IM412 - Führung und Organisation im IT-Bereich - Kapitel 3
Eingliederung der IT in das Unternehmen
Ziele der Lektion
- Kennenlernen von grundlegenden Definitionen zur Aufbauorganisation
- Kennenlernen von Varianten, wie die IT im Unternehmen angesiedelt werden kann.
- Verstehen, wie der IT-Bereich organisiert werden soll.
Da sich Unternehmen und deren Anforderungen an eine Unterstützung durch die IT unterscheiden, gibt es keine allgemeine gültige Anleitung zur organisatorischen Eingliederung der IT in Unternehmen. Allerdings kann man den beigemessenen Stellenwert der IT im Unternehmen an der organisatorischen Zuordnung der IT in der Hierarchie des Unternehmens ablesen. Die gestiegene Bedeutung der IT und ihre bereichsübergreifende Funktion erfordert jedoch im Allgemeinen eine hohe hierarchische Einordnung in die Unternehmensstruktur. Die Einordnung der IT hängt einerseits davon ab, ob diese zentral oder dezentral erfolgt, aber auch von der Größe der Abteilung, dem zu bewältigenden Aufgabenumfang, und dem Reife- sowie Integrationsgrad der IT. Um der heutigen Bedeutung der IT gerecht zu werden, sollte eine gleichrangige Einordnung des IT-Bereichs neben den anderen Unternehmensbereich erfolgen. Neben der hierarchisch hoch angesiedelten Einordnung der IT, sollte eine adäquate Kompetenzausstattung eine entsprechende Entscheidungsbefugnis für mögliche Verbesserungen und Erweiterungen der Informationsstruktur ermöglichen [BIE04, 203f]. Im Folgenden werden mögliche Formen der Eingliederung der IT in funktional orientierte Unternehmensorganisationen vorgestellt.
IT als Teil der Fachabteilung
Diese Form der Eingliederung der IT in die Unternehmenshierarchie ist in Unternehmen mit sukzessivem Wachstum der Organisationsstruktur oder mehreren dezentralen IT-Abteilungen anzutreffen. Früher wurde die IT gerne dem Finanz- und Rechnungswesen zugeordnet, da dort in der Regel die ersten IT-orientierten Lösungen eingeführt wurden. Ein großer Nachteil dieser Eingliederungsform liegt im großen Abstimmungsaufwand zwischen den IT-Abteilungen. Eine zielgerichtete, abteilungsübergreifende Abstimmung über IT-Services oder IT-Funktionen und die gemeinsame Nutzung von Datenbeständen kann dabei nicht oder nur sehr schwer gewährleistet werden. Es besteht die Gefahr des Entstehens von abteilungsspezifischen Lösungen [BIE04, S205].
IT als Stabstelle
Bei der Eingliederungsform des IT-Bereiches als Stabstelle wird der dienstleistungsorientierte und beratende Charakter der IT für alle Unternehmensbereiche betont. Nachteil dieser Form liegt in einer größeren Distanz zu den Fachbereichen durch einen fehlenden Kontakt zu den Anwendern. Es besteht die Gefahr der Isolation der Stabstelle „IT“ und der Entwicklung von Lösungen, die nicht den Anforderungen der Fachbereiche entsprechen. Durch die Einordung als Stabstelle kommen der IT zwar keine formalen Machtbefugnisse zu, Einflussmöglichkeiten entstehen aber aufgrund eines Informationsvorteils gegenüber den Fachbereichen. Die Stabstelle wird in der Regel direkt der Unternehmensführung unterstellt [BIE04, S205].
IT als Linienabteilung
Im Gegensatz zur Einbindung als Stabstelle wird die IT als Linienabteilung mit formaler Entscheidungsmacht ausgestattet. Die Eingliederung der IT erfolgt als eigenständige Hauptabteilung, gleichberechtigt mit anderen Hauptabteilungen wie beispielsweise Vertrieb, Produktion etc. Diese Form der Einordnung erfolgt meist in jenen Unternehmen, wo die IT eine hohe Bedeutung im Unternehmen hat [BIE04, S206].
IT als Querfunktion in einer Matrixorganisation
Eine vierte Variante der Eingliederung bildet die Einordnung der IT als Querfunktion in einer Matrixorganisation. In einer Matrixorganisation können die Instanzenwege der IT zur Unternehmensführung und zu den Fachbereichen kurz gehalten werden, so dass ein besserer Überblick über die gesamten IT-Aktivitäten in den Fachbereichen gegeben ist und eine direkte Eingriffsmöglichkeit in die IT ermöglicht wird. Die Matrixorganisation ist insbesondere für eine Kombination von Routinearbeiten (z.B. Wartung) und neuartigen Tätigkeiten (z.B. Lösungsentwicklung) geeignet. Die zentrale IT stellt sicher, dass bestimmte Sachverhalte (z.B. Standards) einheitlich im gesamten Unternehmen realisiert werden. Durch die doppelte Kompetenz in bestimmten Bereichen der dezentralen IT-Abteilungen entstehen einerseits zwar Konflikte, durch die zentrale IT andererseits aber auch der Zwang zur Kooperation und die Mitwirkung aller beteiligten Bereiche. Nachteile dieser Variante liegen in möglichen Verzögerungen von Entscheidungen, Abschieben von Verantwortung und hohem Koordinationsaufwand [POP04, S94].
Bei den hier vorgestellten Organisationsformen handelt es sich um idealtypische Modelle, welche die klassischen Gestaltungsmöglichkeiten aufzeigen. In der Praxis kommen aber auch viele Mischformen von Eingliederungsmöglichkeiten der IT in das Unternehmen vor.
Projektorganisation
Wenn ein Unternehmen vor der Herausforderung steht, Neues zu schaffen, bedient es sich in der Regel einer strukturierten Vorgehensweise. Diese Vorgehensweise ist an eine bestimmte Methodik angelehnt, um möglichst strukturiert, nachvollziehbar und risikominimiert zu einem definierten Ziel zu gelangen. Die Vorgehensweise wird im Rahmen eines sogenannten Projektes definiert. Ein Projekt zeichnet sich mit anderen Worten also dadurch aus, dass es komplexe, neuartige, riskante Aufgaben zusammenfasst. Da diese gesetzten Aufgaben selten von einer bestehenden Organisationseinheit im Rahmen des täglichen Ablaufs durchgeführt werden können, stellt die Organisation eine besondere Struktur auf – eine Projektorganisation. Sie unterscheidet sich von der herkömmlichen Organisation dadurch, dass sie für einen relativ einmaligen Prozess mit einem definierten Ziel gebildet wird und auch zeitlich bis zum Projektende beschränkt ist. Durch ihr Differenzierungsmerkmal zur bestehenden Linienorganisation entstehen für die gesamte Organisation Herausforderungen bei der Durchführung von Projekten. Weitere Rahmenbedingungen sind der Ressourcenbedarf (Personen, Investitionen, Zeit). Ein Projekt ist somit durch einen zeitlich und inhaltlich definierten Anfang und ein ebensolches Ende gekennzeichnet. Sind mehrere Projekte zeitgleich mit ähnlichen Zielen und/oder gegenseitigen Abhängigkeiten durchzuführen, fasst man diese zu Programmen zusammen [PMA08, S6ff].
Die für Projekte angewandte Methodik wird als Projektmanagement bezeichnet und ist im wesentlichen auch IT-unabhängig formuliert. Es ist also egal, ob es sich um ein Bauprojekt oder eine Servermigration handelt, die Methodik dahinter bleibt grundsätzlich gleich. Man kann den Aufwand für das Projektmanagement je nach Klassifizierung des Projektes justieren. Die Klassifizierung stützt sich in den meisten Fällen auf Zeitaufwand, Investitionskosten, Anzahl der beteiligten Organisationseinheiten. Das Projektmanagement wird in vielen Fällen als eigener Geschäftsprozess formuliert, da die Organisation danach trachtet, die Abläufe im Zusammenhang mit Projekten wiederholbar, vorhersehbar und steuerbar zu gestalten.[PMA08, S10ff].
Zuordnung der IT
Bei funktional gegliederten Organisationen sind IT-spezifische Organisationseinheiten als eigener Bereich vorzufinden. Nur bei sehr großen Unternehmen findet man oft als übergeordnetes Konstruktionsprinzip die Gliederung nach Sparten des Geschäfts. Eine spartenorientierte oder auch divisionale Gliederung bedeutet, dass die Organisationsstruktur nach den Geschäftssparten (also den Produkten) gegliedert ist. Jede Sparte ist eigenverantwortlich für den wirtschaftlichen Erfolg. Das Gesamtergebnis aller Sparten des Unternehmens wird von der Geschäftsführung geplant und überwacht. Aus dem Konzept der Spartenorganisation ergibt sich, dass IT-Abteilungen, welche operative Aufgaben im Zusammenhang mit den Produkten der jeweiligen Sparten haben, auch der Sparte zugeordnet sein sollten. Wenn IT-spezifische Organisationseinheiten mit unternehmensweiter Planung, Steuerung, Kontrolle und Standardisierung bezüglich Informationssysteme oder zentralen IT-spezifischen Dienstleistungen beauftragt sind, dann sind diese oft als Stabsabteilungen im Konzern angesiedelt. Wenn man die bisher beschriebenen Aspekte beachtet, können sich sehr unterschiedliche Formen der IT-Organisation im Unternehmen ergeben. Folgende Strukturen sind denkbar:
- Zentrale EDV – Die Entwicklung, die Wartung, die Anwenderschulung und der Betrieb (Rechenzentrum) werden zentral abgewickelt.
- Fachbereichs-EDV – Der Betrieb wird zentral abgewickelt. Die Entwicklung, die Wartung und die Anwenderschulung in der jeweiligen Fachabteilung.
- Dezentraler Betrieb – Die Entwicklung, die Wartung und die Anwenderschulung sind zentral organisiert. Der Betrieb ist dezentral angesiedelt.
- Dezentrale EDV – Alle Bereiche sind dezentral verankert.
- Profit-Center EDV – Die Planung erfolgt fachspezifisch. Die Entwicklung, die Wartung, die Anwenderschulung und der Betrieb (Rechenzentrum) erfolgen als eigenständiges Tochterunternehmen mit Ergebnisverantwortung.
- Outsourcing-EDV – Hier werden die Dienstleistungen nicht durch ein eigenes Tochterunternehmen erbracht, sondern durch Dritte.
Für jede der sechs Varianten gibt es zahlreiche Beispiele in der Industrie. Welche dieser Möglichkeiten für ein Unternehmen die Beste ist, hängt aber auch von weiteren Kriterien ab, die unternehmensspezifisch gewichtet werden müssen. Diese sollen im folgenden Kapitel noch abschließend betrachtet werden [OS355].
Innerhalb von IT-Abteilungen kann nicht von einer einheitlichen Ablauforganisation gesprochen werden. Dazu sind die Aufgabenbereiche zu vielfältig. Manche Aufgaben werden als Routineaufgaben nach einem vorgegebenen zeitlichen Schema abgewickelt. Andere wiederum sind so aufwändig, dass sie in Projektform organisiert sind. Dazwischen kommen einzelne Tätigkeiten, welche kaum geplant werden können, da sie plötzlich notwendig sind. Die Aktivitäten nach einem Systemabsturz oder Sicherheitszwischenfall können, und sollen, zwar von den Tätigkeiten her geplant werden, nicht jedoch von der zeitlichen Komponente ihres Eintretens. Die folgende Tabelle soll zeigen, welche Tätigkeiten in einer IT-Abteilung eines mittleren Unternehmens anfallen:
- Systemadministration
- Softwareadministration
- Sicherheit
- Entwickllung [OS355]
Wiederholungsaufgaben
- Sie möchten eine neue IT-Applikation einführen. Welche Rahmenstruktur werden sie tunlichst anwenden, damit diese Einführung zum Erfolg wird und aus welchen grundsätzlichen Teilprozessen besteht sie?
Die Lösungen zu den Wiederholungsaufgaben finden Sie im Anhang.