Wie können Breakout-Räume im Online-Setting effektiv genutzt werden, um sicherzustellen, dass Arbeitsaufträge reibungslos durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden?
Seit der COVID-19 Pandemie ist das Arbeiten in Breakout-Rooms im Online-Setting beliebter denn je. An dieser Stelle möchten wir Ihnen zur Nutzung von Breakout-Rooms noch einige Hinweise geben, damit alles reibungslos abläuft und die Arbeitsaufträge erfolgreich ausgeführt werden können.
Vorbereitung
In manchen Videokonferenzsystemen können Sie die Gruppenräume vorbereiten. Dabei können Sie den Räumen auch besondere Namen geben. Das ist insbesondere dann eine schöne Sache, wenn Sie bereits in der Einladung/Agenda ein bestimmtes Thema ausgewählt haben. Überlegen Sie sich außerdem, ob Sie eine fest Gruppenkonstellation haben oder die Gruppen per Zufall vom System verteilen lassen möchten.
Zeit
Wie lange haben die Teilnehmenden, um die Arbeitsaufträge in den Gruppen fertigzustellen? Rechnen Sie unbedingt Pufferzeit dazu, da es in der Regel etwas dauert, bis alle im Gruppenraum angekommen sind. Geben Sie den Teilnehmenden am besten einen voreingestellten Timer mit (zBhttps://e.ggtimer.com/). Nicht alle Systeme bieten die Möglichkeit, eine fixe Dauer für Gruppenräume einzugeben, nach der die Teilnehmenden dann automatisch in den Hauptraum zurückgeholt werden.
Arbeitsauftrag
Halten Sie die Arbeitsaufträge am besten schriftlich fest. Teilen Sie diese mit den Teilnehmenden im Chat. Wenn die Teilnehmenden für die Bearbeitung gewisse Unterlagen oder Links brauchen, müssen sie vorab wissen, wie sie an die Dokumente und Informationen kommen. Teilen Sie sie im Idealfall auch nochmal im Chat und sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden in den Gruppenräumen ebenfalls auf die Arbeitsaufträge zugreifen können. Wenn sie im Hauptraum geteilt wurden, müssen sie kopiert und in den Gruppenräumen eingefügt werden. Wenn im Anschluss die Ergebnisse aus der Gruppe vorgestellt werden sollen, muss auch das vorab klar sein. Die Gruppe bekommt dann die Aufgabe, jemanden zu bestimmen, der im Plenum die Ergebnisse den anderen Gruppen erklärt.
Schwierigkeiten vermeiden
Bereiten Sie die Teilnehmenden darauf vor, was passiert, sobald Sie die Gruppenräume aktiviert haben. Sie werden im wahrsten Sinne "gebeamt". Für Personen, die das nicht kennen, kann es ungewohnt sein, dass sich auf ihrem Bildschirm etwas tut und sie keine Handhabe haben. Informieren Sie die Teilnehmenden, wie sie Sie erreichen können, falls etwas schiefläuft. Sagen Sie den Teilnehmenden, ob sie selbstständig nach ABlauf der Zeit in den Hauptraum zurückkommen sollen - und wie das geht - oder ob sie automatisch vom System wieder in den Hauptraum geholt werden.
Reihenfolge
In dem Gruppenraum selbst herrscht oft Scheu, wer als Erstes spricht und wer die Führung übernimmt. Legen Sie deshalb zum Beispiel vorab pro Gruppe eine Person fest, die die Moderationsfunktion übernimmt. Alternativ können Sie als Anreiz geben, dass im Gruppenraum die Reihenfolge durch die alphabetische Reihenfolge der Vornamen festgelegt wird.
Kontrolle
Gehen Sie, wenn möglich, in jeden Gruppenraum persönlich rein und überprüfen Sie nochmals, ob die Arbeitsaufträge klar sind, ob die Gruppe bereits in Aktion ist und ob noch Hilfestellung oder Unterstützung mit den Tools erforderlich ist.
Quelle: Online-Meetings, die begeistern! von Andrea Heitmann