle Komponenten eines ERP-Systems basieren auf einer einheitlichen Datenbank und können funktionsübergreifende Geschäftsprozesse abbilden.
Wiederholungsfragen/Übungen
Erklären Sie den Begriff Anwendungssystem und beschreiben Sie, welche Elemente es umfasst!
Zeichnen Sie die Anwendungssystempyramide und benennen Sie die Ebenen.
Zählen Sie die verschiedenen Anwendungssysteme nach Organisationsebenen auf und geben Sie jeweils eine kurze Beschreibung!
Nennen Sie mindestens zwei Anwendungssysteme zu jeder Unternehmensfunktion. Welche Organisationsebene unterstützen diese Systeme?
Unterscheiden Sie Anwendungssysteme nach deren Verwendungszweck! Geben Sie jeweils eine kurze Beschreibung.
Welche wesentlichen Charakteristika hat ein Informationssystem und welche Gründe gibt es zur Nutzung von Informationssystemen?
Was sind die Vor- und Nachteile der integrierten Informationsverarbeitung?
Was sind ERP-Systeme und aus welchen Komponenten sind sie aufgebaut?
Welche Nutzenpotentiale und Kostenfaktoren haben ERP-Systeme?
Was sind die Vor- und Nachteile von ERP-Systemen?
Lösungen
Wiederholungsaufgabe2-1:
Ein Anwendungssystem ist die Gesamtheit aller Programme, die als Anwendungssoftware für ein konkretes betriebliches Anwendungsgebiet entwickelt, eingeführt und eingesetzt wird.
Ein Anwendungssystem beinhaltet folgende Elemente: Anwendungssoftware, Datenbestände, IT-Infrastruktur, Kommunikationseinrichtungen, eventuell auch die Benutzer*innen.
Wiederholungsaufgabe2-2:
Wiederholungsaufgabe2-3:
- Transaktionsmonitorsysteme (Transaction Processing Systems, TPS): Diese Systeme bedienen die operative Ebene einer Organisation. Sie führen Vorgänge aus der Alltagsroutine aus bzw. protokollieren diese. Zu Alltagsroutinen gehören z.B. Bestellungen, Buchungssysteme (Booking Systems), Gehaltslisten, Lieferungen etc.
- Wissensmanagementsysteme (Knowledge Management Systems, Knowledge Work Systems; KWS) und Büroautomatisationssysteme (Office Automation Systems, OAS): Beide Systeme bedienen die Wissensebene einer Organisation, um neues Wissen zu generieren. KWS unterstützen dabei Mitarbeiter*innen im Wissensmanagement; OAS unterstützen Mitarbeiter*innen im Datenmanagement.
- Managementinformationssysteme (Management Information Systems, MIS): MIS bedienen die Managementebene einer Organisation. Sie erstellen interne wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte über das Unternehmen und geben Zugang zu den aktuellen und historischen Leistungsdaten. Die Berichte sind meistens vordefiniert und beantworten Routinefragen. Die Berichte dienen zur Unterstützung von Führungskräften für Planung, Kontrolle und Entscheidungen. Diese Systeme sind in der Regel nicht flexibel und bieten nur geringe analytische Möglichkeiten.
- Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems, DSS): Genauso wie MIS bedienen auch DSS die Managementebene einer Organisation. DSS unterstützen dabei im Gegensatz zu MIS sehr spezifische Entscheidungen, welche einem permanenten Wandel unterliegen. Daher ist es schwer, die Abfragen vorzudefinieren bzw. zu standardisieren. DSS bieten große analytische Möglichkeiten und sind für die Arbeit mit großen Datenmengen konzipiert. Die Benutzer*innen können ihre Abfragen ändern bzw. mit neuen Angaben ergänzen. DSS bieten auch die Möglichkeit, Annahmen zu treffen. Diese Systeme sind interaktiv aufgebaut und charakterisieren sich insbesondere durch eine benutzerfreundliche Software zur Behandlung von Abfragen.
- Führungsunterstützungssysteme (Executive Support Systems, ESS): ESS bedienen die strategische Ebene einer Organisation. Senior Manager*innen benutzen diese Systeme für Nicht-Routine-Entscheidungen, welche einen guten Einblick in das Themenfeld, eine feine Bewertung und tiefe Überlegungen benötigen. Da solche Entscheidungen oft nur einmalig durchgeführt werden und einzigartig sind, gibt es keine vorgegebene Vorgehensweise, welche Informationen hierfür erforderlich sind. ESS stellen daher eine allgemeine IKT-Umgebung zur Verfügung statt konkreten Anwendungen und Funktionen. Diese Systeme ermöglichen es, externe und interne Daten einzubeziehen, um den tiefen Einblick in das Themenfeld bzw. die Situation zu ermöglichen. Meistens verfügen ESS auch über eine anspruchsvolle graphische Software, um Tabellen und Diagramme darzustellen.
Wiederholungsaufgabe2-4:
| Funktion | System | Beschreibung | Organisations-ebene |
|---|---|---|---|
|
Maschinensteuerung | Steuerung von Maschinen und Ausrüstung | Operative |
|
|
Produktionsplanung | Entscheidungen über die Zeitpunkt und Menge von Produkterzeugung | Management |
|
|
Produktionsstandortwahl | Entscheidungen über neue Produktionsstandorten | Strategische |
|
Auftragsbearbeitung | Eingabe, Bearbeitung und Überwachung von Auftragen | Operative |
|
|
Preisanalyse | Festlegung von Preise | Management |
|
|
Umsatztrend-vorhersage | Erstellung von langfristigen Umsatzvorhersagen | Strategische |
|
Debitor*innen | Überwachung von Forderungen | Operative |
|
|
Budgetierung | Erstellung von Finanzplanen | Management |
|
|
Gewinnplanung | Langfristige Gewinnplanung | Strategische |
|
Schulung und Entwicklung | Bewertung von Schulungen, Arbeitsleistungsanalysen | Operative |
|
|
Arbeitskostenanalyse | Überwachung von Umfang und Verteilung der Löhne, Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter*innen | Management |
|
|
Personalplanung | Planung des langfristigen Personalbedarfs | Strategische |
Wiederholungsaufgabe2-5:
- Administrations- und Dispositionssysteme (Operative Systeme)
- Branchenneutrale Anwendungen (Accounting, Personalwesen, Vertrieb)
- Branchenspezifische Anwendungen (Fertigung, Handel, Banken)
- Zwischenbetriebliche Anwendungen (EDI-Systeme, eMärkte)
- Führungssysteme
- Führungsinformationssysteme (FIS) (Totale FIS, Partielle FIS, Controlling-FIS)
- Planungssysteme (Einfache Modelle, Komplexe Modelle)
- Querschnittssysteme
- Bürosysteme (Bürokommunikation, Workflow-Management, Dokumentenmanagement)
- Multimediasysteme
- Wissensbasierte Systeme (Expertensysteme, Sprachsysteme)
Wiederholungsaufgabe2-6:
- Charakteristika eines Informationssystems:
- Datenintegration: Klassische Grundlage, Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand
- Funktionsintegration: Zusammenhängende Anwendung
- Organisatorische Integration: Einbindung in die Unternehmensorganisation
- Prozessintegration: Aufeinander aufbauender und abgestimmter Kontext der Nutzung direkt bezogen auf den Geschäftszweck
- Gründe zur Nutzung von integrierten IS
- Produktivitätszuwächse
- Höhere Umsatzerlöse
- Bessere langfristige strategische Positionierung des Unternehmens
- Erfüllung rechtlicher Bestimmungen (z.B. Aufbewahrungspflichten)
- Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, wenn unmittelbarer Geschäftsgegenstand (z.B. Banken: Bankomatsysteme)
- Bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management
Wiederholungsaufgabe2-7:
- Vorteile integrierter Informationsverarbeitung:
- keine künstlichen Grenzen zwischen Abteilungen, da Informationsflüsse zwischen den Abteilungen
- durch bereichsübergreifende Informationsversorgung betriebswirtschaftliche Konzepte wie Prozesskostenrechnung gesamtbetrieblich möglich
- Datenerfassungsaufwand minimiert, da nur einmalige Erfassung der Primärdaten
- erhöhte Datenqualität durch Vermeidung redundanter Erfassung
- reduzierter Speicher- und Dokumentationsaufwand durch Redundanzvermeidung
- durch Automatisierung werden Teilprozesse nicht vergessen
- fehlerhafte Daten durch verschiedenartige Nutzung leichter entdeckt
- globale Optimierung anstatt lokaler Suboptimierung
- Nachteile integrierter Informationsverarbeitung:
- fehlerhafte Datenerfassung betreffen viele Anwendungen
- wirtschaftlich wenig sinnvolle Automatisierungen müssen ggf. vorgenommen werden, um durchgängige Integration zu erreichen
- hohe Kosten und langer Amortisationszeitraum
Wiederholungsaufgabe2-8:
Wenn ein integriertes Gesamtsystem alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung unterstützt, sprechen wir von einem ERP-System.
ERP-Systeme bestehen aus einem Basissystem und funktionsbezogenen Komponenten wie beispielsweise: Externes Rechnungswesen, Controlling, Beschaffung, Produktionsplanung und –steuerung, Vertrieb und Projektmanagement.
Wiederholungsaufgabe2-9:
- Nutzenpotentiale eines ERP-Systems:
- Bessere Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Geschäftsprozesse;
- Einheitliche, konsistente Datenbasis;
- Keine Doppelerfassung;
- Keine Schnittstellenproblematik;
- Erhöhte Flexibilität bei Anpassung von Informationssystemen und Geschäftsprozessen an neue Anforderungen;
- Kürzere Durchlaufzeiten von betrieblichen Geschäftsprozessen;
- Verbesserung der betrieblichen Geschäftsprozesse.
- Kosten eines ERP-Systems:
- Anschaffung und Wartung des ERP-Systems:
Lizenzentgelt und Wartungsgebühren
- Anschaffung und/oder Erweiterung von Hardware und Systemsoftware
- Honorare für externe Berater*innen mit speziellem Knowhow
- Abstellung eigener Mitarbeiter*innen aus den betroffenen Fachabteilungen und der IT-Abteilung sowie deren Schulung
Wiederholungsaufgabe2-10:
- Vorteile von ERP-Systemen:
- Die Vielzahl von Prozessvarianten ermöglicht die Abdeckung aktueller und künftiger Anforderungen (höhere Flexibilität);
- ERP-System-Prozesse enthalten die Erfahrungen vieler Anwender*innen und können als „Best in Practice“ bezeichnet werden;
- Die horizontale und vertikale Integration ist weitgehend gewährleistet;
- Meist höhere Softwarequalität durch Praxiserprobung und höheres Knowhow bei der Softwareentwicklung;
- Schnellere Verfügbarkeit und somit kürzere Einführungsdauer;
- In der Regel Kostenvorteile beim Einsatz von ERP-Systemen und die Einführungskosten durch Festpreise besser kalkulierbar;
- Weiterentwicklung und Wartung weitgehend gewährleistet (Zukunftssicherheit);
- Die Schnittstellenproblematik durch einen hohen Integrationsgrad relativ gering;
- Erfahrungsaustausch mit anderen Anwender*innen;
- Nutzung neuer Technologien durch die Konkurrenz zwischen den ERP-Hersteller*innen schneller gewährleistet (Innovationsdruck);
- Auf dem Markt sind erfahrene Expert*innen zu finden;
- Großes Schulungsangebot auf dem Markt;
- Unternehmensübergreifender Datenaustausch durch weitgehende Standardisierung vereinfacht;
- Integration mit Produkten anderer Hersteller*innen durch die Verwendung von standardisierten Schnittstellen besser gewährleistet (z.B. DCOM oder CORBA);
- Zahlreiche Nebenleistungen (z.B. Dokumentation, Benutzerhandbücher, Schulungen, Hotline, Beratung, Testdatenbanken etc.) werden angeboten.
- Nachteile von ERP-Systemen:
- Häufig ist eine Anpassung kritischer Unternehmensprozesse (Kernprozesse) notwendig. Eine strategische Differenzierung gegenüber Wettbewerber*innen wird dadurch schwieriger;
- Vereinheitlichung von Prozessen und Vernachlässigung betriebsindividueller Besonderheiten durch die mangelnde Übereinstimmung mit den vom ERP-System angebotenen Funktionalitäten;
- Erzwungene Änderungen der Geschäftsprozesse; diese sind ggf. erheblich und meist schwer absehbar (Chance und Gefahr);
- ERP-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionalität, wobei ein Großteil davon für einzelne Unternehmen überflüssig ist (Hindernis für schlanke Einführung);
- Akzeptanzprobleme in der IT-Abteilung durch den Wertverlust bisheriger Kenntnisse (Rollenänderung);
- Release-Politik des*der Softwareanbieter*in ist wenig transparent; vielfach kommt es zu Verzögerungen bei angekündigten Versionen;
- Nutzung neuer Funktionen kann mit einem Zwang zum Release-Wechsel des gesamten Systems verbunden sein;
- Starke Abhängigkeit von dem*der Anbieter*in durch mangelnde Transparenz der Standardsoftware;
- Der Quellcode ist häufig nicht verfügbar;
- Verschwenderischer Umgang mit Hardwareressourcen durch eine Vielzahl von ungenutzten Funktionen (generell höherer Ressourcenbedarf);
- Schnittstellen zu veralteter Individual- oder Standardsoftware ist oftmals schwer realisierbar.