Wie kann die Zahl an Besprechungen niedrig gehalten werden?
Ohne einen gut geölten, effektiven Informationsaustausch geht gar nichts. Das sehen wir auch täglich in Fernsehserien oder im Kino: Dramtische Erzählungen basieren entweder auf Missverständnisse, Informationsdefizite oder stockende Informationsflüsse. Ein Positivbeispiel ist jedoch Star-Trek. Auch wenn dort nicht alles glattgeht, eines funktioniert fast immer: die Kommunikation unter den Führungsoffizieren.
Zwar gibt sich die Serie wenig Mühe, zu erklären, wie die einzelnen Teammitglieder es schaffen, bei den gelegentlich gezeigten Teambesprechungen bis ins kleinste Detail informiert zu sein, aber egal was passiert, eine Szene später weiß jeder der Protagonist*innen genau, was vorher geschah. Wie sich die fiktiven Figuren in Star Trek hinter der Kamera informieren und austauschen wird immerhin angedeutet: per asynchroner Kommunikation und gelegentlichen, knappen und effizienten Besprechungen. So sieht und hört man die Kommandant*innen häufig beim Verfassen von Berichten und Logbüchern. Sämtliche wichtige Informationen scheinen über Konsolen optimal erfassbar oder auf kleinen handlichen PADDs zugänglich zu sein. Mit diesen Tablet-ähnlichen Geräten haben die Star-Trek-Produzent*innen nicht nur Tabletcomputer antizipiert, sondern wohl auch die Praktikabilität von asynchroner Kommunikation angedeutet. Denn so wichtig Kommunikation sein mag, ein Aspekt von Teamarbeit stiehlt erfahrungsgemäß unverhältnismäßig viel Zeit und nervt: Besprechungen.
Auch manche Führungskräfte und Mitarbeiter*innen können ein Lied davon singen. Es vergehen Tage, an denen sich ein Meeting an das nächste reiht und an ungestörtes Arbeiten nicht zu denken ist. Es gibt Teamleiter*innen, die die Angewohntheit haben, jeden Auftrag, jede Kund*innenmail mit dem Team zu besprechen.
Es hilft, sich bewusst zu überlegen, welches Meeting man wirklich braucht und was anders erledigen werden kann. So kann es helfen, alles soweit wie möglich über Mails, ein Wiki oder Issue-Tracker abzuwickeln, d.h. mit asynchronen Kommunikationstools, mit der Adressat*innen selbst entscheiden können, wann sie antworten oder agieren.
Ein interessantes Experiment hat zB Dropbox gewagt und einmal alle Meetings abgesagt, um zu eruieren, was wirklich notwendig ist. Entstanden ist ein
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