Welche Probleme und Lösungen für Audio- und Videokonferenzen gibt es?

Können Sie sich noch an Chesley Sullenberger erinnern? Der amerikanische Passagierpilot musste im Januar 2009 einen Airbus A320 im New Yorker Hudson River notlanden, weil ein Vogelschlag kurz nach dem Start die Turbinen der Maschine beschädigt hatte. Eine spektakuläre Notlandung mit genau null Toten. Sullenberger sagte später in einem Interview, er habe noch nie eine Wassernotlandung in einem Ballungsgebiet simuliert - und schon gar nicht unter so unfassbar schlechten Bedingungen und in einer so kurzen Reaktionszeit.

Aber: Pilot*innen können so etwas, weil sie darauf trainiert sind, immer zu denken: Was wäre, wenn ...? Sully hatte sich über die Jahre hinweg für jedes noch so absurde Szenario einen Plan B zurechtgelegt. Also überlegte er nicht lange, beendete den Funkkontakt, damit er sich zu 100 Prozent konzentrieren konnte, und brachte die Passagiermaschine - wie selbstverständlich - im Wasser sicher runter.

Auch in Online-Meetings haben wir mehr als eine zusätzliche Komponente, die uns einen Strich durch die Rechnung machen könnte. Plötzlich streikt das WLAN, die Verbindung vom Funkkopfhörer bricht ab oder das Betriebssystem macht beim Starten der Videokonferenzanwendung ein einstündiges Update. Wir haben im Laufe der Zeit festgestellt: In Online-Meetings gibt es technisch nichts, was nicht schiefgehen kann. Deshalb können wir Ihnen nur ans Herz legen: Bereiten Sie sich gründlich auf Ihre Onlinecalls vor. Überlegen Sie im Voraus, "Was wäre, wenn, ...?" - und halten Sie das ein oder andere Plan-B-Szenario in der Hinterhand. Dann steuern Sie souversän durch turbulente Phasen des Onlinegesprächs.

Diese Regel gilt unabhängig davon, ob Sie das Onlinegespräch moderieren oder lediglich an ihm teilnehmen:

Problem 1: Internet funktioniert nicht
Lösung 1:

• Alternative Internetverbindung am Smartphone nutzen
• auf anderen PC, Laptop/Notebook, Tablet, etc. ausweichen

Problem 2: Serverausfall
Lösung 2:

• kurzfristig anderen Raum (kann auch vorab als Backup-System schon eingerichtet werden) auf alternativer Plattform öffnen und Teilnehmende umleiten
• über ein vorher definiertes Backup-System (zB Smartphone, Teams, Chat, Messenger, E-Learning Plattform) mit den Teilnehmende einen neuen Termin vereinbaren

Problem 3: Teilnehmende haben Probleme beim Einstieg
Lösung 3:

• Anleitung anbieten (Video, telefonischer Support, PDF-Anleitung, die vorab ausgeschickt wurde, ...)
• Erfahrungen sammeln

Problem 4: Ich kann nicht den Überblick im Raum behalten (Chat, Präsentation, Teilnehmende, ...)
Lösung 4:

• Co-Moderator*in als Unterstützung hinzufügen

Problem 5: Stimme ist weg/angeschlagen
Lösung 5:

• Glas Wasser bereitstellen
• Halsweh/Hustenzuckerl parat haben
• Ersatz finden
• präventiv: Stimmtraining

Problem 6: Teilnehmer*innen sind nicht da
Lösung 6:

• Termin kontrollieren
• Raumlink kontrollieren
• Kontakt zu den Teilnehmer*innen aufnehmen (Smartphone, Teams, Messenger, Chat, E-Learning Plattform, ... > vorher definiertes Backup-System nutzen)

Problem 7: Stromausfall
Lösung 7:

• über Backup-System Teilnehmende informieren (Smartphone)

Problem 8: Teilnehmende streiten live-online
Lösung 8:

• Pause einlegen, Teilnehmende anrufen und wenn möglich klären
• Teilnehmer*innen auffordern, ihren Streit im privaten Chat weiterzuführen
• Sprechrechte entziehen

Problem 9: Ein*e Teilnehmende*r spricht andauernd
Lösung 9:

• Hinweis auf faire Verteilung von Sprechzeiten
• "Hand heben" zBin Teamsetablieren
• Sprechrechte entziehen

Problem 10: Versäumnis des Termins
Lösung 10:

• Erinnerungsfunktionen in Smartphones, Kalendern, etc. einstellen
• Teilnehmer*innen informieren

Problem 11: zu leise Stimme
Lösung 11:

• vorab testen
• Headset verwenden
• alternatives Headset nutzen/kaufen

Problem 12: Teilnehmende hören nicht zu/chatten die ganze Zeit
Lösung 12: 

• Chat nur gezielt/nicht freigeben
• Teilnehmende aktivieren (durch Audience-Response-Systeme für interaktive Abstimmungen/Umfragen) und durch Diskussion einbinden 
• Sich davon nicht ablenken lassen, "schwätzen" passiert auch im Klassenzimmer/Hörsaal/echten Meetingraum

Problem 13: Teilnehmende halten sich nicht an die Netiquette/Regeln
Lösung 13:

• setze deine Kompetenzen ein, die du als Lehrende/Trainer*in erworben hast
• schlimmstenfalls kann van "Störefriede" die Sprechrechte entziehen oder aus dem Raum werfen (das geht sogar noch leichter als "in echt" )

Problem 14: vorbereitetes Szenario/Setting funktioniert nicht
Lösung 14:

• vorab testen
• cool bleiben, die Technik funktioniert nicht immer, aber es hilft, wenn man sich im Vorhinein bereits Alternativen überlegt, wenn etwas nicht klappen sollte, zB beim Einsatz eines Videos den Link parat hat, mit dem die Teilnehmenden auch außerhalb des Raumes in ihrem Browser das Video ansehen können oder anstatt der Bildschirmfreigabe auch noch ein paar Screenshots bei der Hand hat