Welche Tipps für das Gelingen virtueller Gruppen- bzw. Teamarbeit gibt es?

Einen Kommunikationsleitfaden zu verfassen trägt in wesentlichen Teilen dazu bei, ob das virtuelle Team gelingen wird. Idealerweise legt das gesamte Team die Leitlinien für das Arbeiten im Homeoffice gemeinsam fest. Auf diese Art wird sichergestellt, dass die einzelnen Mitglieder sich als Teil des großen Ganzen sehen, sich aktiv am Prozess beteiligen und mit Motivation die vereinbarten Regeln auch in der Praxis anwenden.

Neben Fragen zur Erreichbarkeit und Antwortzeiten sind allgemein gültige Kommunikations- und Besprechungsregeln in solch einem Leitfaden empfehlenswert. Klassische Dos und Don'ts zu formulieren, ist beim Erstellen eines Leitfadens ein guter Startschuss.

Die verpflichtende Antwortzeit

Es klingt zunächst einleuchtend: Wer im Call oder einem Meeting sitzt, kann nicht zeitgleich auf E-Mail reagieren. Doch, warum antwortet die*der Kolleg*in auch zwei Stunden nach dem Termin noch nicht? Im Büro würde ich wohl schnell zu ihm an den Schreibtisch treten und sie*ihn bitten die dringende Email kurz zu prüfen. Virtuell ist das auf diese Art und Weise jedoch nicht möglich. Aus diesem Grund ist es im Vorfeld wichtig, über notwendige Antwortzeiten zu diskutieren und verbindliche Richtlinien einzufordern.

Die verbindliche Erreichbarkeit

Ähnlich verhält es sich mit der Erreichbarkeit des Teams. Ist gewünscht, dass das Team gemeinsam mit der Arbeit startet oder gibt es eine Kern- oder Gleitzeit für das gesamte Team? Sollen sich Mitglieder beim Kommen und Gehen an- bzw. abmelden, und wie wird die kurze Abwesenheit bei Kaffeepausen, Kund*innenterminen oder Meetings kommuniziert? Diese Information ist nicht zuletzt auch für die Kolleg*innen von Relevanz, weshalb eine klare Definition wertvoll sein kann. 

Die empfohlenen Kommunikationskanäle

Die Frage nach den allgemeinen Regeln für die interne Kommunikation entscheidet oftmals über die Effizienz bzw. Ineffizienz des Homeoffice. Indem beispielsweise für spezielle Anlässe jeweils definierte Kommunikationskanäle vereinbart werden, kann ein Unterschied im angeschlagenen Ton eher herausgehört und damit ein Konflikt bereits im Frühstadium abgefangen werden. In diesem Punkt soll beispielsweise dezidiert geregelt werden, wie Kritik übermittelt werden soll. 

Das regelmäßige Meeting

Der tägliche Austausch in Form eines morgenlichen Standup-Meetings ist bei vielen erfolgreichen Teams gelebte Realität. Gerade virtuell ist der tägliche Austausch besonders wichtig, insbesondere Video-Meetings für das gegenseitige Sehen der Kolleg*innen sind dabei von Vorteil. Neben dem morgendlichen Standup-Meeting führen einige Teams auch ein zusätzliches Abend-Meeting. Wieder andere Teams hören sich sogar zwischendurch noch einmal kurz nach der Lunchpause.

Die verfügbare Telefonliste

Sollte einmal schnell eine Information von einem konkreten Teamkollegen notwendig werden, führt wohl kein Weg an einem kurzen Telefonat vorbei. Für diesen Zweck hilft es eine eigene Telefonliste zur Verfügung zu stellen, die alle Nummern des Teams zentral und idealerweise auch passwortgeschützt bereithält. Die Bereitschaft seine eigene Telefonnummer in solch einer Liste eingetragen zu wissen, muss jedoch vorne weg von den einzelnen  Teammitgliedern eingeholt werden.

Immerhin haben viele Angestellte kein offizielles Firmenhandy oder einen umgeleiteten Firmenanschluss und verwenden virtuell oftmals ihre Privatnummern. Es kann auch durchaus der Fall sein, dass einzelne Kolleg*innen die teaminterne Verwendung gutheißen, es jedoch nicht dulden, wenn Nummern an externe Partner*innen außerhalb des Teams weitergeleitet werden.

Die hilfreiche Kalendereinsicht

Einen Blick in den Kalender der Kolleg*innen kann oftmals Verwirrungen verhindern und manch kurze Rücksprache erübrigen. Die Freigabe eines gut gepflegten Kalenders ist meist ein Gewinn für alle beteiligten Personen und ein gut gemeinter Rat von vielen Remote-Work-Expert*innen. Insbesondere für Meetings ist zu empfehlen, dass Mitglieder den Einladungen verpflichtend zu- oder absagen müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren und Überschneidungen zu vermeiden. Ohne die Information über die anwesenden Personen lässt sich ein Meeting auch nur schwer planen. Auf der anderen Seite wird beim Blick in den Kalender einer*eines Kollegen*Kollegin schnell klar, wieso er auf die dringende E-Mail noch nicht geantwortet hat. Steht im Kalender ein externer Termin mit einer*einem Partner*in oder Kund*in, ist das Rätsel über die ausbleinende Antwort schnell gelöst.

Die notwendige Transparenz

Wenn das Whiteboard im Büro wegfällt, scheint sich zunächst die Aufteilung der einzelnen Arbeitsaufgaben in ein großes Kunststück zu verwandeln. Virtuell nimmt jedoch die passende Projektmanagement-Software diesen Platz ein und bildet offene Aufgaben transparent und für jeden nachvollziehbar ab. Mit ihr lassen sich Ziele gut festhalten und Kontrollmöglichkeiten ergeben sich meist mit nur wenigen Klicks. Selbstverständlich führt kein Weg an der Kommuniation dieser Aufgabenzuteilung vorbei.

Weitere Erfolgsfaktoren

Oft sind es kleine Nuancen, die über Erfolg oder Misserfolg eines Remote-Teams entscheiden. Um an dieser Stelle von den erfolgreichen Teams zu lernen, blicken wir nun auf weitere konkrete Erfolgstipps, die sich in der Praxis als zentral für den Erfolg eines virtuellen Teams herausgestellt haben:

Klärung von Sinn und Nutzen der virtuellen Teamarbeit
Das bedeutet Auftrag, Ziele, Aufgaben und erwünschte Ergebnisse sind allen Teammitgliedern klar. 

Klarheit über die Erwartungen von Anspruchsteller*innen

Organisationsübergreifende virtuelle Teams befinden sich in der Situation, dass nicht nur die Teammitglieder in Entscheidungen eingebunden werden müssen. Auftraggeber_innen, Vorgesetzte und/oder Kolleg_innen haben ebenfalls Erwartungen und Ansprüche an das Team und dessen Arbeitsergebnisse. Stakeholder_innen mit einer Vielfalt an Ansprüchen und Erwartungen werden so zu unsichtbaren Teammitgliedern. Sie können die Arbeit in virtuellen Teams fördern oder zum Scheitern bringen. Je klarer diese Ansprüche geklärt und offen im Team diskutiert werden, desto erfolgreicher werden die Teams agieren können.

'Ein gemeinsames Verständnis der Teammitgliedschaft '

Alle Formen von Teams funktionieren besser, wenn sich die Teammitglieder in ihren Fähigkeiten, Wissensbereichen und Erfahrungen ergänzen. Virtuelle Teams stehen oft vor der Situation, dass die volle Bandbreite der Fähigkeiten und Kenntnisse nicht bekannt ist. In den meisten virtuellen Teams ist ein Kernteam hauptverantwortlich für den Erfolg der gemeinsamen Arbeit. Es ist wesentlich dieses Kernteam möglichst früh im Teambildungsprozess zu identifizieren und auch welche Teammitglieder aufgrund diverser Faktoren eher im „erweiterten“ Team zu finden sind. Dadurch ist auch klarer, wann das Team in der Situation ist zusätzliche Unterstützung von außen zu benötigen. Ein wesentlicher Aspekt ist auch die Klärung der Rollen und Verantwortungsbereiche.

Aufbau von Beziehungen

Wie zahlreiche Untersuchungen zum Thema „Erfolg in virtuellen Teams“ zeigen, ist der Aufbau von Beziehungen ein wesentlicher Faktor für die Performance von virtuellen Teams. Beziehungen in virtuellen Teams entstehen nicht quasi nebenbei. Die Teammitglieder benötigen Zeit und Ressourcen um einander kennen zu lernen. Auch wenn die Zeit knapp ist, sollte dem Beziehungsaufbau Raum gegeben werden, auch wenn dieser kein alleiniger Garant für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sein kann. Es ist wesentlich den passenden Zeitpunkt zum Start des konkreten Arbeitens zu finden, da hier auch der Wechsel von der Beziehungsorientierung zur Aufgabenorientierung verpasst werden kann, und eine produktive Zusammenarbeit wiederrum nicht stattfindet.

Institutionalisieren von Kommunikationspraktiken und Vorgehensweisen '

Der Lebensnerv eines virtuellen Teams ist Kommunikation. Hier soll nicht die Technologie im Vordergrund stehen, sondern die Diskussion und das Vereinbaren eines Regelwerks für die gemeinsame Kommunikation.

Beugen Sie dem Lagerkoller im Homeoffice proaktiv vor

'Ein Aspekt, den einige Remote-Arbeitende von Beginn weg spüren und andere erst nach einigen Wochen (oder auch nie) erleben, ist das Gefühl des Lagerkollers aufgrund der fehlenden Nähe zu den Arbeitskolleg*innen. Der Mensch ist ein soziales Wesen. Auch wenn er täglich per Videocall und Team-Meetings mit anderen Menschen interagiert, fehlt ihm im Homeoffice oftmals die soziale Nähe zu Mitmenschen. Für Remote Arbeitende, die ihre Pausen mit der Frau oder den Kindern im Spielzimmer verbringen können, ist diese Gefühlslage sehr wahrscheinlich weniger relevant. Verbringt eine Person jedoch den ganzen Tag alleine zu Hause, so wäre es eine Idee sich nach dem Arbeitsende bewusst mit Freunden außerhalb der Wohnung zu verabreden und die sozialen Kontakte aufleben zu lassen. Auch der Besuch eines Coworking Spaces kann diesem Gefühl der Einsamkeit abhelfen, immerhin sind dort Gespräche an der Kaffeemaschine oder mit dem benachbarten Coworker genauso alltäglich, wie sie es im Großraumbüro sind. Für manche Personen mag auch ein virtuell abgehaltenes Teamevent die Lücke des Lagerkollers erfolgreich füllen.