Welche besonderen Aspekte müssen bei Audio- und Videokonferenzen im Vergleich zu persönlichen Meetings hinsichtlich der Kommunikation beachtet werden?

Um einen reibungslosen Ablauf von Online-Meetings zu gewährleisten, geben wir Ihnen nachstehend ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg:

• Thema und Agenda kommunizieren
  Eine vorher festgelegte Agenda dient als Leitfaden während des Online-Meetings und hilft dabei, Themen bzw. einzelne Punkte strukturiert und effizient abzuarbeiten.
• Nette Begrüßung mit Vorstellungsrunde
  Wenn Sie Moderator*in eines Online-Meetings sind, sollten Sie für ein nettes Intro sorgen. Begrüßen Sie alle Teilnehmer*innen und sofern neue Mitarbeiter*innen oder externe Teilnehmer*innen dabei sind, bitten Sie diese, sich vorzustellen.
• Kamera - ja oder nein?
  Falls es für den Gesprächsverlauf hilfreich ist, sich gegenseitig zu sehen, dann sollte das auch für alle gelten - und entsprechend (vorab) kommuniziert werden. Dann können die Teilnehmenden nicht mit Ausreden wie "Oh, wusste ich nicht, ich habe gar keine Webcam" oder "Ach, meine Webcam ist schon lange kaputt" kommen.
  So hat zB Studiengangsleiter Peter Völkl ganz klar ans WIMA-Team kommuniziert: Beim Jour Fixe ist immer (außer es gibt gute Gründe, weil man zB gerade unterwegs ist, ...) die Kamera für alle einzuschalten.
• Notfallplan bei Verbindungsproblemen
  Haben Sie immer einen Notfallplan in der Schublade und kommunizieren Sie diesen auch an die Teilnehmenden: Was ma­chen wir, wenn es wider Erwarten zu technischen Problemen kommt? Warten oder stoppen? Gibt es einen anderen virtuellen Raum, in dem ausgewichen werden kann?
• Technische Probleme von Teilnehmenden
  Es ist eine Tortur für alle Beteiligten, die minutenlang warten müssen, während die moderierende Person versucht, einer teilnehmenden Person mit der Technik zu helfen. Eine gute Regel ist: Wenn das Problem nach drei bis fünf Minuten noch nicht behoben ist, lösen Sie sich von dem Problem. Das kann sein, dass Sie abbrechen, wenn die Qualität des Meetings stark eingeschränkt ist. Das Meeting kann zu einem anderen Zeitpunkt fortgesetzt werden. Oder Sie verzichten auf die betroffene Person und geben die Informatio­nen im Anschluss an sie weiter. Oder diese Person ist bei der anstehenden Übung nur passiv dabei.
• Vermeidung von Nebengeräusche
  Nebengeräusche, wie beispielsweise Tastatur-Getippe, Bauarbeiten im Hintergrund, schreiende Kinder, ... während eines Online Meetings können äußerst störend sein. Aus diesem Grund sollte nur die*der Moderator*in und diejenigen, die gerade etwas beizutragen haben, das Mikrofon für die Tonübertragung eingeschaltet haben. Der Rest sollte sich stummschalten, um Ablenkungen zu vermeiden. Weiterhin bietet es sich an, ein Headset zu verwenden, das Noise Cancelling unterstützt und Hintergrundgeräusche ausblendet.
• Stumm schalten
  Bei großen Gruppen ist es un­bedingt notwendig, dass Sie alle auf stumm stellen. Das lässt sich in der Regel im Videokonferenzsystem auch so einstellen und können immer nur diejenige Person auf "laut" schalten, die gerade etwas beitragen soll bezie­hungsweise möchte. Bei kleineren Gruppen können Sie die Verantwortung auch komplett an die Beteiligten abgeben, sodass sich jeder selbst stumm und laut schalten kann. Aber: Kommunizieren Sie dies. Solche kleinen, aber feinen Infor­mationen geben Sicherheit und schaffen eine vertrauensvolle Atmosphäre.

• Auf Aussprache und Gestik achten
  Bei der virtuellen Kommunikation sollten Sie besonders auf Ihre Aussprache und Tonlage achten. Sprechen Sie langsam, ruhig und deutlich und machen Sie regelmäßige Pausen, um für eine bessere Verständlichkeit zu sorgen. Vor allem in internationalen Unternehmen, wo Englisch als Verständigungssprache genutzt wird, ist das besonders wichtig.

  In Bezug auf die interkulturelle Zusammenarbeit sollten Sie zudem auf Ihre Gesten und Körpersprache während einer Webkonferenz achten. Denn Gesten können je nach kulturellem Kontext ganz anders verstanden werden. So wird ein Kopfnicken in den meisten Ländern als Zustimmung gedeutet, nicht aber so in den arabischen Ländern, Griechenland oder der Türkei. Hier drückt man mit einem Kopfnicken nämlich genau das Gegenteil, also seine Ablehnung aus.

• Weniger ist mehr
  Laden Sie nur Personen ein, die auch wirklich im Thema drin sind und einen Beitrag zur Diskussion leisten können.

• Kurz und knackig halten
  Je länger das Online-Meeting, desto eher lässt auch die Konzentration nach. Um die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer*innen zu haben, sollte für Online-Besprechungen aus diesem Grund eine Höchstdauer von max. 60-90 Minuten angesetzt werden.
• Interaktivität fördern - Teilnehmer*innen einbeziehen
  Viele Mitarbeiter widmen sich während Besprechungen anderen Dingen: 52% erledigen parallel andere berufliche Aufgaben, 43% beantworten in Online-Meetings nebenbei private Mails oder surfen im Netz. (Quelle: NeXR Studie 2020)
  Ziehen Sie die anderen Teilnehmer*innen durch gezielte Nachfragen mit ein, lassen Sie sie im Chat abstimmen oder nutzen Sie gezielt ein Whiteboard, um gemeinsam Lösungsvorschläge zu erarbeiten.
• Andere ausreden lassen
  Lassen Sie andere ausreden und versuchen Sie Unterbrechungen zu vermeiden. Warten Sie stattdessen lieber Gesprächspausen ab, um etwas hinzuzufügen.
• Zeitpunkt für Fragenstellung und -beantwortung klären
  Um Zwischenfragen zu vermeiden, wenn Sie im "Präsentationsfluss" sind, sollten Sie vor der Online-Konferenz erwähnen, wann Fragen gestellt werden können beziehungsweise wann Diskussionsrunden vorgesehen sind. Zum Beispiel: "Nach jedem Themeninput haben wir ein fünfminütiges Zeitfenster für Fragen. Bitte no­tieren Sie sich Ihre Fragen während des Vortrags, damit wir sie dann besprechen können." Das verringert das Risiko der Frustration und auch Nervosität bei den Teilnehmenden, da von vornherein klar ist, wann sie zu Wort kommen werden.
• Klärung wie Fragen gestellt werden sollen
  Für die Fragerunden sollten ebenfalls Ablaufregeln vorab kommuniziert werden. Folgende Möglichkeiten in Online-Konferenzen gibt es:
  
  Fragen in den Chat schreiben:' Jede Person, die eine Frage hat, stellt diese im Chat. Sobald Sie zur Beantwor­tung der Fragen übergehen, gehen Sie im Chat chronologisch vor. Zuerst sagen Sie, wer die Frage gestellt hat. Anschließend lesen Sie die Frage vor und beant­worten sie. Diese Option ist vor allem dann gut, wenn Sie viele Teilnehmende haben. Dann können die Personen auf stumm gestellt bleiben. Wenn Sie einen Co-Moderator haben, kann er sie bei der Moderation der Fragen unterstützen. Er sortiert die Fragen vor und bündelt sie. Anschließend stellt er sie Ihnen, wie in einem Interview. Zum einen wirkt das sehr professionell. Zum anderen wird so vermieden, dass Sie sich immer wieder neu orientieren müssen und man­che Fragen mehrmals vorlesen.
  
  Daumen hoch im Chat: Jede Person, die eine Frage hat, schreibt ein "Daumen hoch"- Zeichen oder ein X in den Chat. Diese Variante funktioniert gut, wenn die Teilnehmenden nicht von Ihnen auf stumm geschaltet sind. Die Reihenfolge, in der das Daumen-Icon im Chat auftaucht, ist auch die Reihenfolge für die Fragerunde. So ist direkt klar, wer wann mit seiner Frage dran ist. Keiner muss überlegen, wann er zu Wort kommt – oder ob er sich überhaupt traut, eine Frage zu stellen. Bei diesem Vorgehen gilt zudem die Regel: Erst der Name, dann die Frage. Die Person, die an der Reihe ist, meldet sich zuerst mit ihrem Namen. Dann äußert sie ihr Anliegen. "Andrea. Ich habe eine Frage zu der Übersicht im ersten Slide." Das ist bei sehr kleinen Grup­pen noch nicht notwendig. Ab sechs Personen kann es sinnvoll sein.
  
  Hand sichtbar in die Kamera heben: Ohne Benutzung des Chats – und für kleine Gruppen, bei denen jeder mit Vi­deo im Call ist – kann physisch oder über das Icon im Konferenzsystem die Hand gehoben werden. Dann legen Sie als moderierende Person die Reihenfolge fest und rufen die Teilnehmenden nach­einander auf.

  Quelle:

Heitmann, Andrea: Online-Meetings, die begeistern!