ML4 - Virtuell kommunizieren

Eines muss man der Coronakrise lassen. Sie hat die Digitalisierung vorangetrieben, als wären wir plötzlich in der Zukunf gelandet. Online kommunizieren? Völlig normal. Und Lockdown hin oder her, die Kommunikation im Netz wird bleiben. Umso wichtiger die Frage: Wie kommunizieren wir digital am besten? Worauf müssen wir achten, damit wir gehört, gesehen und vor allem verstanden werden? Wir haben die spannendsten Fragen inkl. Antworten zum virtuellen Kommunizieren gesammelt:
Wie verhindert man Missverständnisse in der virtuellen Kommunikation?

Welche besonderen Aspekte müssen bei Audio- und Videokonferenzen im Vergleich zu persönlichen Meetings hinsichtlich der Kommunikation beachtet werden?

Wie schaffe ich es die Aufmerksamkeit in Audio- und Webkonferenzen zu erhöhen?'

Welche Ideen zum Kennenlernen, zur Aktivierung und zum Feedback im Online-Setting gibt es?

Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit eines Teams in Regionen wie Indien, China, usw. im Kontext virtuellen Arbeitens und Lernens, und wie beeinflussen kulturelle Unterschiede die Arbeitsdynamik und Kommunikation?

Soll bei Konflikten und ausartenden Diskussionen im Online-Setting anders vorgegangen werden als bei persönlichen Gesprächen?

Wie kann Vertrauen virtuell gefördert werden?

Welche Faktoren tragen zur Entstehung von Müdigkeit bei Audio- und Videokonferenzen bei, und wie können diese Faktoren minimiert oder bewältigt werden, um die Effizienz und das Wohlbefinden der TeilnehmerInnen zu verbessern?

Wie können wir die Wirksamkeit und Wirkung digitaler Kommunikation, insbesondere in virtuellen Meetings, verbessern, und welche bewährten Methoden und Anregungen haben sich in der Praxis als hilfreich erwiesen?

In virtuellen Meetings stellt sich oft die Frage: Webcam einschalten oder ausschalten? Welche Faktoren sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden, ob die Webcam aktiviert werden soll oder nicht?

Wie können Missverständnissen und Kommunikationsproblemen in virtuellen Arbeitsumgebungen effektiv vorgebeugt werden, und welche bewährten Praktiken oder Strategien sind dabei besonders hilfreich?

Welche bewährten Strategien und Tricks können dazu beitragen, Missverständnisse und Konflikte in virtuellen Umgebungen erfolgreich zu lösen und ein reibungsloses Zusammenarbeiten zu fördern?

Missverständnisse

In der Erzählung "Der kleine Prinz" von Antoine de Saint-Exupéry sagt der Fuchs überaus treffen zum kleinen Prinzen: "Die Sprache ist die Quelle der Missverständnisse."

Schon in der analogen Kommunikation kommt es zu Missverständnissen: Eine Botschaft ist anders gemeint, als sie verstanden wird, beide Kommunikationsteilnehmer*innen glauben, auf dem richtigen Weg zu sein - und irgendwann "knallt" es, weil sie die ganze Zeit aneinander vorbeigeredet und -gehandelt haben. In der digitalen Welt potenziert sich dieses Phänomen.

Online entstehen Missverständnisse wesentlich schneller. Das beginnt schon bei der E-Mail-Kommunikation. Ist es Ihnen auch schon einmal so ergangen, dass Sie eine E-Mail gelesen haben und nicht deuten konnten, was die sendende Person damit gemeint hat? Das liegt einerseits sicher an der deutschen Sprache (das Gegenteil von umfahren ist umfahren). Andererseits kann die schriftliche Kommunikation den sprachlichen Ausdruck von Emotionen auch nicht gut übermitteln - Emojis hin oder her.

In der gesprochenen digitalen Kommunikation per Video kommt es vermehrt zu Missverständnissen - unter anderem aus den oben geannten Gründen: reduzierte Wahrnehmungskanäle, fehlende soziale Beeinflussung und fehlendes Feedback. Je weniger soziale Signale wir auffangen können, desto mehr Raum für Fehlinterpretationen öffnet sich. So kann geäußerte Kritik als viel stärker empfunden werden, als sie gemeint war - weil beispielsweise die freundschaftliche Hand auf der Schulter dabei gefehlt hat, die signalisiert: "Das ist eine gut gemeinte, konstruktive Kritik, die ich dir ans Herz legen möchte." So etwas kann eine ganze Verkettung negativer Ereignisse in Gang bringen, die nachhaltig die Zusammenarbeit im Team gefährdet: Die kritisierte Person fühlt sich von der Kritik nicht motiviert, sondern schlechter als zuvor. Da sie im Homeoffice sitzt, sehen die Teammitglieder nicht, dass die Person den ganzen Tag betrübt ist und nicht mehr fokussiert arbeitet. Was mit einem gemeinsamen Plaudergang zur Kaffeemaschine in wenigen Minuten geklärt wäre, kann online zu einer anhaltenden Verschlechterung des Arbeitsflusses beitragen.

Quelle: Heitmann, Andrea: Online-Meetings, die Begeistern! Digitale Rhetorik mit Spaß und Struktur

Konsequenzen ziehen

Aufgaben nicht erbracht?
Reagieren Sie mit Verständnis auf Kolleg_innen, die unter Druck stehen und ihre Beiträge nicht zeitgerecht einreichen können.

Falls eine solche Situation aber öfters auftritt und die Arbeit behindert, ist es nötig, freundlich, aber bestimmt an die Abgabetermine zu erinnern. Bei ständiger Nichteinhaltung von Terminen sollten Sie sich Konsequenzen überlegen.

Für das virtuelle Lernen gilt zudem: Sollte das Ziel oder die Mindestanforderungen von einzelnen Lernenden nicht erreicht worden sein, könnte bedeuten, dass Ersatzleistungen erbracht werden müssen.

Schlechte Stimmung?

Fällt eine Person in der Lerngruppe/im virtuellen Team besonders intensiv störend auf und behindert die Arbeitsfähigkeit aller nachhaltig, versuchen Sie die Gründe dafür zu erfahren. Möglicherweise herrscht aufgrund von Über- oder Unterforderung Unzufriedenheit. Verhindern Sie jedenfalls, dass sich der Unmut auf die anderen überträgt.

Falls sich keine gemeinsame Lösung mit Unzufriedenen oder Störenden herbeiführen lässt, besprechen Sie die Konsequenzen. Hier empfiehlt es sich das direkte Gespräch zu suchen. Solche Situationen sind unangenehm und unerfreulich und können im Ernstfall bis zum Ausschluss von der Störenden/Kündigung führen. Im virtuellen Lernsetting reicht manchmal aber auch ein offizielles Email an den Teilnehmenden.

Breakout-Rooms

Seit der COVID-19 Pandemie ist das Arbeiten in Breakout-Rooms im Online-Setting beliebter denn je. An dieser Stelle möchten wir Ihnen zur Nutzung von Breakout-Rooms noch einige Hinweise geben, damit alles reibungslos abläuft und die Arbeitsaufträge erfolgreich ausgeführt werden können.

• Vorbereitung: In manchen Videokonferenzsystemen können Sie die Gruppenräume vorbereiten. Dabei können Sie den Räumen auch besondere Namen geben. Das ist insbesondere dann eine schöne Sache, wenn Sie bereits in der Einladung/Agenda ein bestimmtes Thema ausgewählt haben. Überlegen Sie sich außerdem, ob Sie eine fest Gruppenkonstellation haben oder die Gruppen per Zufall vom System verteilen lassen möchten.
  
  
• Zeit: Wie lange haben die Teilnehmenden, um die Arbeitsaufträge in den Gruppen fertigzustellen? Rechnen Sie unbedingt Pufferzeit dazu, da es in der Regel etwas dauert, bis alle im Gruppenraum angekommen sind. Geben Sie den Teilnehmenden am besten einen voreingestellten Timer mit (zBhttps://e.ggtimer.com/). Nicht alle Systeme bieten die Möglichkeit, eine fixe Dauer für Gruppenräume einzugeben, nach der die Teilnehmenden dann automatisch in den Hauptraum zurückgeholt werden.
  
  
• Arbeitsauftrag: Halten Sie die Arbeitsaufträge am besten schriftlich fest. Teilen Sie diese mit den Teilnehmenden im Chat. Wenn die Teilnehmenden für die Bearbeitung gewisse Unterlagen oder Links brauchen, müssen sie vorab wissen, wie sie an die Dokumente und Informationen kommen. Teilen Sie sie im Idealfall auch nochmal im Chat und sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden in den Gruppenräumen ebenfalls auf die Arbeitsaufträge zugreifen können. Wenn sie im Hauptraum geteilt wurden, müssen sie kopiert und in den Gruppenräumen eingefügt werden. Wenn im Anschluss die Ergebnisse aus der Gruppe vorgestellt werden sollen, muss auch das vorab klar sein. Die Gruppe bekommt dann die Aufgabe, jemanden zu bestimmen, der im Plenum die Ergebnisse den anderen Gruppen erklärt.
  
  
• Schwierigkeiten vermeiden: Bereiten Sie die Teilnehmenden darauf vor, was passiert, sobald Sie die Gruppenräume aktiviert haben. Sie werden im wahrsten Sinne "gebeamt". Für Personen, die das nicht kennen, kann es ungewohnt sein, dass sich auf ihrem Bildschirm etwas tut und sie keine Handhabe haben. Informieren Sie die Teilnehmenden, wie sie Sie erreichen können, falls etwas schiefläuft. Sagen Sie den Teilnehmenden, ob sie selbstständig nach ABlauf der Zeit in den Hauptraum zurückkommen sollen - und wie das geht - oder ob sie automatisch vom System wieder in den Hauptraum geholt werden.
  
  
• Reihenfolge: In dem Gruppenraum selbst herrscht oft Scheu, wer als Erstes spricht und wer die Führung übernimmt. Legen Sie deshalb zum Beispiel vorab pro Gruppe eine Person fest, die die Moderationsfunktion übernimmt. Alternativ können Sie als Anreiz geben, dass im Gruppenraum die Reihenfolge durch die alphabetische Reihenfolge der Vornamen festgelegt wird.
  
  
• Kontrolle: Gehen Sie, wenn möglich, in jeden Gruppenraum persönlich rein und überprüfen Sie nochmals, ob die Arbeitsaufträge klar sind, ob die Gruppe bereits in Aktion ist und ob noch Hilfestellung oder Unterstützung mit den Tools erforderlich ist.
  

Quelle: Online-Meetings, die begeistern! von Andrea Heitmann

Beziehungen pflegen

"Beziehungen pflegen geht immer noch am besten, wenn man die Tasse Kaffee der Kolleg*innen nicht nur auf dem Monitor sieht, sondern auch den Geruch in der Nase hat."

"Fremde nehmen sich mehr Zeit, sich kennenzulernen, und bauen dabei schon ein Regelwerk für die Zusammenarbeit auf."

In der Computer-vermittelten Kommunikation ist eine gute Beziehung zwischen den Interagierenden maßgeblich für den Erfolg. Trotz fehlender persönlicher Präsenz sollte Lernen und Arbeiten weiterhin als ein Lebensraum erfahren, der den Beteiligten ein soziales Miteinander ermöglicht.

Dabei gibt es nicht einen richtigen Weg. In dieser Lektion haben wir Methoden, Übungen und Anregungen gesammelt, die sich in der Praxis bewährt haben. Diese Methodensammlung bietet Ihnen als virtuell Arbeitende_r bzw. Lernende_r niedrigschwellige Unterstützung in der Beziehungspflege und eröffnet kreative Kommunikationswege.

Soziale Aspekte

Das virtuelle Arbeiten und Lernen läuft oft als einzelner, als individueller, selbstgesteuerter Prozess ab. Dies ermöglicht eine intensive Auseinandersetzung mit den Inhalten und die Einhaltung eines individuellen Plans bezüglich Zeit, Ort, Tempo und anderer persönlicher Bedürfnisse.

Kommunikationswerkzeuge ermöglichen allerdings auch Lern-/Arbeitspartnerschaften. Zwei Lernende/Arbeitende schließen sich zu einem Team zusammen. Vorteile dabei sind die gleichberechtigte Kooperation - und dadurch gesteigerte Intensität beim Erarbeiten von Informationen - und gemeinsames Bewältigen von Aufgaben.

Im virtuellen Lernraum gibt es zusätzlich die Möglichkeit der Gruppenarbeit. Kleingruppen eignen sich für ein überschaubares, arbeitsteiliges Vorgehen, erfordern dafür aber auch ein gewisses Maß an Koordination. Kleingruppen werden zur Erarbeitung von Informationen und zur Bearbeitung von umfangreicheren Aufgaben eingesetzt und sorgen oftmals für einen regen Informationsaustausch innerhalb der Gruppe. Ist von Gruppenbetreuung die Rede, bezieht sich das meist auf die übliche Form einer Arbeit in Kleingruppen. 

Gender / Diversity

Wenn sich die Lerngruppen- oder Teammitglieder als unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund kennen und respektieren lernen, und die Gruppe/das Team ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt hat, werden sie die Erfahrung machen, dass die Arbeit mit so verschiedenen Menschen sehr befriedigend sein kann. Immerhin soll virtuelles Arbeiten und Lernen auch Spaß machen und soziales Miteinander fördern.

Gemäß den in aller Welt gültigen Spielregeln, den Menschenrechten, sollte im täglichen Leben - und auch bei der virtuellen Zusammenarbeit - gelten: Jeder Mensch hat die gleichen Rechte.

Oder, wie Immanuel Kant schon gesagt hat: Menschen dürfen nicht als Sache behandelt werden.

Die Aufgabe von Online-Moderator_innen/Lehrenden und Teamleiter_innen/Manager_innen ist es auch, dafür zu sorgen, dass die Lernenden/die Teammitglieder miteinander respektvoll umgehen. Bei Missverständnissen, die auftreten könnten, sollte daher am besten nachgefragt werden. Machen Sie sich und den Lernenden/Ihrem Team klar, dass man seine/ihre Meinung niemandem aufzwingen kann. Nur inhaltliche Fakten sind richtig oder falsch; Meinungen, Einstellungen und Werte sind immer subjektiv.

Bemühen Sie sich im Online-Raum außerdem um geschlechtsneutrale Formulierungen. 

Interkulturelle Aspekte

Interkulturelle Aspekte beschränken sich nicht nur auf Menschen, die aus unterschiedlichen Kulturkreisen oder Ländern kommen. Schon die unterschiedliche Erfahrung mit dem Lernen sowie dem Arbeiten und die verschiedene Herangehensweisen an digitale Medien schaffen eine Differenzierung. Unterschiedliche Ausbildungshintergründe und berufliche Tätigkeiten führen zu einem kulturellen Identitätsbewusstsein.

Grundsätzlich sollte jede/r interkulturellen Aspekten gegenüber aufmerksam sein, sie bewusst beobachten und berücksichtigen. Es kann sein, dass besonders Online-Moderator_in/Lehrende und Teamleiter_innen/Manager_innen große Unterschiede durch Fingerspitzengefühl und mithilfe einer gewissen Bereitschaft auf Seiten der Beteiligten überwinden können. Manchmal bringen die besonderen Sichtweisen aber auch eine zusätzliche positive Dynamik in den Ablauf.

Die aufgeschlossene Begegnung mit Menschen anderer Herkunft (Herkunft im Sinne von Alter, Region, Religion, Beruf, Ausbildung, Lebenssituation, ...) kann zu spannenden Dialogen und Austausch führen. Eine kulturell unterschiedliche virtuelle Lerngruppe bzw. Team ist oft mit Offenheit und Neugier dabei und lernt so nicht nur zum inhaltlichen Thema, sondern auch etwas über den anderen.

Kontaktaufbau

Im virtuellen Raum ist es wichtig, dass sich niemand alleinegelassen fühlt. Signalisieren Sie deshalb, besonders als Online-Moderator*in oder Teamleiter*in/Manager*in, immer: "Ich/Wir bin/sind für euch da!"

Folgende Wege der Kommunikation können Sie dafür nutzen:

• Mit Ihren Lernenden/Mitarbeiter_innen über Chatprogramme und -apps Nachrichten schreiben, auch unabhängig vom reinen Unterrichtsinhalt/Job. Teilen Sie sich im Team feste Ansprechpersonen für bestimmte Angelegenheiten zu, damit alle wissen, an wen Sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.
  
• Bei Sprachbarrieren im Kontakt mittels eines Übersetzungsprogramms mit Sprachausgabe über ein zweites Gerät versenden.
  
• Einen Teamchat/Lernchat einrichten, damit alle untereinander den Kontakt halten und sich austauschen können.
  
• Einen regelmäßigen Newsletter ausschicken.
  
• In regelmäßigen Abständen die Teammitglieder anrufen, um mit Ihnen zu sprechen. Thematisieren Sie dabei nicht nur Lern- oder Job-relevante Aspekte, sondern fragen Sie auch, wie es den Lernenden/Mitarbeiter_innen geht.
  
• Videoanleitungen machen: Häufig lassen sich Inhalte besser erklären, wenn man es vorführt. Nehmen Sie Videos von sich auf, um Ihren Lernenden oder Ihrem Team Sachverhalte, Abläufe und Aufgaben zu verdeutlichen. Teilen Sie diese Videos dann über Ihren Gruppen-/Teamchat oder auf Videoplattformen. Mögliche Inhalte können sein: Erklär-Videos, Anleitungen/Tutorials, Ergebnispräsentationen, Einschulungen in etwas Bestimmtes, Updates zu bestimmten Themen
• Audioaufnahmen/Podcasts machen: Informationen können auch als Podcast aufgenommen oder verschickt werden.
  
• Nutzen Sie spezielle Anlässe um den Kontakt zu pflegen. Schicken Sie zum 1. April zum Beispiel einen Scherz in den Gruppenchat. Stoßen Sie auf Geburtstage an, auch virtuell.
  
• Ihre Mitarbeiter_innen/Lernenden auffordern, Sie jeden Morgen einmal kurz anzurufen. So bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand über die aktuelle Lage, Motivation und to do's.
  
• Lern- und Arbeitsverweigerer_innen auf den Kanälen abholen, die sie sowieso tagtäglich nutzen - ob Messenger-Dienste, Instagram oder dem Gamer-Chat Discord.
  
• Bieten Sie eine Handy-Sprechstunde an. Im virtuellen Lernen könnten sich die Lernenden dafür zB auch drei konkrete Fragen überlegen, die sie stellen möchten. Die Fragen können sich um lernrelevante und/oder allgemeine Themen drehen. Die Regeln dafür legen Sie fest. Zu einem festgelegten Termin telefonieren Sie dann - entweder mit jeder/jedem Lernenden/Mitarbeiter_in einzeln oder in kleinen Gruppen. Gegebenenfalls können Sie sich auch zB drei Fragen überlegen, die Sie den Lernenden/Kolleg_innen stellen. Ziel: Kontakt halten, Raum für konkrete Anliegen bieten, Probleme erkennen, Vertrauen durch Verbindlichkeit aufbauen

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