ML4 - Virtuell kommunizieren: Unterschied zwischen den Versionen

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[[Wie verhindert man Missverständnisse in der virtuellen Kommunikation?]]
Eines muss man der Coronakrise lassen. Sie hat die Digitalisierung vorangetrieben, als wären wir plötzlich in der Zukunf gelandet. Online kommunizieren? Völlig normal. Und Lockdown hin oder her, die Kommunikation im Netz wird bleiben. Umso wichtiger die Frage: Wie kommunizieren wir digital am besten? Worauf müssen wir achten, damit wir gehört, gesehen und vor allem verstanden werden? Wir haben die spannendsten Fragen inkl. Antworten zum virtuellen Kommunizieren gesammelt:
 
<br>[[Wie verhindert man Missverständnisse in der virtuellen Kommunikation?]]


[[Welche besonderen Aspekte müssen bei Audio- und Videokonferenzen im Vergleich zu persönlichen Meetings hinsichtlich der Kommunikation beachtet werden?]]
[[Welche besonderen Aspekte müssen bei Audio- und Videokonferenzen im Vergleich zu persönlichen Meetings hinsichtlich der Kommunikation beachtet werden?]]
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[[Welche Faktoren tragen zur Entstehung von Müdigkeit bei Audio- und Videokonferenzen bei, und wie können diese Faktoren minimiert oder bewältigt werden, um die Effizienz und das Wohlbefinden der TeilnehmerInnen zu verbessern?]]
[[Welche Faktoren tragen zur Entstehung von Müdigkeit bei Audio- und Videokonferenzen bei, und wie können diese Faktoren minimiert oder bewältigt werden, um die Effizienz und das Wohlbefinden der TeilnehmerInnen zu verbessern?]]


Eines muss man der Coronakrise lassen. Sie hat die Digitalisierung vorangetrieben, als wären wir plötzlich in der Zukunf gelandet. Online kommunizieren? Völlig normal. Und Lockdown hin oder her, die Kommunikation im Netz wird bleiben. Umso wichtiger die Frage: Wie kommunizieren wir digital am besten? Worauf müssen wir achten, damit wir gehört, gesehen und vor allem verstanden werden?&nbsp;
[[Wie können wir die Wirksamkeit und Wirkung digitaler Kommunikation, insbesondere in virtuellen Meetings, verbessern, und welche bewährten Methoden und Anregungen haben sich in der Praxis als hilfreich erwiesen?]]
= Praxistipps für die erfolgreiche Online-Kommunikation =
<p dir="ltr">Klar, persönliche Kontakte sind durch nichts zu ersetzen, weil der Mensch als Ganzes wahrgenommen werden möchte. Doch mittlerweile sind digitale Meetings zum "new normal" geworden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Online-Meeting über Zoom oder ein Präsenzmeeting im Büro handelt, bestimmte Kommunikationsregeln gelten für alle Meetings. Virtuelle Meetings bringen jedoch zusätzliche Herausforderungen.&nbsp; <br></p>
<p dir="ltr">In dieser Lektion haben wir Methoden und Anregungen gesammelt, damit digitale Kommunikation (richtig) ankommt. Dabei greifen wir auf Tipps zurück, die sich in der Praxis bewährt haben.</p>
 
== Das Format ==
Wenn ganze Teams isoliert voneinander online arbeiten, finden Online-Meetings oft auch dann statt, wenn sie eigentlich nicht notwendig wären. So kommt zB eine Studie zu dem Schluss, dass 50 % aller Meetings unnötig sind. Eine andere schätzt, dass Arbeitgeber*innen dadurch 37 Milliarden Dollar pro Jahr verlieren. Bei der Remote-Arbeit nimmt die Anzahl der Meetings tendenziell noch mehr zu. Unnötige Meetings sind eine der größten Effektivitätsbremsen bei der Arbeit. Dabei braucht es oft zur Klärung einer kurzen Frage oder zum Einholen einer benötigten Info von einem Teammitglied nicht gleich einen Videocall. Eine knappe E-Mail, eine Nachricht im Teamchat oder ein kurzes Telefonat können hier wesentlich zielführender sein.&nbsp;
=== Tipp ===
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Die '''5-3 Regel '''besagt, dass eine Person maximal drei Stunden pro Tag in Meetings verbringen darf und mindestens fünf Stunden pro Tag konzentriert arbeiten können soll.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Bevor Sie ein virtuelles Meeting ansetzen, sollten Sie sichergehen, dass es den '''3&nbsp;Ds''' entspricht: Decisions, Debates und Discussions, also wichtige Entscheidungen, Debatten und Diskussionen. Wenn Sie nur ein Statusupdate senden oder eine kurze Frage stellen wollen, verwenden Sie hierzu lieber asynchrone Kommunikation, wie z.&nbsp;B. eine E‑Mail.</p>
 
=== Leseempfehlung ===
== Die Anzahl der Teilnehmenden  ==
===== '''Jeff Bezos lädt zu Meetings nur so viele Mitarbeiter*innen ein, dass alle von zwei Pizzen satt werden. <br>''' =====
<div><br></div>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Ab einer gewissen Anzahl von Teilnehmenden - ein guter Richtwert sind maximal acht - kann es chaotisch werden, denn nicht jede*r wird sich gleichermaßen einbringen können, da ansonsten Zeitlimits werden gesprengt werden. Für eine großen Teilnehmendenkreis, braucht es eine gut vorbereitete Moderation, die dafür sorgt, dass vereinbarte Regeln eingehalten werden. Das kann ein bestimmtes Zeitlimit für Wortbeiträge sein, oder eine Verteilung der Teilnehmenden in Break-Out-Rooms, in denen die dort erarbeiteten Themen dann wieder zur Diskussion zurück ins Plenum getragen werden. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Sich in einem Online-Meeting bemerkbar zu machen, ist nicht immer leicht. Hier kann es schon reichen, ein Zeichen zu vereinbaren, mit dem signalisiert wird, dass jemand sprechen möchte. Die gängigen Webkonferenztools ermöglichen es direkte Reaktionen zu senden - 👍 👏 😀 ✋. Wenn Vortragende und Moderator_innen darauf achten, das keine Wortmeldungen untergehen, ist mit einem simplen Werkzeug wie einer Handvoll Emojis schon viel gewonnen.<br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Bei Meetings mit vorrangigem Informationscharakter (zB Präsentationen oder Mitarbeiter_innen-Versammlungen), macht es Sinn die Fragen der Teilnehmenden im Chat zu sammeln. Zur Beantwortung dieser sollten in der Agenda bereits Zeitfenster festgelegt und kommuniziert werden. Hier empfiehlt es sich, eine weitere Person mit der Moderation des Chat-Kanals zu betrauen. Die gesammelten Fragen können dann entweder von der Moderation verlesen oder einzelne Teilnehmer_innen dazu aufgefordert werden, das Mikrofon zu aktiveren um sich direkt zu Wort zu melden.</p>
 
== Die Agenda ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Was zunächst als lästige Zusatzaufgabe angesehen werden kann, entpuppt sich schnell als unverzichtbarer Erfolgsfaktor. Meetings mit einer Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden versendet wird, führen in der Praxis zu effizienteren Besprechungen.</p>
<p>Die Punkte für die Agenda eines Online-Meetings, sollten frühzeitig eingeholt und vorab per E-Mail ausgesendet werden, um den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich gemäß der Zielsetzung bzw. mit bestimmten Fragen oder erwünschten Inputs, vorzubereiten. Auch muss vereinbart werden, wer die Moderation übernimmt und damit dafür zuständig ist, dass die Agenda auch eingehalten wird.</p>
<p>Es ist ratsam, sich auf eine überschaubare Anzahl an Agendapunkten (ein guter Richtwert sind +/-l sieben Punkte) zu beschränken, schließlich will niemand zwei Stunden in einem Call verbringen. Eine lange Agenda wirkt zudem entmutigend und wird oftmals gar nicht erst gelesen.</p>
 
== Die Länge ==
<div>''"In der Kürze liegt die Würze",'' ein altes Sprichwort, das auch oder gerade für neue Medien gilt. Untersuchungen haben nämlich ergeben, dass digitale Meetings unsere Konzentration extrem fordern und daher schneller zu Ermüdung führen. Je kompakter sie also abgehalten werden, desto besser. Soll heißen: Bitte auf das Wesentliche beschränken, schnell auf den Punkt kommen. Dazu am besten zuvor sich selbst folgende Fragen stellen: ''Was sind meine wichtigsten Kernbotschaften? Wie möchte ich sie rüberbringen?''<br></div>
<div><br></div>
<div>Vorab festgelegte und klar definierte Zeitblöcke für die einzelnen Agendapunkte, helfen die angesetzte Dauer des Meetings einzuhalten und verhindern das Abspringen von einzelnen Teilnehmenden. Wenn ein Meeting für eine Stunde angesetzt wird, könnte in den ersten zehn Minuten das Thema präsentiert werden. In den folgenden 30 Minuten könnte eine Diskussion zu den Vor- und Nachteilen der Idee stattfinden. Anschließend werden zehn Minuten lang Lösungsmöglichkeiten angedacht, bevor in den letzten zehn Minuten die konkreten Aufgaben verteilt und Deadlines festgelegt werden. Auf diese Art wird sichergestellt, dass die Teilnehmenden bis zum Schluss noch alle mit dabei sind. <br></div>
<div><br></div>
<div>Außerdem wichtig: Teilnehmende haben auch Folgetermine und können ein Meeting nicht immer ohne Konsequenzen überziehen.</div>
 
== Das Protokoll ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Ähnlich wie eine Agenda kann auch ein anschließendes Protokoll zunächst als lästiger Zusatzaufwand gesehen werden. In der Praxis entpuppt sich ein kurzes Gedächtnisprotkoll jedoch als mindestens genauso hilfreich. Das Protokoll soll die wichtigsten Beschlüsse festhalten und die relevanten Handlungsanweisungen nachvollziehbar dokumentieren. Dieser Aspekt soll keinesfalls ausufern, ein gelungenes Protokoll hält meist in Stichpunkten das Wichtigste fest, verwendet Namenskürzel anstelle von ausgeschriebenen Namen und hebt vereinbarte Deadlines heraus. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Außerdem sollte das Protokoll allen Teilnehmenden zugänglich gemacht werden - sei das nun in einer gemeinsam genutzten Notizbuch-App (z.B. OneNote) oder in einem Dokument das zentral bzw. in der Cloud abgelegt oder per E-Mail verschickt wird. Protokolle bringen Verbindlichkeit in die besprochenen Themen und unterstützen damit das Gelingen der vereinbarten Schritte.</p>
 
== Die Kulisse ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Bevor wir auf "Meetingraum betreten" klicken, müssen wir noch ein paar wesentliche Dinge beachten, denn: Ein gutes Setup ist die halbe Miete! <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">''Wie sieht meine Kulisse für die anderen Teilnehmenden aus? Lenkt sie ab? ''<br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Wäscheständer, prall gefüllte Bücherregale und unruhige künstlerische Gemälde oder Poster sind kein idealer Hintergrund. Auch die Geräuschkulisse sollte möglichst ruhig sein. Fehlt nur noch das Thema Licht. Wer die Möglichkeit hat, seinen Schreibtisch so zu platzieren, dass eine natürliche Lichtquelle das Gesicht erhellt, der sollte das unbedingt nutzen. Ansonsten unterstützen Lampen. <br>Aber Vorsicht: Die Lichtquelle sollte nie direkt in die Kamera leuchten. Dann gilt es nur noch, den Bildschirm so zu platzieren, dass die Kamera auf Augenhöhe ist. Wer auf den Laptop hinunterblickt, wirkt nicht nur herablassend, sondern zeigt vielleicht auch Nasenhaare oder Doppelkinn. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Ist die Kamera nahe am Gesicht platziert (also so, wie wir für gewöhnlich vorm Computer sitzen), dann gibt es eine wichtige Grundregel, um den Teilnehmenden Blickkontakt zu vermitteln: beim Sprechen in die Kamera schauen! <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Einfach ist das nicht, denn der Blick fällt dabei in ein kleines schwarzes Loch, im Augenwinkel müssen wir die Reaktionen der Teilnehmenden beobachten. Das durchzuhalten, fällt schwer. Einfacher ist es, die Kamera weiter weg zu platzieren. Hilfreich sind dabei externe Kameras, die direkt am Bildschirm befestigt werden und mehr Raumgefühl geben.</p>
 
== Präsentation starten und los! Oder doch besser nicht? ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Von einem kurzen Hallo, direkt zur Agenda überzugehen wird ein holpriger Start in das Online-Meeting werden. Für manche Teilnehmenden ist es vielleicht schon das dritte Meeting des Tages, andere haben zwar die Agenda gelesen aber nicht verstanden, was das Ziel der Besprechung sein soll. Hier gilt es Methoden einzusetzen, mit denen die Teilnehmenden aktiviert und abgeholt werden. Dazu eignen sich zB kurze Umfragen, ein Quiz (je nach Kontext) oder schlicht eine kurze Fragerunde. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Außerdem ist es ganz wichtig, den Teilnehmenden auch die Struktur des Meetings zu kommunizieren: Was kommt auf sie zu? Wie lange wird das Meeting dauern? Was wollen wir besprechen? Präsentationsunterlagen ins Spiel zu bringen ist immer gut, aber bitte keine Folienorgien! <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Was außerdem die Konzentration oben hält: Kurze Sätze, nachfragen und einzelne Themenpunkte zusammenfassen, um die Leute abzuholen. Wenn andere sprechen, hin und wieder nicken, das signalisiert: "Ich verstehe, was du sagst, und ich unterstütze das." <br></p>
 
== Show me your screen ==
Manches Meeting wird zur reinen Zeitverschwendung, wenn das geschilderte Problem oder die Änderungen auf der Website nicht live gezeigt werden können. Gängige Webkonferenztool bieten - oft umfangreiche – Features, um den eigenen Bildschirm zu teilen. Dazu gehörten oft mehrere Optionen, die festlegen WAS geteilt werden soll. Das kann eine bestimmtes geöffnetes Fenster (Präsentation, Video, Website, …) oder der gesamte Desktop sein. Wird der ganze Bildschirm geteilt, geschieht nämlich genau das, der gesamte Bildschirm wird für die Teilnehmer_innen sichtbar. Die Entscheidung was gezeigt werden soll, ist also mit Bedacht zu treffen.&nbsp;<p dir="ltr" style="text-align: left;">'''Dazu eine kleine Übung: '''<br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Minimieren Sie alle Programme, die gerade laufen und überlegen Sie, welche Informationen eine Teilnehmerin aus dieser Ansicht sammeln kann. Oder werfen Sie einen Blick auf Ihren Browser – welche Tabs haben Sie im Hintergrund geöffnet, welche Lesezeichen sind sichtbar?</p>
 
== Check-in, Check-up, Pausen ==
Online-Meetings werden oft anstrengender empfunden als Besprechungen in Präsenz. Die Aufmerksamkeit kann nachlassen, es kann passieren, dass Teilnehmer*innen verloren gehen. Um dem entgegenzuwirken, ist es sinnvoll Check-Ins, Check-Ups und Pausen zu definieren.&nbsp;
=== Check-in ===
Wenn die Teilnehmer*innen zu Beginn eines Meetings die Möglichkeit erhalten kurz zu berichten, was ihnen gerade Sorgen bereitet und an welchem Punkt sie aktuell gerade stehen, kann dies zu einem aktiveren Zuhören führen. Warum? Teilnehmende, die im Gedanken noch beim letzten Kund*innentermin hängen oder sich bereits um das pünktliche Abholen der Kinder aus dem Kindergarten sorgen, sind keine guten Zuhörer*innen. Damit kann ein Meetup schnell zu einer reinen Zeitverschwendung werden. Bekommen die Gesprächspartner*innen vorneweg jedoch die Möglichkeit kurz ihren Standpunkt zu schildern, werden sie abgeholt und finden sich leichter in das Thema des anstehenden Meetings ein.
=== Check-up ===
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Mit einem '''Check-Up''', können die Teilnehmden während des Meetings aktiviert und zurückgeholt werden, sowie offen gebliebene Fragen geklärt werden. Gut geeignet sind dazu zum Beispiel Abstimmungen bzw. Polls und der Einsatz von Whiteboards, die als bereits vorhandene oder erweiterbare Funktionalität mittlerweile Bestandteil der meisten gängigen Webkonferenztools sind. Das kann zum Beispiel sein:&nbsp;</p>
*eine Aktivierung, bei der die Teilnehmenden ihre Ideen gemeinsam auf dem digitalen Whiteboard sammeln sollen
*eine Interaktion, bei der sich die Teilnehmenden in Kleingruppen zu einer Thematik austauschen
*eine Fragerunde, bei der jede*r einmal drankommen oder im Chat etwas schreiben darf
*eine Stimmungsabfrage mit Abstimmungen bzw. Polls oder Smileys im Chat
*ein Medienwechsel, beispielsweise von PowerPoint zu Video <br>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Heitmann (2021) empfiehlt außerdem, dass im Online-Gespräch alle sieben Minuten eine Veränderung stattfindet. Die oben genannten Beispiele können dazu herangezogen werden.</p>
 
=== Pause(n) ===
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Ganz wichtig in Online-Meetings sind Pause. Die ermöglichen nämlich, dass sich die Teilnehmenden auch einbringen können. <br></p>
<p id="yui_3_18_1_1_1695932796980_338" dir="ltr" style="text-align: left;">Je nachdem, wie lang der gesamte Videocall dauert, sollten Sie nach 45 bis 60 Minuten die erste kurze Pause machen. Heitmann (2021) macht dabei immer sechseinhalb Minuten - einerseits weil es etwas ist, was die Teilnehmenden irritiert - das ist gut und bleibt im Kopf - und andererseits, weil fünf Minuten für Kaffeeholen und Hygienepause in der Regel schon stressig sind, zehn Minuten aber zu lang sind. Dann verfallen die Teilnehmenden ins E-Mail-Lesen und sind ganz woanders, wenn sie zurück in den Videocall kommen. Und weiteres zeigt Heitmann (2021) den Teilnehmenden damit: Es müssen nicht immer runde Zahlen sein, nur weil es Gewohnheit ist. Während der Pause teilt Heitmann (2021) ihren Bildschirm mit einer Stoppuhr: 00:06:30.</p>
Dauert der Onlinecall eine Stunde, können Sie entweder nach 30 Minuten eine kurze Unterbrechung machen oder das Gespräch durchziehen. Falls es sich um lang angelegte Konferenzen oder gar Ganztagsformate handelt, sollten Sie nach anderthalb Stunden mindestens 30 Minuten Pause einplanen. In den Pausen können die Teilnehmenden natürlich weiterhin Ideen erarbeiten oder sich in Kleingruppen austauschen, wenn sie möchten. Wichtig ist, dass sie dann aktiv sein und sich zurückziehen können. Am Monitor über lange Zeit präsent zu sein, mit eingeschalteter Webcam und ohne Rückzugsmöglichkeit, ist auf Dauer zu anstrengend.&nbsp;
== Webcam - ja oder nein? Beides!  ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Mit dem Bild sprechen wir den vielleicht wichtigsten Sinneskanal für den Austausch von Informationen an: das Auge. Alles, was wir über das Auge wahrnehmen, bleibt tiefer bei uns hängen und können wir besser abrufen. Eine bildliche Verknüpfung hilft unserem Gehirn, sich leichter an Dinge zu erinnern. Fehlt das Bild, kann nur schwer ein Lerneffekt entstehen. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Sobald das Thema mit mehr als vier Augen besprochen werden sollte, ist grundsätzlich eher zu einem Videocall zu raten. Außerdem wird mithilfe einer Webcam die Distanz zu unseren Gesprächspartner*innen überbrückt. Wenn alle die Webcam eingeschaltet haben, wird sichtbar, was die anderen machen: Schweifen sie mit den Gedanken ab? Sind die Hände auf der Tastatur, mit den Augen auf einem anderen Bildschirm - oder hören sie zu?&nbsp;</p>
Es wird immer wieder Personen geben, die sich weigern, ihre Webcam einzuschalten. Das kann nur schwer verhindert werden. Aber es schadet dem Gemeinschaftsgefühl und kann die Kommunikation verschlechtern. Hilfreich ist deshalb, vor dem Meeting ein paar Verhaltensregeln - z.B. einen Code of Honor - aufzustellen und die Teilnehmener_innen zu bitten, sich daran zu halten.
 
Manche Termine brauchen auch im Homeoffice kein Video - besonders diejenigen, die bisher telefonisch stattgefunden haben. Bedenken Sie, wie anstrengend es ist, den ganzen Tag lang über die Webcam zu kommunizieren. Hier gilt zu überlegen ob das Format Videocall für das Anliegen tatsächlich das Richtige ist? Folgende Fragen können bei der Entscheidung helfen:
*Gibt es mehrere Teilnehmende?
*Möchten Sie einen aktiven Austausch
*Geht es um einen kreativen Lösungs- oder Entwicklungsprozess?
*Möchten Sie Inhalte über eine Präsentation vermitteln?
*Möchten Sie eine emotionale Bindung aufbauen?
*Geht es um ein heikles Gesprächsthema, das besser in einem "persönlichen" Gespräch behandelt werden sollte?&nbsp;
<div>Ein Video ist kein Muss, wenn es sich um eine reine Informationsveranstaltung handelt. Wenn kein Austausch gewünscht ist, sollten die Teilnehmenden die Kamera auslassen.</div>
 
== Fortschritte teilen ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Wenn täglich miteinander über Chats und Videocalls kommuniziert wird, kann leicht der Eindruck entstehen, über das Geschehen im Unternehmen ausreichend Bescheid zu wissen. Oftmals sind die Kommunikationsflüsse jedoch sehr einseitig und am Ende des Arbeitstages weiß zwar die Projektmanagerin, was bei Person A oder B vorgeht, diese fühlt sich jedoch noch lange nicht als wichtiger Teil des großen Ganzen und hat noch konkrete Befürchtungen oder Fragen. Aus diesem Grund halten einige Remote-Teams ein wöchentliches Meeting ab, bei dem jede_r Mitarbeiter_in kurz erzählt, woran er diese Woche gearbeitet hat und welchen Nutzen dies für das Unternehmen stiftet. <br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Solche Besprechung haben nicht den unmittelbaren Nutzen einzelne Aufgaben zu koordinieren, sondern zielen darauf ab, das WIR-Gefühl im Team hoch zu halten und den Gemeinschaftsfaktor für die großen Unternehmensziele zu fördern. Fortschritte mit den Arbeitskolleg_innen zu teilen, fördert schließlich die gemeinsame Motivation.</p>
 
== Bewährte Eisbrecher ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Kennen Sie diese Situation auch? Sie nehmen an einem Online-Meeting mit drei weiteren Teilnehmer*innen teil. Zwei davon fehlen noch. Die Person, die anwesend ist, kennen Sie nur oberflächlich. Sie tauschen sich kurz über das Wetter aus - haben aber schnell keinen Gesprächsstoff mehr und schweigen sich verlegen an. Die Sekunden ziehen sich wie eine Ewigkeit. ''"Wo bleiben denn die anderen?",'' denken Sie sich, "''das wird langsam echt unangenehm. Hat die Person wirklich nichts mehr zu sagen? Aber gut, ich sage ja auch nichts." ''<br></p>
<p dir="ltr" style="text-align: left;">In virtuellen Gesprächen braucht es mehr Zeit, um eine positve Atmosphäre und ein gutes Miteinander zu schaffen. Investiert man diese, wird es letztlich einfacher und schneller ans Ziel zu kommen.</p>
 
== Zeit finden für Smalltalk ==
<p dir="ltr">Was passiert bei einem Offline-Meeting? Die Teilnehmenden kommen in den Raum, werden begrüßt und es findet ein kurzer Small Talk und Austausch statt. Warum? Weil wir damit Interesse an den Personen zeigen und ihnen Wertschätzung entgegenbringen. Warum sollte das online anders sein? Es ist sogar noch wichtiger! <br></p>
<p dir="ltr">Online gilt es, die emotionale Distanz so gut wie möglich zu überbrücken - mit allen Mitteln, die uns zur Verfügung stehen. Auch mit Small Talk bauen Sie eine Verbindung mit den digital Anwesenden auf. Nehmen Sie sich immer die Zeit, alle Beteiligten mit ihrem Namen zu begrüßen. Stellen Sie kurze und einfache Fragen oder machen Sie knappe Aussagen, wie zum Beispiel:</p>
*''Wie geht's?''
*''Hat alles gut geklappt mit dem Einloggen?''
*''Ah, Erich ist auch da, wie schön! Herzlich willkommen.&nbsp; ''<br>
<p dir="ltr">Insbesondere wenn es weniger Teilnehmer*innen sind, können für den einleitenden Small Talk auch folgende Dinge angesprochen werden:</p>
*''"Ich war beindruckt von Ihrer E-Mail heute Morgen um 6 Uhr. Sind Sie ein_e Frühaufsteher_in?"''
*''"Das ist ein schönes Bild bei Ihnen an der Wand. Ist das Ihr Hund?"''
 
== Die liebe Technik ==
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Die Praxis zeigt, dass in Meetings oft viel Zeit verloren geht, weil es „technische Probleme“ gibt. Besonders wenn jemand virtuelles Neuland betritt, kann es zu nervenaufreibenden Situationen, schlimmstenfalls zu Konflikten, kommen. Wird der Technik und deren Nutzung in der Vorbereitung Beachtung geschenkt, ist schon viel gewonnen. <br></p>
 
=== Machen Sie sich mit der Software vertraut! ===
<p dir="ltr" style="text-align: left;">Egal welches Webkonferenztool zum Einsatz kommt, sich Zeit zu nehmen um sich damit vertraut zu machen, lohnt sich. Oft werden dazu von den Herstellern (Video)Tutorials angeboten oder es gibt entsprechende Schulungen in den Unternehmen. Manchmal reicht auch ein gemeinsamer virtueller Kaffee mit jemandem aus dem Team, um eine Funktion (wie eröffne ich einen Break-Out Room?) direkt auszuprobieren oder eine Einstellung (wird die richtige Webcam angesprochen?) zu testen. In MS Teams gibt es auch einen eigenen Kanal in dem Funktionen ausprobiert bzw. auch getestet werden können.<br></p>
 
=== Behalten Sie den Überblick über Ihre Geräte <br> ===
<p>In den meisten mobilen Geräte sind Mikrofon und Webcam mittlerweile integraler Bestandteil. Ein Webkonferenztool wird diese automatisch erkennen und nutzen. „Wir können dich nicht hören“ bleibt jedoch ein Satz, der häufig während Meetings fällt. Genauso häufig wurde einfach vergessen ein stummgeschaltetes Mikro wieder zu aktivieren. Oder es wurde eine Einstellung falls gesetzt. Hier hilft es schon sich damit vertraut zu machen welche Optionen das Menü des Webkonferenztools überhaupt hergibt und wo diese zu finden sind. <br></p>
 
=== Halten Sie einen Notfallplan parat ===
<p>Überlegen Sie rechtzeitig wie Sie bei technischen Problemen vorgehen und kommunizieren Sie Ihr Ausweichszenario auch an die Teilnehmer_innen: Wie gehen wir vor, wenn es wider Erwarten zu technischen Problemen kommt, etwa wenn die Verbindungsqualität start eingeschränkt ist? Warten oder stoppen? Gibt es einen anderen virtuellen Raum, in den ausgewichen werden kann? Ist es zielführend minutenlang zu warten, während die Moderation versucht, einer Teilnehmerin mit der Technik zu helfen?</p>
<p>Als gute '''Faustregel '''gilt: Wenn ein Problem nach drei bis fünf Minuten noch nicht behoben werden konnte, lösen Sie sich von dem Problem. <br></p>
<p>Funktioniert das Mikrofon bei einem_einer Teilnehmer_in nicht? Dann kann diese_r auf den Chat ausweichen oder (wenn möglich) per Telefon zugeschalten werden.<br></p>
<p>Ist die Dateigröße der Präsentation zu groß und friert ein oder verlangsamt die Verbindung? Gerade in Powerpoint sind nur wenige Schritte notwendig um den Foliensatz webgerecht zu verkleinern.<br></p>
<p>Haben Sie übersehen, dass für Ihre Meetingsoftware gerade ein Wartungsfenster läuft, und deshalb alle Server down sind? Hier ist es hilfreich, schon zuvor zu wissen, wohin im Notfall ausgewichen werden kann.</p>
<p>Es sind zwar alle Teilnehmer_innen anwesend, aber der Ton ist verzögert, abgehakt oder funktioniert gar nicht? Manchmal wird es nicht anders gehen, als das Meeting zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.<br></p>
 
= Müdigkeitsfaktoren von Videokonferenzen =
<div class="no-overflow"><div>Videokonferenzen machen müde, wesentlich müder als ein direktes Gespräch: Diese Erfahrung haben viele im Zuge der COVID-19 Pandemie machen müssen. Doch warum haben Videokonferenzen diesen Effekt? Und, wichtiger noch, was kann man dagegen tun?</div>
 
== Müdigkeitsfaktor I: fehlende Interaktion<br> ==
Nicht zu wissen, was das Gegenüber gerade fühlt, denkt oder macht, ist ein wesentlicher Ermüdungsfaktor. Wie psychologische Forschungen unter anderem an der Universitätsklinik Zürich gezeigt haben, sind Menschen darauf angewiesen, die Mimik ihres Gegenübers nachzuahmen, um Gefühle richtig zu deuten. Subtilste Bewegungen unserer Gesichtsmuskulatur lassen uns erst verstehen, was wir sehen.
 
Dieser Erkenntnisprozess wird durch technische Artefakte und schlechte Datenübertragung behindert. Das Wort wird von der Mimik getrennt, Gesichter frieren ein, Stimmen stottern zuweilen und Verbindungen brechen ab. Was als Interaktion gedacht war, wird zum Monolog.
 
Zumindest gegen den technisch bedingten Anteil an der Ermüdung gibt es ein Mittel: bessere Technik. Das virtuelle Arbeiten und Lernen steht und fällt mit der technischen Ausstattung: Angefangen vom Breitbandzugang bis zu geschultem Personal und der technischen Ausstattung braucht das virtuelle Arbeiten und Lernen entsprechende Ressourcen. Sobald die Technik nicht mitspielt, wird es per se anstrengend.
== Müdigkeitsfaktor II: fehlende Abwechslung ==
Eine Videokonferenz, die zur Einwegkommunikation wird, ist ein Perpetuum mobile der fortschreitenden Ermüdung. Menschen brauchen Interaktion. Bildschirmarbeit, das wissen wir aus der Motivationsforschung, macht prinzipiell müde. Unsere Augen können nicht umherschweifen, wir müssen den Bildschirm fokussieren, um den Inhalten folgen zu können. Auf diese Weise entsteht eine reizarme Arbeits- und Lernumgebung. Daher ist es empfehlenswert, in Online-Settings, nicht nur wesentlich mehr Pausen zu machen, als sie es üblicherweise tun würden, sondern auch, kontinuierlich Feedback einzuholen.
== Müdigkeitsfaktor III: fehlende Spontanität ==
In einer Videokonferenz kann nur passieren, was zuvor geplant wurde – ein Umstand, der seinerseits ein weiteres Scherflein zur Müdigkeit beiträgt. Es gibt nur den Austausch, den man explizit zu einem definierten Thema vereinbart hat. Selbst Breakoutsessions sind geplant. In Videokonferenz-Settings gibt es keine echte Spontaneität. Vorhersagbarkeit ist tendenziell langweilig und ergo ermüdend.
 
Findet das virtuelle Arbeiten und Lernen noch dazu ausschließlich online statt, fehlt auch noch das berühmte Gespräch am Gang, in der Mensa oder bei der Kaffeemaschine, bei dem ungeplant und unvorhergesehen von einem Thema zum nächsten gewechselt wird. Für Online-Settings gibt es keine etablierten sozialen Regeln, die das ermöglichen können. Es ist insgesamt ein extrem statisches Gefüge. Das unterstützende Miteinander entsteht vor allem in den Pausen. Fallen die Pausen weg, befördert das die Ermüdung. Als Gegenmittel hilft: online informelles Zusammensein ermöglichen.</div>
 
== Müdigkeitsfaktor IV: fehlende Unterstützung ==
Mit den sozialen Kontakten gehen in der – reinen – Online-Lehre nicht nur Autonomie und, Spontaneität, sondern auch gegenseitige Unterstützung verloren – und damit schwinden Interesse und Motivation. Man geht nicht gemeinsam essen, es gibt keine informellen fachlichen Gespräche. Und ergänzt: Das soziale Leben, das offline stattfindet, kann man online nicht kompensieren.
 
Die meist scheiternden Kompensationsversuche sind anstrengend: Das virtuelle Arbeiten und Lernen auf Distanz verlangt Kompetenzen. Virtuelles Arbeiten und Lernen heißt im Wesentlichen, sich selbst anzuleiten, zu regulieren, sich dabei zugleich selbst zu überwachen und vor allem, sich permanent selbst zu motivieren. Manchen gelingt das besser als anderen.
= Missverständnisse =
<div>In der Erzählung "Der kleine Prinz" von Antoine de Saint-Exupéry sagt der Fuchs überaus treffen zum kleinen Prinzen: ''"Die Sprache ist die Quelle der Missverständnisse."'' <br></div>
<div><br></div>
<div>Schon in der analogen Kommunikation kommt es zu Missverständnissen: Eine Botschaft ist anders gemeint, als sie verstanden wird, beide Kommunikationsteilnehmer*innen glauben, auf dem richtigen Weg zu sein - und irgendwann "knallt" es, weil sie die ganze Zeit aneinander vorbeigeredet und -gehandelt haben. In der digitalen Welt potenziert sich dieses Phänomen. <br></div>
<div><br></div>
<div>Online entstehen Missverständnisse wesentlich schneller. Das beginnt schon bei der E-Mail-Kommunikation. Ist es Ihnen auch schon einmal so ergangen, dass Sie eine E-Mail gelesen haben und nicht deuten konnten, was die sendende Person damit gemeint hat? Das liegt einerseits sicher an der deutschen Sprache (das Gegenteil von um''fahren'' ist ''um''fahren). Andererseits kann die schriftliche Kommunikation den sprachlichen Ausdruck von Emotionen auch nicht gut übermitteln - Emojis hin oder her. <br></div>
<div><br></div>
<div>In der gesprochenen digitalen Kommunikation per Video kommt es vermehrt zu Missverständnissen - unter anderem aus den oben geannten Gründen: reduzierte Wahrnehmungskanäle, fehlende soziale Beeinflussung und fehlendes Feedback. Je weniger soziale Signale wir auffangen können, desto mehr Raum für Fehlinterpretationen öffnet sich. So kann geäußerte Kritik als viel stärker empfunden werden, als sie gemeint war - weil beispielsweise die freundschaftliche Hand auf der Schulter dabei gefehlt hat, die signalisiert: ''"Das ist eine gut gemeinte, konstruktive Kritik, die ich dir ans Herz legen möchte." ''So etwas kann eine ganze Verkettung negativer Ereignisse in Gang bringen, die nachhaltig die Zusammenarbeit im Team gefährdet: Die kritisierte Person fühlt sich von der Kritik nicht motiviert, sondern schlechter als zuvor. Da sie im Homeoffice sitzt, sehen die Teammitglieder nicht, dass die Person den ganzen Tag betrübt ist und nicht mehr fokussiert arbeitet. Was mit einem gemeinsamen Plaudergang zur Kaffeemaschine in wenigen Minuten geklärt wäre, kann online zu einer anhaltenden Verschlechterung des Arbeitsflusses beitragen. <br></div>
<div><br></div>
<div>Quelle: Heitmann, Andrea: Online-Meetings, die Begeistern! Digitale Rhetorik mit Spaß und Struktur</div>
 
== Missverständnissen vorbeugen ==
<p dir="ltr">Im Folgenden haben wir ein paar Ideen gesammelt, von denen wir glauben, dass sie hilfreich sind, um Missverständnissen vorzubeugen. Ganz ausschließen kann man sie allerdings dadurch nicht:<br></p>
<p dir="ltr"><br></p>
<p>'''Zeit fürs Kennenlernen:&nbsp;'''Vor der virtuellen geschriebenen Kommunikation sollte die virtuelle telefonische Kommunikation mit Video kommen. So kann man Kolleg*innen auch virtuell wirklich gut kennen- und einschätzen lernen. Sobald eine gewisse (Vertrauens)Basis da ist, wird auch die geschriebene virtuelle Kommunikation besser funktionieren. Bei vielen virtuellen Teams haben sich die Mitglieder vorher (im analogen Arbeitsmodus) persönlich kennengelernt, bevor sie in die virtuelle Welt eingetaucht sind. Sollte man jedoch nie in die Gelegenheit kommen, die Kolleg*innen persönlich kennenzulernen (wegen Entfernung), wird ein aktiver Vertrauensaufbau empfohlen, der beispielsweise durch regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen (siehe Türchen 1) aufgebaut werden kann.&nbsp;<br></p>
<p>'''Regelmäßige Abstimmungen:&nbsp;'''Regelmäßige Abstimmungsrunden (Jour Fixe, "Dailys", udgl.) zum Fertigstellungsgrad, geänderten Anforderungen, ... sind wichtig. Zum Beispiel kann man sich jeden Morgen für ein kurzes virtuelles "Daily" treffen, um die unterschiedlichen (Projekt)statuse zu berichten, Teaminterne und Teamübergreifende Themen und Termin-Blocker/Überschneidungen zu besprechen. So ist man immer up to date, was bei den anderen los ist. Außerdem kann, wenn Zeit ist, auch noch kurz "privat" geplaudert werden ("Flurfunk").</p>
<p>'''Dokumentation/Memos''': Am Ende einer Nachricht wiederholen bzw. zusammenfassen, was besprochen wurde, damit man sichergehen kann, dass man alles richtig verstanden hat. Wenn man sich verbal (Telefon, Teams, etc.) abstimmt, dann die getroffenen Entscheidungen bei Projekten, Gruppenarbeiten oder Vereinbarungen schriftlich via Chat oder Email (Memo) zusammenfassen und um Berichtigung/Ergänzung ersuchen, um zu klären, falls etwas nicht so im virtuellen Raum festgelegt wurde. Das kurze Memo oder Protokoll bei Bedarf am Anfang des nächsten Meetings wieder mit den Kolleg*innen durchgehen. Ebenso empfehlenswert: Eine ausführliche Dokumentation von Anforderungen und Ergebnissen.&nbsp;<br></p>
<p>'''Eigene Kommunikation für sich selber "kritisch lesen":&nbsp;'''Mehrmals eine Nachricht durchlesen, bevor man sie abschickt, um herauszufinden, ob man sie auch anders verstehen kann. Wenn man beim Schreiben einer Mail oder Nachricht drauf kommt, dass es vielleicht besser ist, die Person anzurufen, dann auf das eigene Gefühl vertrauen und lieber zum Hörer greifen.</p>
<p>'''Videotelefonate bevorzugen:'''&nbsp;Videocalls oder Anrufe anstatt E-Mails und Textnachrichten. Wenn etwas unklar ist, das Kommunizierte in eigenen Worten noch einmal wiedergeben und nachfragen, ob es richtig verstanden wurde. Falls man selbst mitbekommt, dass das Gegenüber es vielleicht falsch aufgenommen hat, dann gleich versuchen, das Gesagte in anderen Worten noch einmal zu erklären.&nbsp;<br></p>
<p>'''Einwandfreie technische Infrastruktur zum Kollaborieren:'''&nbsp;Gut funktionierende Kanäle für die virtuelle Zusammenarbeit bzw. das virtuelle Lernen wählen. Außerdem sollten sich auch alle Beteiligten gut damit auskennen.</p>
<p>'''Gemeinsame Dokumentenbearbeitung:'''&nbsp;Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten via Google Docs, O365 Word, etc.</p>
<p>'''Klare Kommunikation:'''&nbsp;Klare und gezielte Fragen stellen. Antworten wiederholen, um festzustellen, ob alles richtig verstanden wurde.&nbsp;<br></p>
<p>'''Höchstmögliche Präzision:'''&nbsp;Exakte Angaben für Sitzungen, Zeit, Handlungsanweisungen, etc. festlegen.</p>
<p>'''Rollen bzw. Aufgaben- und Verantwortungsbereiche klar definieren:'''&nbsp;So wie das auch bei analogen Teams schon der Fall sein sollte.</p>
<p>'''Erreichbarkeit festlegen:&nbsp;'''Wer kann, wann, wem schreiben/anrufen. Das ist wichtig, denn nicht alle haben die gleichen Arbeitenzeiten und -rhythmen. Manche arbeiten zB täglich von 7:15 Uhr bis ca. 16:15 Uhr, andere schon 5 Uhr morgens oder erst abends. Die anderen sollten die Arbeitszeiten der Einzelnen kennen oder wissen, wo sie nachschauen können (Zeiterfassung, Teams, geteilte Kalender, ...).<br></p>
*<u>Beispiel FernFH:</u>&nbsp;Bei uns gibt es ein hauseigenes Zeiterfassungs- und Kommunikationstool (Teams). Darüber kann man bei jeder*m sehen, ob er*sie gerade arbeitet, online ist oder nicht. Wenn man in Terminen oder Telefonaten ist, wird dies auch angezeigt. Zudem hat man die Möglichkeit anzugeben, dass man gerade nicht gestört werden möchte.<br><br>
*<u>Studierenden-Beispiel:</u>&nbsp;Wir haben im Team die Regelung, dass unsere Termine nach dem "Daily" um 9:00 Uhr starten und nur bis 17:00 Uhr eingestellt werden. Wer danach und davor arbeiten möchte, kann dies tun.&nbsp;<br>
<p>'''Visualisierungen:'''&nbsp;Wie Screenshots, Diagramme, etc., da diese vieles oftmals leichter verständlich machen.</p>
<p>'''Emoticons:'''&nbsp;Wenn es angemessen ist, dann ggf. Emoticons verwenden, um die Kernaussage zu unterstreichen.</p>
<p>'''Nutzung von Score Cards''': Um einen optischen Eindruck über den Fortschritt/Zustand zu kommunizieren. Das hilft gelegentlich den Fokus auf gerade relevante Unregelmäßigkeiten zu lenken.</p>
<p>'''Allgemein gültige Regeln der Kommunikation befolgen:&nbsp;'''Ausreden lassen, zuhören, keinen Druck aufbauen, nachfragen, Feedback einholen und mit konstruktivem Feedback reagieren.</p>
 
== Konfliktlösung ==
<div>Missverständnisse und Mutmaßungen können eine entscheidende Ursache für Konflikte in virtuellen Umgebungen sein.&nbsp;<br></div>
<div><br></div>
<div>Mit ein paar Tricks können Sie Konflikte erfolgreich lösen:</div>
<div>
 
*'''Telefonieren Sie&nbsp;'''anstatt eine E-Mail zu schreiben, denn Mails können zu unpersönlich und zu ungenau sein, um hilfreich zu sein.&nbsp;<br>
*Nutzen Sie ein paar&nbsp;'''Techniken aus der Mediation''', wie beispielsweise den Satz,&nbsp;''"Ich verstehe"''&nbsp;oder wiederholen Sie und formulieren Sie um, was Ihnen der andere mitteilt. Damit bleiben Sie beim Thema, statt in eine wilde emotionale Diskussion abzudriften, die meistens unproduktiv ist.
*'''Bleiben Sie bei den Fakten'''. Wenn Sie es schaffen, durch die Emotionen hindurch zur Ursache des Konfliktes vorzustoßen, finden Sie leichter eine Lösung.&nbsp;
*<div><p dir="ltr">'''Clear-the-air-Meetings:''' Besonders im Startup-Bereich haben sich regelmäßige Clear-the-air-Meetings etabliert, bei denen zB einmal im Monat Konflikte und belastende Situationen offen angesprochen und mit Hilfe eines externen Kommunikationscoaches aufgearbeitet werden können. Solche Meetings lassen sich auch virtuell über Videotelefonie bewerkstelligen. Beispielsweise kann die Methode der gewaltfreien Kommunikation ein valider Ansatz sein, auch im Arbeitsalltag die Perspektive der Kolleg*innen nachvollziehen zu können und so kritische Situationen direkt anzusprechen und auszuräumen.</p></div>
<div>Als Online-Moderator_in eines virtuellen Lernsettings oder als Teamleiter_in/Manager_in eines virtuellen Teams tragen Sie dafür Sorge, dass es zu keiner negativen Stimmung kommt und dass Missverständnisse rasch zur Zufriedenheit aller geklärt werden. Auch bei kleinen technischen Problemen, mit denen einfach zu rechnen ist, ist der/die Online-Moderator_in in virtuellen Lernsettings oder der Teamleiter_in/Manager_in eines virtuellen Teams in der Regel die erste Person, die Hilfe leistet.</div>
 
== Konsequenzen ziehen ==
<p>'''Aufgaben nicht erbracht?''' <br>Reagieren Sie mit Verständnis auf Kolleg_innen, die unter Druck stehen und ihre Beiträge nicht zeitgerecht einreichen können. <br><br>Falls eine solche Situation aber öfters auftritt und die Arbeit behindert, ist es nötig, freundlich, aber bestimmt an die Abgabetermine zu erinnern. Bei ständiger Nichteinhaltung von Terminen sollten Sie sich Konsequenzen überlegen.<br><br>Für das virtuelle Lernen gilt zudem: Sollte das Ziel oder die Mindestanforderungen von einzelnen Lernenden nicht erreicht worden sein, könnte bedeuten, dass Ersatzleistungen erbracht werden müssen.</p>
<div>'''<br>Schlechte Stimmung? '''</div>Fällt eine Person in der Lerngruppe/im virtuellen Team besonders intensiv störend auf und behindert die Arbeitsfähigkeit aller nachhaltig, versuchen Sie die Gründe dafür zu erfahren. Möglicherweise herrscht aufgrund von Über- oder Unterforderung Unzufriedenheit. Verhindern Sie jedenfalls, dass sich der Unmut auf die anderen überträgt.<br><br>Falls sich keine gemeinsame Lösung mit Unzufriedenen oder Störenden herbeiführen lässt, besprechen Sie die Konsequenzen. Hier empfiehlt es sich das direkte Gespräch zu suchen. Solche Situationen sind unangenehm und unerfreulich und können im Ernstfall bis zum Ausschluss von der Störenden/Kündigung führen. Im virtuellen Lernsetting reicht manchmal aber auch ein offizielles Email an den Teilnehmenden.
= Breakout-Rooms =
<p>Seit der COVID-19 Pandemie ist das Arbeiten in Breakout-Rooms im Online-Setting beliebter denn je. An dieser Stelle möchten wir Ihnen zur Nutzung von Breakout-Rooms noch einige Hinweise geben, damit alles reibungslos abläuft und die Arbeitsaufträge erfolgreich ausgeführt werden können. <br></p>
*'''Vorbereitung:''' In manchen Videokonferenzsystemen können Sie die Gruppenräume vorbereiten. Dabei können Sie den Räumen auch besondere Namen geben. Das ist insbesondere dann eine schöne Sache, wenn Sie bereits in der Einladung/Agenda ein bestimmtes Thema ausgewählt haben. Überlegen Sie sich außerdem, ob Sie eine fest Gruppenkonstellation haben oder die Gruppen per Zufall vom System verteilen lassen möchten.<br><br>
*'''Zeit: '''Wie lange haben die Teilnehmenden, um die Arbeitsaufträge in den Gruppen fertigzustellen? Rechnen Sie unbedingt Pufferzeit dazu, da es in der Regel etwas dauert, bis alle im Gruppenraum angekommen sind. Geben Sie den Teilnehmenden am besten einen voreingestellten Timer mit (zB[https://e.ggtimer.com/ https://e.ggtimer.com/]). Nicht alle Systeme bieten die Möglichkeit, eine fixe Dauer für Gruppenräume einzugeben, nach der die Teilnehmenden dann automatisch in den Hauptraum zurückgeholt werden.<br><br>
*'''Arbeitsauftrag: '''Halten Sie die Arbeitsaufträge am besten schriftlich fest. Teilen Sie diese mit den Teilnehmenden im Chat. Wenn die Teilnehmenden für die Bearbeitung gewisse Unterlagen oder Links brauchen, müssen sie vorab wissen, wie sie an die Dokumente und Informationen kommen. Teilen Sie sie im Idealfall auch nochmal im Chat und sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden in den Gruppenräumen ebenfalls auf die Arbeitsaufträge zugreifen können. Wenn sie im Hauptraum geteilt wurden, müssen sie kopiert und in den Gruppenräumen eingefügt werden. Wenn im Anschluss die Ergebnisse aus der Gruppe vorgestellt werden sollen, muss auch das vorab klar sein. Die Gruppe bekommt dann die Aufgabe, jemanden zu bestimmen, der im Plenum die Ergebnisse den anderen Gruppen erklärt.<br><br>
*'''Schwierigkeiten vermeiden:''' Bereiten Sie die Teilnehmenden darauf vor, was passiert, sobald Sie die Gruppenräume aktiviert haben. Sie werden im wahrsten Sinne "gebeamt". Für Personen, die das nicht kennen, kann es ungewohnt sein, dass sich auf ihrem Bildschirm etwas tut und sie keine Handhabe haben. Informieren Sie die Teilnehmenden, wie sie Sie erreichen können, falls etwas schiefläuft. Sagen Sie den Teilnehmenden, ob sie selbstständig nach ABlauf der Zeit in den Hauptraum zurückkommen sollen - und wie das geht - oder ob sie automatisch vom System wieder in den Hauptraum geholt werden. <br><br>
*'''Reihenfolge:''' In dem Gruppenraum selbst herrscht oft Scheu, wer als Erstes spricht und wer die Führung übernimmt. Legen Sie deshalb zum Beispiel vorab pro Gruppe eine Person fest, die die Moderationsfunktion übernimmt. Alternativ können Sie als Anreiz geben, dass im Gruppenraum die Reihenfolge durch die alphabetische Reihenfolge der Vornamen festgelegt wird.<br><br>
*'''Kontrolle: '''Gehen Sie, wenn möglich, in jeden Gruppenraum persönlich rein und überprüfen Sie nochmals, ob die Arbeitsaufträge klar sind, ob die Gruppe bereits in Aktion ist und ob noch Hilfestellung oder Unterstützung mit den Tools erforderlich ist. <br>
Quelle: Online-Meetings, die begeistern! von Andrea Heitmann
= Beziehungen pflegen =
<p dir="ltr">'''''"Beziehungen pflegen geht immer noch am besten, wenn man die Tasse Kaffee der Kolleg*innen nicht nur auf dem Monitor sieht, sondern auch den Geruch in der Nase hat."'''''</p>
<p dir="ltr">'''''"Fremde nehmen sich mehr Zeit, sich kennenzulernen, und bauen dabei schon ein Regelwerk für die Zusammenarbeit auf."'''''<br></p>
<p dir="ltr">In der Computer-vermittelten Kommunikation ist eine gute Beziehung zwischen den Interagierenden maßgeblich für den Erfolg. Trotz fehlender persönlicher Präsenz sollte Lernen und Arbeiten weiterhin als ein Lebensraum erfahren, der den Beteiligten ein soziales Miteinander ermöglicht. <br></p>
<p id="yui_3_18_1_1_1695933205853_279" dir="ltr">Dabei gibt es nicht einen richtigen Weg. In dieser Lektion haben wir Methoden, Übungen und Anregungen gesammelt, die sich in der Praxis bewährt haben. Diese Methodensammlung bietet Ihnen als virtuell Arbeitende_r bzw. Lernende_r niedrigschwellige Unterstützung in der Beziehungspflege und eröffnet kreative Kommunikationswege.</p>
 
== Soziale Aspekte ==
Das virtuelle Arbeiten und Lernen läuft oft als einzelner, als individueller, selbstgesteuerter Prozess ab. Dies ermöglicht eine intensive Auseinandersetzung mit den Inhalten und die Einhaltung eines individuellen Plans bezüglich Zeit, Ort, Tempo und anderer persönlicher Bedürfnisse.
 
Kommunikationswerkzeuge ermöglichen allerdings auch Lern-/Arbeitspartnerschaften. Zwei Lernende/Arbeitende schließen sich zu einem Team zusammen. Vorteile dabei sind die gleichberechtigte Kooperation - und dadurch gesteigerte Intensität beim Erarbeiten von Informationen - und gemeinsames Bewältigen von Aufgaben.


Im virtuellen Lernraum gibt es zusätzlich die Möglichkeit der Gruppenarbeit. Kleingruppen eignen sich für ein überschaubares, arbeitsteiliges Vorgehen, erfordern dafür aber auch ein gewisses Maß an Koordination. Kleingruppen werden zur Erarbeitung von Informationen und zur Bearbeitung von umfangreicheren Aufgaben eingesetzt und sorgen oftmals für einen regen Informationsaustausch innerhalb der Gruppe. Ist von Gruppenbetreuung die Rede, bezieht sich das meist auf die übliche Form einer Arbeit in Kleingruppen.&nbsp;
[[In virtuellen Meetings stellt sich oft die Frage: Webcam einschalten oder ausschalten? Welche Faktoren sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden, ob die Webcam aktiviert werden soll oder nicht?]]
== Gender / Diversity ==
Wenn sich die Lerngruppen- oder Teammitglieder als unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund kennen und respektieren lernen, und die Gruppe/das Team ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt hat, werden sie die Erfahrung machen, dass die Arbeit mit so verschiedenen Menschen sehr befriedigend sein kann. Immerhin soll virtuelles Arbeiten und Lernen auch Spaß machen und soziales Miteinander fördern.<br><br>Gemäß den in aller Welt gültigen Spielregeln, den Menschenrechten, sollte im täglichen Leben - und auch bei der virtuellen Zusammenarbeit - gelten: Jeder Mensch hat die gleichen Rechte. <br><br>Oder, wie Immanuel Kant schon gesagt hat:'' Menschen dürfen nicht als Sache behandelt werden. ''<br><br>Die Aufgabe von Online-Moderator_innen/Lehrenden und Teamleiter_innen/Manager_innen ist es auch, dafür zu sorgen, dass die Lernenden/die Teammitglieder miteinander respektvoll umgehen. Bei Missverständnissen, die auftreten könnten, sollte daher am besten nachgefragt werden. Machen Sie sich und den Lernenden/Ihrem Team klar, dass man seine/ihre Meinung niemandem aufzwingen kann. Nur inhaltliche Fakten sind richtig oder falsch; Meinungen, Einstellungen und Werte sind immer subjektiv. <br><br>Bemühen Sie sich im Online-Raum außerdem um geschlechtsneutrale Formulierungen.&nbsp;
== Interkulturelle Aspekte ==
Interkulturelle Aspekte beschränken sich nicht nur auf Menschen, die aus unterschiedlichen Kulturkreisen oder Ländern kommen. Schon die unterschiedliche Erfahrung mit dem Lernen sowie dem Arbeiten und die verschiedene Herangehensweisen an digitale Medien schaffen eine Differenzierung. Unterschiedliche Ausbildungshintergründe und berufliche Tätigkeiten führen zu einem kulturellen Identitätsbewusstsein.


Grundsätzlich sollte jede/r interkulturellen Aspekten gegenüber aufmerksam sein, sie bewusst beobachten und berücksichtigen. Es kann sein, dass besonders Online-Moderator_in/Lehrende und Teamleiter_innen/Manager_innen große Unterschiede durch Fingerspitzengefühl und mithilfe einer gewissen Bereitschaft auf Seiten der Beteiligten überwinden können. Manchmal bringen die besonderen Sichtweisen aber auch eine zusätzliche positive Dynamik in den Ablauf.
[[Wie können Missverständnissen und Kommunikationsproblemen in virtuellen Arbeitsumgebungen effektiv vorgebeugt werden, und welche bewährten Praktiken oder Strategien sind dabei besonders hilfreich?]]


Die aufgeschlossene Begegnung mit Menschen anderer Herkunft (Herkunft im Sinne von Alter, Region, Religion, Beruf, Ausbildung, Lebenssituation, ...) kann zu spannenden Dialogen und Austausch führen. Eine kulturell unterschiedliche virtuelle Lerngruppe bzw. Team ist oft mit Offenheit und Neugier dabei und lernt so nicht nur zum inhaltlichen Thema, sondern auch etwas über den anderen.
[[Welche bewährten Strategien und Tricks können dazu beitragen, Missverständnisse und Konflikte in virtuellen Umgebungen erfolgreich zu lösen und ein reibungsloses Zusammenarbeiten zu fördern?]]
== Kontaktaufbau ==
<p dir="ltr">Im virtuellen Raum ist es wichtig, dass sich niemand alleinegelassen fühlt. Signalisieren Sie deshalb, besonders als Online-Moderator*in oder Teamleiter*in/Manager*in, immer: ''"Ich/Wir bin/sind für euch da!" ''<br></p>
<p dir="ltr">Folgende Wege der Kommunikation können Sie dafür nutzen:</p>
*Mit Ihren Lernenden/Mitarbeiter_innen über Chatprogramme und -apps Nachrichten schreiben, auch unabhängig vom reinen Unterrichtsinhalt/Job. Teilen Sie sich im Team feste Ansprechpersonen für bestimmte Angelegenheiten zu, damit alle wissen, an wen Sie sich bei Fragen und Problemen wenden können. <br>
*Bei Sprachbarrieren im Kontakt mittels eines Übersetzungsprogramms mit Sprachausgabe über ein zweites Gerät versenden. <br>
*Einen Teamchat/Lernchat einrichten, damit alle untereinander den Kontakt halten und sich austauschen können. <br>
*Einen regelmäßigen Newsletter ausschicken. <br>
*In regelmäßigen Abständen die Teammitglieder anrufen, um mit Ihnen zu sprechen. Thematisieren Sie dabei nicht nur Lern- oder Job-relevante Aspekte, sondern fragen Sie auch, wie es den Lernenden/Mitarbeiter_innen geht. <br>
*Videoanleitungen machen: Häufig lassen sich Inhalte besser erklären, wenn man es vorführt. Nehmen Sie Videos von sich auf, um Ihren Lernenden oder Ihrem Team Sachverhalte, Abläufe und Aufgaben zu verdeutlichen. Teilen Sie diese Videos dann über Ihren Gruppen-/Teamchat oder auf Videoplattformen. Mögliche Inhalte können sein: Erklär-Videos, Anleitungen/Tutorials, Ergebnispräsentationen, Einschulungen in etwas Bestimmtes, Updates zu bestimmten Themen
*Audioaufnahmen/Podcasts machen: Informationen können auch als Podcast aufgenommen oder verschickt werden. <br>
*Nutzen Sie spezielle Anlässe um den Kontakt zu pflegen. Schicken Sie zum 1. April zum Beispiel einen Scherz in den Gruppenchat. Stoßen Sie auf Geburtstage an, auch virtuell. <br>
*Ihre Mitarbeiter_innen/Lernenden auffordern, Sie jeden Morgen einmal kurz anzurufen. So bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand über die aktuelle Lage, Motivation und to do's. <br>
*Lern- und Arbeitsverweigerer_innen auf den Kanälen abholen, die sie sowieso tagtäglich nutzen - ob Messenger-Dienste, Instagram oder dem Gamer-Chat Discord. <br>
*Bieten Sie eine Handy-Sprechstunde an. Im virtuellen Lernen könnten sich die Lernenden dafür zB auch drei konkrete Fragen überlegen, die sie stellen möchten. Die Fragen können sich um lernrelevante und/oder allgemeine Themen drehen. Die Regeln dafür legen Sie fest. Zu einem festgelegten Termin telefonieren Sie dann - entweder mit jeder/jedem Lernenden/Mitarbeiter_in einzeln oder in kleinen Gruppen. Gegebenenfalls können Sie sich auch zB drei Fragen überlegen, die Sie den Lernenden/Kolleg_innen stellen. Ziel: Kontakt halten, Raum für konkrete Anliegen bieten, Probleme erkennen, Vertrauen durch Verbindlichkeit aufbauen
<br></div>
<hr>

Aktuelle Version vom 29. September 2023, 01:07 Uhr

Eines muss man der Coronakrise lassen. Sie hat die Digitalisierung vorangetrieben, als wären wir plötzlich in der Zukunf gelandet. Online kommunizieren? Völlig normal. Und Lockdown hin oder her, die Kommunikation im Netz wird bleiben. Umso wichtiger die Frage: Wie kommunizieren wir digital am besten? Worauf müssen wir achten, damit wir gehört, gesehen und vor allem verstanden werden? Wir haben die spannendsten Fragen inkl. Antworten zum virtuellen Kommunizieren gesammelt:


Wie verhindert man Missverständnisse in der virtuellen Kommunikation?

Welche besonderen Aspekte müssen bei Audio- und Videokonferenzen im Vergleich zu persönlichen Meetings hinsichtlich der Kommunikation beachtet werden?

Wie schaffe ich es die Aufmerksamkeit in Audio- und Webkonferenzen zu erhöhen?'

Welche Ideen zum Kennenlernen, zur Aktivierung und zum Feedback im Online-Setting gibt es?

Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit eines Teams in Regionen wie Indien, China, usw. im Kontext virtuellen Arbeitens und Lernens, und wie beeinflussen kulturelle Unterschiede die Arbeitsdynamik und Kommunikation?

Soll bei Konflikten und ausartenden Diskussionen im Online-Setting anders vorgegangen werden als bei persönlichen Gesprächen?

Wie kann Vertrauen virtuell gefördert werden?

Welche Faktoren tragen zur Entstehung von Müdigkeit bei Audio- und Videokonferenzen bei, und wie können diese Faktoren minimiert oder bewältigt werden, um die Effizienz und das Wohlbefinden der TeilnehmerInnen zu verbessern?

Wie können wir die Wirksamkeit und Wirkung digitaler Kommunikation, insbesondere in virtuellen Meetings, verbessern, und welche bewährten Methoden und Anregungen haben sich in der Praxis als hilfreich erwiesen?

In virtuellen Meetings stellt sich oft die Frage: Webcam einschalten oder ausschalten? Welche Faktoren sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden, ob die Webcam aktiviert werden soll oder nicht?

Wie können Missverständnissen und Kommunikationsproblemen in virtuellen Arbeitsumgebungen effektiv vorgebeugt werden, und welche bewährten Praktiken oder Strategien sind dabei besonders hilfreich?

Welche bewährten Strategien und Tricks können dazu beitragen, Missverständnisse und Konflikte in virtuellen Umgebungen erfolgreich zu lösen und ein reibungsloses Zusammenarbeiten zu fördern?

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